AZAV-Zertifizierung beantragen: Der komplette Leitfaden (2025)
Für jeden Bildungsträger, der in Deutschland mit der Agentur für Arbeit oder den Jobcentern zusammenarbeiten möchte, ist sie unumgänglich: die AZAV-Zertifizierung. Die Akkreditierungs- und Zulassungsverordnung Arbeitsförderung ist weit mehr als nur eine bürokratische Hürde. Sie ist ein anerkanntes Qualitätssiegel, das die Leistungsfähigkeit, Zuverlässigkeit und Qualität eines Bildungsträgers bestätigt. Ohne dieses Zertifikat bleiben die Türen zum lukrativen Markt der geförderten Weiterbildung verschlossen.
Doch der Weg zur Zertifizierung kann komplex und unübersichtlich erscheinen. Welche Voraussetzungen müssen erfüllt werden? Wie läuft der Prozess ab? Welche Kosten kommen auf Sie zu? Und wie wählen Sie die richtige Zertifizierungsstelle aus? Viele Gründer und etablierte Träger fühlen sich von der Fülle an Anforderungen überfordert.
Dieser umfassende Leitfaden bringt Licht ins Dunkel. Wir führen Sie Schritt für Schritt durch den gesamten Prozess – von der ersten strategischen Entscheidung über den Aufbau Ihres Qualitätsmanagement-Systems bis hin zum erfolgreichen Audit. Sie erhalten praxisnahe Tipps, detaillierte Checklisten und eine transparente Kostenübersicht, damit Ihre AZAV-Zertifizierung kein Stolperstein, sondern ein Meilenstein für den Erfolg Ihres Unternehmens wird.
Grundlagen: Trägerzulassung vs. Maßnahmenzulassung – Was ist der Unterschied?
Ein häufiges Missverständnis im AZAV-Kontext ist die Vermischung der Begriffe Trägerzulassung und Maßnahmenzulassung. Es ist entscheidend, diese beiden Säulen der AZAV von Anfang an klar zu trennen, da sie aufeinander aufbauen, aber unterschiedliche Prüfungsgegenstände haben.
| Zulassungsart | Was wird geprüft? | Gültigkeit | Prüfverfahren |
|---|---|---|---|
| Trägerzulassung | Das Unternehmen (der Bildungsträger) als Ganzes. Es wird die grundsätzliche Eignung, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit geprüft. | 5 Jahre | Dokumentenprüfung + Vor-Ort-Audit |
| Maßnahmenzulassung | Die einzelnen Bildungsangebote (Kurse, Coachings, Umschulungen). Es wird die Arbeitsmarktrelevanz und Qualität der spezifischen Maßnahme geprüft. | Maximal 3 Jahre | Dokumentenbasierte Prüfung |
Die Trägerzulassung ist das Fundament Ihrer AZAV-Zertifizierung. Sie bestätigt, dass Ihr Unternehmen die strukturellen, personellen und organisatorischen Voraussetzungen erfüllt, um überhaupt Bildungsmaßnahmen im Rahmen der Arbeitsförderung anzubieten. Erst wenn diese Grundlage geschaffen ist, können Sie einzelne Maßnahmen zur Zulassung einreichen.
Die Maßnahmenzulassung hingegen fokussiert sich auf die inhaltliche Qualität und Arbeitsmarktrelevanz Ihrer spezifischen Angebote. Hier wird geprüft, ob Ihre Kurse, Coachings oder Umschulungen tatsächlich geeignet sind, die Eingliederungschancen der Teilnehmenden zu verbessern. Jede Maßnahme muss einzeln zugelassen werden und erhält eine eigene Maßnahmennummer, die in KURSNET veröffentlicht wird.
💡 Wichtig zu wissen: Die Trägerzulassung ist die zwingende Voraussetzung für die Maßnahmenzulassung. Sie können keine einzelne Maßnahme zertifizieren lassen, ohne dass Ihr Unternehmen als Träger zugelassen ist. Planen Sie daher immer zuerst die Trägerzulassung und reichen Sie Ihre Maßnahmen erst danach ein.
Die Voraussetzungen: Was Sie für die AZAV-Zertifizierung mitbringen müssen
Die AZAV stellt klare Anforderungen an die Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit eines Bildungsträgers. Bevor Sie den Zertifizierungsprozess starten, sollten Sie sicherstellen, dass Sie die folgenden grundlegenden Kriterien erfüllen. Eine ehrliche Selbsteinschätzung zu Beginn spart später Zeit, Geld und Frustration.
1. Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit
Finanzielle Stabilität: Sie müssen nachweisen, dass Ihr Unternehmen wirtschaftlich solide aufgestellt ist. Ein laufendes oder beantragtes Insolvenzverfahren ist ein absolutes Ausschlusskriterium. Die fachkundige Stelle wird Ihre Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) und gegebenenfalls Ihren letzten Jahresabschluss prüfen. Auch erhebliche Steuerschulden oder Zahlungsrückstände können problematisch sein.
Qualifiziertes Personal: Sie müssen über ausreichend Personal mit den erforderlichen fachlichen und pädagogischen Qualifikationen verfügen. Dies betrifft sowohl die Leitungsebene als auch die Dozenten und das Verwaltungspersonal. Für jede Person müssen Sie Qualifikationsnachweise (Zeugnisse, Zertifikate, Lebensläufe) vorlegen können. Die Geschäftsführung muss nachweislich über Erfahrung im Bildungsbereich oder in der Unternehmensführung verfügen.
Geeignete Räumlichkeiten: Ihre Unterrichtsräume und die Ausstattung müssen den Anforderungen der geplanten Maßnahmen entsprechen. Dazu gehören Aspekte wie ausreichende Raumgröße (in der Regel mindestens 2 qm pro Teilnehmer), angemessene Beleuchtung und Belüftung, technische Ausstattung (Beamer, Whiteboard, Computer) und gegebenenfalls Barrierefreiheit. Sie müssen nachweisen, dass Sie über die Räume verfügen (Mietvertrag oder Eigentumsnachweis).
Rechtliche Integrität: Gegen die Geschäftsführung oder das Unternehmen dürfen keine Strafverfahren anhängig sein, die die Zuverlässigkeit in Frage stellen. Dies wird in der Regel durch eine Unbedenklichkeitsbescheinigung oder ein polizeiliches Führungszeugnis nachgewiesen.
2. Ein funktionierendes Qualitätsmanagement-System (QMS)
Dies ist das Herzstück der AZAV und der Bereich, in dem die meisten Bildungsträger den größten Aufwand haben. Sie müssen ein systematisches Qualitätsmanagement nachweisen, das auf kontinuierliche Verbesserung ausgelegt ist. Das QM-System muss dokumentiert sein und in der Praxis gelebt werden. Folgende Elemente sind dabei zentral:
Unternehmensleitbild und Qualitätsziele: Sie müssen definieren, wofür Ihr Bildungsträger steht und welche Qualitätsstandards Sie sich setzen. Diese sollten messbar und überprüfbar sein.
Teilnehmerfeedback-System: Sie müssen systematisch Feedback von Ihren Teilnehmenden erfassen und auswerten. Dies kann durch Fragebögen, Interviews oder digitale Tools geschehen. Wichtig ist, dass Sie nachweisen können, wie Sie dieses Feedback nutzen, um Ihre Angebote zu verbessern.
Beschwerdemanagement: Es muss ein transparenter Prozess existieren, wie Beschwerden von Teilnehmenden, Dozenten oder anderen Stakeholdern aufgenommen, bearbeitet und dokumentiert werden.
Prozessdokumentation: Alle relevanten Abläufe in Ihrem Unternehmen müssen schriftlich fixiert sein. Dazu gehören Prozesse wie Teilnehmerverwaltung, Dozentenauswahl, Maßnahmenplanung, Feedbackauswertung und vieles mehr.
Interne Audits: Sie müssen regelmäßig (mindestens einmal jährlich) interne Audits durchführen, um die Wirksamkeit Ihres QM-Systems zu überprüfen. Diese Audits müssen dokumentiert werden.
3. Arbeitsmarktorientierung
Ihre Angebote dürfen kein Selbstzweck sein. Sie müssen nachweisen, dass Ihre Maßnahmen auf die Bedürfnisse des Arbeitsmarktes ausgerichtet sind und die Eingliederungschancen der Teilnehmenden verbessern. Dies kann durch verschiedene Nachweise belegt werden:
Arbeitsmarktanalysen: Zeigen Sie auf, dass es für die von Ihnen vermittelten Qualifikationen einen Bedarf am Arbeitsmarkt gibt. Nutzen Sie dafür Statistiken der Bundesagentur für Arbeit, Branchenberichte oder regionale Wirtschaftsdaten.
Kooperationen mit Unternehmen: Partnerschaften mit Unternehmen, die Praktikumsplätze anbieten oder Ihre Absolventen übernehmen, sind ein starker Beleg für die Praxisrelevanz Ihrer Maßnahmen.
Vermittlungsquoten: Wenn Sie bereits Maßnahmen durchgeführt haben, können Sie mit guten Vermittlungsquoten punkten. Dokumentieren Sie, wie viele Ihrer Absolventen nach der Maßnahme eine Anstellung gefunden haben.
✅ Best Practice: Führen Sie eine ehrliche Selbsteinschätzung durch, bevor Sie den Prozess starten. Nutzen Sie die AZAV-Anforderungen als Checkliste und identifizieren Sie Bereiche, in denen Sie noch Nachholbedarf haben. Dies spart später Zeit und Kosten. Viele Zertifizierungsstellen bieten auch kostenlose Erstberatungen an – nutzen Sie diese!
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Wir beraten Sie gerne zu allen Fragen rund um AZAV-Zertifizierung, QM-Aufbau und erfolgreiche Vorbereitung auf das Audit.
Der Schritt-für-Schritt-Prozess: In 5 Phasen zum AZAV-Zertifikat
Der Weg zur AZAV-Zertifizierung lässt sich in fünf logische Phasen unterteilen. Eine sorgfältige Planung und systematische Abarbeitung dieser Phasen ist der Schlüssel zum Erfolg. Im Folgenden führen wir Sie detailliert durch jede Phase und geben Ihnen konkrete Handlungsempfehlungen.
Phase 1: Strategische Vorbereitung (Woche 1-2)
Schritt 1: Projektziel definieren
Legen Sie fest, welche Fachbereiche Sie zertifizieren lassen möchten. Die AZAV unterscheidet sechs Fachbereiche: (1) Maßnahmen zur Aktivierung und beruflichen Eingliederung, (2) Maßnahmen der Berufswahl und Berufsausbildung, (3) Maßnahmen der beruflichen Weiterbildung, (4) Maßnahmen zur Teilhabe behinderter Menschen am Arbeitsleben, (5) Arbeitsvermittlung und (6) Transferleistungen. Eine klare Entscheidung hier ist wichtig für die Auswahl der Zertifizierungsstelle, da nicht alle Stellen in allen Fachbereichen akkreditiert sind.
Schritt 2: Ist-Stand analysieren
Führen Sie eine interne Bestandsaufnahme durch. Wo stehen Sie in Bezug auf die AZAV-Anforderungen? Welche Dokumente und Prozesse sind bereits vorhanden, was muss neu erstellt werden? Erstellen Sie eine Gap-Analyse, die aufzeigt, welche Lücken Sie noch schließen müssen. Dies hilft Ihnen auch bei der realistischen Zeitplanung.
Schritt 3: Zertifizierungsstelle auswählen
Recherchieren Sie geeignete fachkundige Stellen (FKS). Holen Sie mindestens drei Angebote ein und vergleichen Sie nicht nur die Kosten, sondern auch den Service, die Erfahrung der Auditoren und die Referenzen. Achten Sie darauf, dass die FKS in Ihrem gewünschten Fachbereich akkreditiert ist.
Schritt 4: Angebot annehmen & Unterlagen anfordern
Entscheiden Sie sich für eine FKS, nehmen Sie das Angebot an und lassen Sie sich die Antragsunterlagen und Checklisten zusenden. Die meisten Stellen stellen diese auch online zur Verfügung.
Phase 2: Aufbau des QM-Systems (Woche 3-8)
Dies ist die intensivste und zeitaufwändigste Phase. Hier wird das Fundament Ihrer AZAV-Zertifizierung gelegt. Unterschätzen Sie den Aufwand nicht und planen Sie ausreichend Zeit ein.
Schritt 5: QM-System entwickeln
Erstellen oder überarbeiten Sie Ihr QM-Handbuch. Dieses Dokument ist das Herzstück Ihrer Dokumentation und beschreibt Ihre Qualitätspolitik, Ihre Prozesse und Ihre Verantwortlichkeiten. Definieren Sie alle relevanten Prozesse: Wie läuft die Teilnehmerverwaltung ab? Wie wählen Sie Dozenten aus? Wie erfassen und werten Sie Feedback aus? Wie gehen Sie mit Beschwerden um? Jeder Prozess sollte klar beschrieben sein mit definierten Verantwortlichkeiten, Abläufen und Dokumentationsanforderungen.
Schritt 6: Prozesse dokumentieren
Alle relevanten Abläufe müssen schriftlich fixiert werden. Nutzen Sie Prozessbeschreibungen, Verfahrensanweisungen und Arbeitsanweisungen. Erstellen Sie auch alle notwendigen Formulare und Checklisten (z.B. Teilnehmer-Feedbackbogen, Dozentenbeurteilung, Checkliste für Maßnahmenplanung).
Schritt 7: Mitarbeiter schulen
Binden Sie Ihr Team frühzeitig ein. Ein QM-System funktioniert nur, wenn es von allen Mitarbeitern verstanden und gelebt wird. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter in den neuen Prozessen und den Anforderungen der AZAV. Erklären Sie, warum diese Prozesse wichtig sind und wie sie im Alltag umgesetzt werden sollen.
Schritt 8: Internes Audit durchführen
Führen Sie ein internes „Probe-Audit“ durch, um Schwachstellen aufzudecken und zu beheben, bevor der externe Auditor kommt. Gehen Sie dabei genauso vor, wie es ein externer Auditor tun würde: Prüfen Sie die Dokumente, führen Sie Interviews mit Mitarbeitern und prüfen Sie, ob die dokumentierten Prozesse auch tatsächlich gelebt werden.
📌 Praxis-Tipp: Nutzen Sie Vorlagen und Muster-QM-Handbücher als Orientierung, aber kopieren Sie diese nicht einfach. Ihr QM-System muss zu Ihrer Organisation passen und sollte so gestaltet sein, dass Sie es auch tatsächlich umsetzen können. Ein zu komplexes System, das niemand versteht, wird im Audit scheitern.
Phase 3: Antragstellung und Dokumentenprüfung (Woche 9-10)
Schritt 9: Antrag stellen
Füllen Sie den offiziellen Antrag der FKS aus. Dieser enthält in der Regel Informationen zu Ihrem Unternehmen, den gewünschten Fachbereichen und den geplanten Maßnahmen.
Schritt 10: Unterlagen einreichen
Reichen Sie alle erforderlichen Dokumente bei der FKS ein. Dazu gehören in der Regel: QM-Handbuch, Prozessbeschreibungen, Unternehmensunterlagen (Handelsregisterauszug, BWA), Personalunterlagen (Organigramm, Qualifikationsnachweise), Raumunterlagen (Mietvertrag, Raumpläne) und vieles mehr. Nutzen Sie die Checkliste Ihrer FKS, um sicherzustellen, dass Sie nichts vergessen.
Schritt 11: Dokumentenprüfung
Die FKS prüft Ihre Unterlagen auf Vollständigkeit und Konformität. Dies dauert in der Regel 2-4 Wochen. Bei Lücken oder Unstimmigkeiten erhalten Sie eine Frist zur Nachbesserung. Nutzen Sie diese Zeit, um die Mängel zu beheben. Erst wenn die Dokumentenprüfung erfolgreich abgeschlossen ist, wird das Vor-Ort-Audit terminiert.
Phase 4: Das Audit vor Ort (Woche 11-12)
Schritt 12: Terminvereinbarung
Nach erfolgreicher Dokumentenprüfung wird ein Termin für das Audit in Ihren Räumlichkeiten vereinbart. Planen Sie hierfür einen ganzen Tag ein (bei größeren Trägern auch zwei Tage). Der Auditor wird Ihnen vorab eine Agenda zusenden.
Schritt 13: Audit-Vorbereitung
Bereiten Sie Ihr Team und Ihre Räumlichkeiten auf den Besuch des Auditors vor. Stellen Sie sicher, dass alle relevanten Unterlagen griffbereit sind (sowohl in Papierform als auch digital). Informieren Sie alle Mitarbeiter über den Ablauf und bereiten Sie sie auf mögliche Fragen vor. Führen Sie ein Mock-Audit durch, bei dem Sie den Ablauf simulieren.
Schritt 14: Durchführung des Audits
Der Auditor prüft vor Ort, ob Ihr dokumentiertes QM-System auch in der Praxis gelebt wird. Der Ablauf ist in der Regel wie folgt: Eröffnungsgespräch, Besichtigung der Räumlichkeiten, Dokumentenprüfung, Interviews mit der Geschäftsführung und Mitarbeitern, Abschlussgespräch mit Präsentation der Ergebnisse. Seien Sie offen und ehrlich. Wenn Sie etwas nicht wissen, sagen Sie es. Ein guter Auditor schätzt Ehrlichkeit mehr als Ausflüchte.
Schritt 15: Nachbesserung (falls nötig)
Stellt der Auditor Abweichungen fest, erhalten Sie einen Auditbericht mit einer Frist zur Behebung der Mängel (in der Regel 4-8 Wochen). Abweichungen werden in der Regel in „Haupt-Abweichungen“ (schwerwiegende Mängel) und „Neben-Abweichungen“ (kleinere Mängel) unterteilt. Beheben Sie diese systematisch und dokumentieren Sie die Maßnahmen. Bei Haupt-Abweichungen kann ein Nach-Audit erforderlich sein.
📌 Praxis-Tipp: Betrachten Sie das Audit nicht als Prüfung, sondern als Chance. Ein guter Auditor gibt Ihnen wertvolles Feedback und hilft Ihnen, Ihre Prozesse zu verbessern. Eine offene und kooperative Haltung ist hier der beste Weg zum Erfolg. Diskutieren Sie nicht über jede Kleinigkeit, sondern zeigen Sie Lernbereitschaft.
Phase 5: Zertifizierung und Abschluss (Woche 13-14)
Schritt 16: Erhalt des Zertifikats
Nach erfolgreichem Audit und Behebung eventueller Abweichungen erhalten Sie Ihr AZAV-Zertifikat. Dieses ist fünf Jahre gültig. Feiern Sie diesen Erfolg – Sie haben einen wichtigen Meilenstein erreicht!
Schritt 17: Eintragung in KURSNET und Maßnahmenzulassung
Nun können Sie Ihre geplanten Maßnahmen zur Zulassung einreichen. Nach erfolgreicher Prüfung werden diese in KURSNET, der Datenbank der Bundesagentur für Arbeit, veröffentlicht und sind somit für Vermittler und Arbeitssuchende sichtbar. Ab diesem Zeitpunkt können Sie offiziell geförderte Maßnahmen anbieten.
Kosten & Finanzierung: Was kostet die AZAV-Zertifizierung wirklich?
Die Kosten für die AZAV-Zertifizierung sind eine wichtige Investition in die Zukunft Ihres Bildungsträgers. Sie lassen sich in drei Hauptbereiche unterteilen: Beratungskosten, Zertifizierungskosten und Kosten für die Maßnahmenzulassung. Eine transparente Planung hilft, unerwartete Ausgaben zu vermeiden und ermöglicht es Ihnen, Fördermöglichkeiten optimal zu nutzen.
| Kostenart | Beschreibung | Geschätzte Kosten (netto) |
|---|---|---|
| Beratungskosten | Unterstützung durch einen externen Berater beim Aufbau des QM-Systems und der Vorbereitung auf das Audit. (Optional, aber dringend empfohlen) | ca. 4.000 € |
| Zertifizierungskosten (Träger) | Gebühren der fachkundigen Stelle für die Dokumentenprüfung und das Vor-Ort-Audit. Variiert je nach Größe des Trägers. | 2.500 € – 3.500 € (Kleinunternehmen) |
| Zulassungskosten (Maßnahmen) | Gebühren für die Prüfung und Zulassung der einzelnen Bildungsmaßnahmen. Meist als Paketpreis. | ca. 600 € – 800 € (für bis zu 5 Maßnahmen) |
| Jährliche Überwachungsaudits | Kosten für die jährlichen Überwachungsaudits während der 5-jährigen Gültigkeitsdauer. | ca. 800 € – 1.200 € pro Jahr |
| Gesamtkosten Erstzertifizierung | Summe der einmaligen Kosten für ein Kleinunternehmen mit 1-5 Mitarbeitern und einem Standort. | ca. 7.100 € – 8.300 € |
✅ Fördermöglichkeit nutzen: Die Beratungskosten können durch das BAFA-Programm „Förderung unternehmerischen Know-hows“ bezuschusst werden. Je nach Alter und Standort des Unternehmens sind Förderungen von 50% bis 80% möglich. Dadurch können sich die Beratungskosten auf 1.200 € bis 2.250 € reduzieren.
Wichtig: Achten Sie darauf, einen bei der BAFA gelisteten Berater zu wählen. Der Förderantrag muss VOR Beginn der Beratung gestellt werden. Informieren Sie sich frühzeitig über die Voraussetzungen und Fristen.
Zeitplanung: Wie lange dauert die AZAV-Zertifizierung?
Eine realistische Zeitplanung ist entscheidend, um Stress und unnötige Verzögerungen zu vermeiden. Die Gesamtdauer hängt stark von Ihrem Vorbereitungsstand, der Komplexität Ihrer Organisation und der Unterstützung durch externe Berater ab.
| Szenario | Zeitrahmen | Voraussetzungen |
|---|---|---|
| Express-Zertifizierung | 4-6 Wochen | Mit erfahrenem Berater, volle Ressourcen-Verfügbarkeit, einfache Organisationsstruktur |
| Standard mit Beratung | 8-12 Wochen | Mit professioneller Beratung, normale Ressourcen-Verfügbarkeit |
| Eigenständige Zertifizierung | 3-6 Monate | Ohne externe Beratung, Aufbau des QM-Systems in Eigenregie |
| Komplexe Organisation | 6-12 Monate | Mehrere Standorte, viele Mitarbeiter, komplexe Strukturen |
⚠️ Häufiger Fehler: Viele Träger unterschätzen den Zeitaufwand für den Aufbau des QM-Systems. Diese Phase ist die arbeitsintensivste und sollte nicht zu knapp kalkuliert werden. Planen Sie hierfür mindestens 4-6 Wochen ein, auch wenn Sie externe Unterstützung haben. Ein hastig zusammengestelltes QM-System wird im Audit scheitern.
Die richtige Wahl: So finden Sie die passende Zertifizierungsstelle
Die Auswahl der fachkundigen Stelle (FKS) ist eine strategische Entscheidung, die Sie nicht leichtfertig treffen sollten. Alle rund 33 in Deutschland akkreditierten Stellen sind grundsätzlich berechtigt, AZAV-Audits durchzuführen, es gibt jedoch erhebliche Unterschiede in Service, Spezialisierung, Kosten und Qualität der Betreuung.
| Auswahlkriterium | Worauf Sie achten sollten |
|---|---|
| Erfahrung und Spezialisierung | Hat die FKS Erfahrung in Ihrem Fachbereich? Ein Auditor, der Ihre Branche versteht, kann wertvollere Impulse geben und ist bei der Bewertung Ihrer Maßnahmen kompetenter. |
| Regionale Nähe | Ein Auditor aus Ihrer Region kann Reisekosten sparen und ist flexibler bei der Terminfindung. Zudem kennt er oft die regionalen Besonderheiten des Arbeitsmarktes. |
| Kosten und Transparenz | Vergleichen Sie die Angebote genau. Achten Sie auf versteckte Kosten (z.B. für Nachaudits, Reisekosten, Ausstellung des Zertifikats). Fordern Sie ein detailliertes Angebot an. |
| Service und Betreuung | Wie gut ist die Erreichbarkeit? Wie schnell erhalten Sie Antworten auf Ihre Fragen? Ein guter Service kann den Prozess erheblich erleichtern. Testen Sie dies bereits im Erstkontakt. |
| Referenzen | Fragen Sie nach Referenzen von ähnlichen Bildungsträgern. Wie zufrieden waren diese mit der Zusammenarbeit? Gibt es Online-Bewertungen? |
| Akkreditierung | Prüfen Sie, ob die FKS für Ihren gewünschten Fachbereich akkreditiert ist. Die aktuelle Liste finden Sie auf der Website der DAkkS (Deutsche Akkreditierungsstelle). |
📌 Praxis-Tipp: Nutzen Sie die Liste der bei der DAkkS akkreditierten Stellen als Ausgangspunkt für Ihre Recherche. Führen Sie mit Ihren Top-3-Kandidaten ein kurzes telefonisches Vorgespräch, um ein Gefühl für die Zusammenarbeit zu bekommen. Achten Sie dabei auf die Kompetenz und Freundlichkeit des Ansprechpartners.
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Checkliste: Diese Unterlagen benötigen Sie für Ihren Antrag
Eine sorgfältige Vorbereitung Ihrer Unterlagen ist die halbe Miete. Die folgende Checkliste gibt Ihnen einen Überblick über die wichtigsten Dokumente, die Sie für die Trägerzulassung benötigen. Die genauen Anforderungen können je nach FKS leicht variieren – fordern Sie daher immer die spezifische Checkliste Ihrer gewählten Zertifizierungsstelle an.
✓ Unternehmensunterlagen
☐ Handelsregisterauszug oder Gesellschaftsvertrag (nicht älter als 3 Monate)
☐ Gewerbeanmeldung
☐ Aktuelle Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) oder Jahresabschluss
☐ Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung
☐ Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamts
☐ Polizeiliches Führungszeugnis der Geschäftsführung
✓ QM-Dokumentation
☐ Vollständiges QM-Handbuch
☐ Dokumentierte Prozesse und Verfahrensanweisungen
☐ Unternehmensleitbild und Qualitätsziele
☐ Nachweis über die Durchführung interner Audits
☐ Formblätter und Checklisten (z.B. Teilnehmerfeedback, Beschwerdemanagement)
☐ Dokumentation der Managementbewertung
✓ Personal
☐ Organigramm mit klaren Verantwortlichkeiten
☐ Stellenbeschreibungen für alle Positionen
☐ Qualifikationsnachweise des Personals (Lebensläufe, Zeugnisse, Zertifikate)
☐ Muster-Arbeitsverträge (Festanstellung und Honorarkräfte)
☐ Nachweise über pädagogische Qualifikationen der Dozenten
✓ Räumlichkeiten & Ausstattung
☐ Mietverträge oder Eigentumsnachweise für Unterrichtsräume
☐ Raumpläne mit Flächenangaben
☐ Ausstattungslisten (technische Geräte, Mobiliar)
☐ Nachweis der Barrierefreiheit (falls erforderlich)
☐ Fotos der Räumlichkeiten
✓ Maßnahmenkonzepte (für Maßnahmenzulassung)
☐ Detaillierte Maßnahmenbeschreibungen
☐ Lehrpläne und Curricula
☐ Lernzieldefinitionen
☐ Nachweis der Arbeitsmarktrelevanz
☐ Prüfungskonzepte
Nach der Zertifizierung: Was kommt jetzt?
Mit dem Erhalt des Zertifikats ist die Arbeit nicht getan. Die AZAV ist ein System der kontinuierlichen Verbesserung. Um Ihr Zertifikat zu behalten und langfristig erfolgreich zu sein, müssen Sie Ihr QM-System aktiv leben und weiterentwickeln. Die folgenden laufenden Pflichten sollten Sie kennen und in Ihre Jahresplanung integrieren.
Jährliche Überwachungsaudits: Ihre FKS wird einmal pro Jahr ein (meist verkürztes) Überwachungsaudit durchführen, um die Aufrechterhaltung Ihres QM-Systems zu überprüfen. Diese Audits sind in der Regel kürzer als das Erstzertifizierungsaudit (4-6 Stunden statt eines ganzen Tages) und fokussieren sich auf spezifische Bereiche. Bereiten Sie sich genauso sorgfältig darauf vor wie auf das erste Audit.
Änderungsmeldungen: Wesentliche Änderungen in Ihrem Unternehmen müssen Sie Ihrer FKS umgehend melden. Dazu gehören: neue Standorte, Wechsel der Geschäftsführung, Änderung der Rechtsform, neue Fachbereiche, wesentliche Änderungen im QM-System. Die FKS entscheidet dann, ob ein außerordentliches Audit erforderlich ist.
Kontinuierliche Verbesserung: Sie müssen Ihr QM-System regelmäßig bewerten und anpassen. Dies beinhaltet die systematische Auswertung von Teilnehmerfeedback, die Analyse von Kennzahlen (z.B. Vermittlungsquoten, Abbruchquoten), die Durchführung interner Audits und die regelmäßige Managementbewertung. Dokumentieren Sie alle Verbesserungsmaßnahmen.
Rezertifizierung: Nach fünf Jahren läuft Ihre Trägerzulassung aus und muss in einem vollständigen Rezertifizierungsaudit erneuert werden. Dieses Audit ist ähnlich umfangreich wie das Erstzertifizierungsaudit. Wenn Sie Ihr QM-System kontinuierlich gepflegt haben, sollte die Rezertifizierung jedoch deutlich einfacher sein als die Erstzertifizierung.
✅ Best Practice: Behandeln Sie Ihr QM-System nicht als lästige Pflicht, sondern als wertvolles Instrument zur Steuerung und Verbesserung Ihrer Organisation. Ein gut gepflegtes QM-System hilft Ihnen nicht nur, die AZAV-Anforderungen zu erfüllen, sondern macht Ihr Unternehmen auch effizienter und erfolgreicher.
Fazit: Eine Investition, die sich lohnt
Der Weg zur AZAV-Zertifizierung erfordert eine sorgfältige Planung, Ressourcen und den Willen zur kontinuierlichen Verbesserung. Doch die Investition lohnt sich. Die Zertifizierung ist nicht nur die Eintrittskarte in den Markt der geförderten Weiterbildung, sondern auch ein wertvolles Instrument, um die eigene Organisation professionell aufzustellen und die Qualität der eigenen Arbeit nachhaltig zu sichern.
Betrachten Sie den Prozess als Chance, Ihre internen Abläufe zu optimieren, Ihr Team zu professionalisieren und sich als qualitativ hochwertiger Anbieter am Markt zu positionieren. Mit einer systematischen Herangehensweise, der richtigen Unterstützung und einer positiven Einstellung ist die AZAV-Zertifizierung für jeden engagierten Bildungsträger erreichbar.
Die wichtigsten Erfolgsfaktoren sind: Frühzeitige Planung, realistische Zeitrahmen, professionelle Beratung (wenn nötig), ein engagiertes Team und die Bereitschaft, Ihr QM-System nicht nur auf dem Papier, sondern auch in der Praxis zu leben. Wenn Sie diese Faktoren beachten, steht Ihrer erfolgreichen Zertifizierung nichts mehr im Wege.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Muss ich einen externen Berater beauftragen?
Nein, es ist nicht zwingend vorgeschrieben. Allerdings kann ein erfahrener Berater den Prozess erheblich beschleunigen, häufige Fehler vermeiden und sicherstellen, dass Ihr QM-System den Anforderungen entspricht. Für Träger ohne Vorerfahrung im Qualitätsmanagement ist eine Beratung dringend zu empfehlen. Die Investition amortisiert sich oft durch Zeitersparnis und die Vermeidung kostspieliger Fehler.
Kann ich die AZAV-Zertifizierung auch als Einzelunternehmer bekommen?
Ja, die Rechtsform spielt keine Rolle. Auch als Einzelunternehmer oder Freiberufler können Sie eine AZAV-Zulassung erhalten, solange Sie alle Anforderungen an die Leistungsfähigkeit, Zuverlässigkeit und das QM-System erfüllen. Sie müssen nachweisen, dass Sie über die notwendigen Qualifikationen, Räumlichkeiten und Ressourcen verfügen.
Was passiert, wenn ich durch das Audit falle?
In der Regel fallen Sie nicht komplett durch. Der Auditor stellt „Abweichungen“ fest und gibt Ihnen eine Frist (meist 4-8 Wochen), um diese zu beheben. Abweichungen werden in Haupt-Abweichungen (schwerwiegende Mängel) und Neben-Abweichungen (kleinere Mängel) unterteilt. Nach erfolgreicher Nachbesserung wird das Zertifikat erteilt. Nur bei schwerwiegenden Mängeln oder wenn Sie die Nachbesserungsfrist nicht einhalten, kann ein komplettes Nach-Audit erforderlich sein.
Reicht eine ISO 9001 Zertifizierung als QM-System aus?
Eine bestehende ISO 9001 Zertifizierung ist eine hervorragende Grundlage und deckt viele Anforderungen der AZAV ab. Allerdings müssen Sie Ihr System um die spezifischen Anforderungen der AZAV ergänzen. Dazu gehören insbesondere Aspekte zur Arbeitsmarktrelevanz, zur Eingliederungsbilanz und zur Zusammenarbeit mit den Arbeitsagenturen. Eine reine ISO 9001 Zertifizierung reicht nicht aus, erleichtert aber den Prozess erheblich.
Wie lange dauert es, bis meine Maßnahmen in KURSNET sichtbar sind?
Nachdem Ihre fachkundige Stelle die zugelassenen Maßnahmen an die Bundesagentur für Arbeit gemeldet hat, dauert es in der Regel 1-3 Werktage, bis diese in KURSNET erscheinen. Planen Sie diesen Puffer bei Ihren Startterminen mit ein. Sie können den Status Ihrer Maßnahmen auch direkt bei Ihrer FKS erfragen.
Kann ich die Zertifizierungsstelle wechseln?
Ja, Sie können die Zertifizierungsstelle wechseln, z.B. bei der Rezertifizierung nach fünf Jahren oder wenn Sie mit dem Service unzufrieden sind. Allerdings müssen Sie beachten, dass die neue FKS möglicherweise andere Schwerpunkte setzt und Sie eventuell Ihr QM-System anpassen müssen. Ein Wechsel sollte daher gut überlegt sein.
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Haftungsausschluss
Die Inhalte dieses Artikels wurden mit größter Sorgfalt erstellt. Für die Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität der Inhalte können wir jedoch keine Gewähr übernehmen. Die Informationen stellen keine Rechts- oder Steuerberatung dar. Für verbindliche Auskünfte wenden Sie sich bitte an die zuständigen Fachzertifizierungsstellen, die DAkkS oder einen spezialisierten Berater. Die Umsetzung der beschriebenen Schritte erfolgt auf eigene Verantwortung.



