Zuletzt aktualisiert: 01. April 2026
Seit dem 1. April 2026 gilt die aktualisierte Fachliche Weisung zur Kostenzustimmung nach § 179 Abs. 2 SGB III. Sie ersetzt die Erstfassung vom 1. Dezember 2021 und bringt mehrere praxisrelevante Änderungen für Bildungsträger, die Maßnahmen mit B-DKS-Überschreitungen von mehr als 25 Prozent zur Zulassung einreichen.[1]
Die auffälligsten Neuerungen: Der Operative Service Halle heißt jetzt Operativer Service Sachsen-Anhalt (OS ST), die ganzheitliche Betreuung nach § 16k SGB II wurde als neues Gutscheininstrument integriert, es gibt einen neuen Kostenvorlagebogen und erstmals enthält die Weisung Praxisbeispiele, die die Bewertungskriterien greifbar machen. Dieser Artikel analysiert alle Änderungen und zeigt, was Bildungsträger jetzt anpassen müssen.
Das Wichtigste in Kürze
- Gültig ab 01.04.2026: Die neue Fachliche Weisung zur Kostenzustimmung ersetzt die Version vom 01.12.2021.
- OS Halle → OS Sachsen-Anhalt: Neue Bezeichnung, gleiche Zuständigkeit. Korrespondenz und Formulare anpassen.
- § 16k SGB II integriert: Maßnahmen der ganzheitlichen Betreuung brauchen jetzt ebenfalls eine Kostenzustimmung bei >25 % B-DKS-Überschreitung. Eigener Kostenvorlagebogen.
- Neuer Kostenvorlagebogen (KVB): Zwei ZIP-Downloads auf der BA-Website — Standard-KVB und separater KVB für § 16k SGB II.
- Praxisbeispiele und Klarstellungen: Gemeinkosten können grundsätzlich keine besonderen Aufwendungen begründen. Standorterweiterungen sind jetzt explizit geregelt.
Inhaltsverzeichnis
1. Alle Änderungen im Überblick
Die aktualisierte Weisung basiert laut Änderungshistorie auf dem aktualisierten Fachkonzept Kostenzustimmung vom 13.12.2023 sowie auf operativen Umsetzungserfahrungen der letzten Jahre. Zusätzlich wurde die Einführung des § 16k SGB II als neues Gutscheininstrument berücksichtigt.[1]
| Änderung | Alt (01.12.2021) | Neu (01.04.2026) |
|---|---|---|
| Zuständige Stelle | Operativer Service Halle | Operativer Service Sachsen-Anhalt (OS ST) |
| § 16k SGB II | Nicht vorhanden | Neuer Abschnitt 4.2.4 + eigener Kostenvorlagebogen |
| Kostenvorlagebogen | Ein Formular | Zwei ZIP-Downloads (Standard + § 16k) |
| Praxisbeispiele | Keine | Mehrere Einzelfallbeispiele zu Personal, Aufwendungen, Bewertung |
| Gemeinkosten | Implizit ausgeschlossen | Explizit: „können grundsätzlich keine besonderen Aufwendungen begründen“ |
| Standorterweiterung | Nicht explizit geregelt | Abschnitt 3.2.4 mit eigenem Prüfverfahren |
| Einzelfallzulassung | Nicht explizit adressiert | Abschnitt 3.2.5 — Einzelfallzulassung nach § 177 Abs. 5 einbezogen |
| Arbeitsmarktpol. Interesse | Pauschal geregelt | Instrumentendifferenziert: je Abschnitt für § 81/82, § 45 und § 16k |
2. OS Halle wird OS Sachsen-Anhalt
Die sichtbarste Änderung: Der Operative Service Halle, der seit 2021 als alleinige Kostenzustimmungsstelle der BA fungierte, heißt ab sofort Operativer Service Sachsen-Anhalt (Abkürzung: OS ST). Die Zuständigkeit und die Aufgabenverteilung bleiben unverändert — es handelt sich um eine organisatorische Umbenennung.[1]
Für Bildungsträger bedeutet das: Wenn Sie in internen QM-Dokumenten, Verfahrensanweisungen oder Maßnahmenkonzepten den „OS Halle“ namentlich erwähnen, sollten Sie diese Bezeichnung aktualisieren. Das gilt auch für Korrespondenzvorlagen, die an die Kostenzustimmungsstelle adressiert sind. Einen vollständigen Überblick über alle Operativen Services mit aktuellen Kontaktdaten finden Sie in unserem Leitfaden zum Operativen Service.
Praxis-Tipp
Nutzen Sie die Namensänderung als Anlass, um Ihre QM-Dokumente generell auf Aktualität zu prüfen. Wenn Sie „OS Halle“ in Verfahrensanweisungen oder QM-Handbuch-Kapiteln finden, steht wahrscheinlich auch anderswo Veraltetes. Ein kurzer Durchlauf durch Ihre QM-Dokumentation kostet eine Stunde — und zeigt dem Auditor, dass Ihr System gepflegt ist.
3. Neu: § 16k SGB II als Gutscheininstrument
Die wesentlichste inhaltliche Neuerung der aktualisierten Weisung ist die Integration der ganzheitlichen Betreuung nach § 16k SGB II. Dieser Paragraph, der ein Gutscheinsystem analog zum AVGS vorsieht, wurde als eigenständiger Abschnitt 4.2.4 in die Weisung aufgenommen.[1]
Konkret bedeutet das: Bildungsträger, die Maßnahmen der ganzheitlichen Betreuung nach § 16k SGB II anbieten und deren Kalkulation den B-DKS um mehr als 25 Prozent überschreitet, benötigen ab sofort ebenfalls eine Kostenzustimmung durch den OS Sachsen-Anhalt. Bisher war das Verfahren ausschließlich für Maßnahmen nach § 45, § 81 und § 82 SGB III vorgesehen.
Für die Kostenzustimmung bei § 16k-Maßnahmen stellt die BA einen separaten Kostenvorlagebogen bereit, der als eigener ZIP-Download auf der BA-Website verfügbar ist.[5] Verwechseln Sie diesen nicht mit dem Standard-KVB — die Felder und Angaben unterscheiden sich.
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4. Der neue Kostenvorlagebogen
Die BA stellt ab April 2026 zwei aktualisierte Kostenvorlagebogen (KVB) als ZIP-Download bereit. Beide sind auf der Seite „Bildungsträger: Akkreditierung und Zulassung“ der BA verlinkt.[5]
| Dokument | Verwendung | Download |
|---|---|---|
| Standard-Kostenvorlagebogen | Maßnahmen nach § 45, § 81 und § 82 SGB III | ZIP-Datei auf BA-Website (Anlage zu § 179) |
| KVB § 16k SGB II | Maßnahmen der ganzheitlichen Betreuung nach § 16k SGB II | Separater ZIP-Download auf BA-Website (Anlage zu § 179 SGB III) |
Wichtig: Die fachkundige Stelle (FKS) reicht den ausgefüllten KVB beim OS Sachsen-Anhalt ein — nicht der Bildungsträger direkt. Alle zustimmungsrelevanten Angaben müssen aus der Kostenvorlage ersichtlich sein. Bei unvollständig eingereichten Unterlagen fordert der OS ST nach, was den Prozess verlängert. Detaillierte Informationen zur Kalkulation finden Sie in unserem Leitfaden zur Maßnahmenkalkulation nach AZAV.
5. Praxisbeispiele und die Gemeinkosten-Klarstellung
Eine der wertvollsten Neuerungen für die Praxis: Die aktualisierte Weisung enthält erstmals Einzelfallbeispiele, die verdeutlichen, wie der OS Sachsen-Anhalt bestimmte Kostenüberschreitungen bewertet. So wird etwa am Beispiel einer hochqualifizierten Fachkraft erläutert, wann Personalkosten als „notwendiger überdurchschnittlicher Einsatz von Personal“ im Sinne des § 3 Abs. 4 AZAV anerkannt werden können.[1]
Gleichzeitig wird eine Klarstellung formuliert, die in der alten Fassung nur implizit enthalten war: Gemeinkosten können grundsätzlich keine besonderen Aufwendungen begründen, da sie nicht in direktem Zusammenhang mit der inhaltlichen Durchführung der Maßnahme stehen. Das betrifft etwa Verwaltungsumlagen, allgemeine Miet- oder IT-Kosten, die nicht maßnahmenspezifisch sind.[1]
Die Weisung stellt zudem klar, dass eine betriebswirtschaftlich korrekte Kalkulation allein keine Kostenüberschreitung rechtfertigt. Entscheidend ist ein angemessenes Kosten-Nutzen-Verhältnis — also die Frage, ob der erhöhte Kostensatz im Verhältnis zum Maßnahmenziel und zur Zielgruppe steht.
Praxis-Tipp
Wenn Ihre Maßnahme den B-DKS um mehr als 25 Prozent überschreitet, trennen Sie in der Kalkulation strikt zwischen maßnahmenspezifischen Kosten und Gemeinkosten. Nur die maßnahmenspezifischen Kosten können als besondere Aufwendungen geltend gemacht werden. Weisen Sie Ihrer FKS explizit nach, welche Kostenposition welcher Überschreitungsursache zuzuordnen ist — pauschal begründete Kostenvorlagen werden zunehmend zurückgewiesen.
6. Standorterweiterung und Änderungszulassungen
Erstmals regelt die Weisung in Abschnitt 3.2.4 explizit, was bei Änderungszulassungen und Standorterweiterungen gilt. Lag für eine zugelassene Maßnahme bereits eine Kostenzustimmung vor — oder wird die Notwendigkeit einer Kostenzustimmung erst durch die Änderung ausgelöst — ist eine erneute Zustimmung durch den OS ST erforderlich.[1]
Bei Standorterweiterungen mit unverändertem Konzept und unveränderter Kalkulation muss die FKS im Einzelfall festlegen, welche Prüfschritte erforderlich sind. In der Regel werden mindestens die standortspezifischen Rahmenbedingungen geprüft — etwa die Arbeitsmarktentwicklung vor Ort und die ortsbezogene Kalkulation. Der OS ST kann dabei auf bereits vorliegende Unterlagen der ursprünglichen Kostenzustimmung zurückgreifen.
Ebenfalls neu geregelt: Bei einer Einzelfallzulassung nach § 177 Abs. 5 SGB III (individuell ausgerichtete FbW-Maßnahmen, die von der Arbeitsagentur selbst zugelassen werden) greift bei einer B-DKS-Überschreitung von mehr als 25 Prozent ebenfalls das Kostenzustimmungsverfahren beim OS ST.[1]
7. Was Bildungsträger jetzt tun sollten
Die aktualisierte Weisung erfordert keine grundlegende Umstellung, aber vier konkrete Maßnahmen.
QM-Dokumente aktualisieren: Ersetzen Sie „OS Halle“ durch „OS Sachsen-Anhalt“ in allen Verfahrensanweisungen, QM-Handbuch-Kapiteln und Maßnahmenkonzepten. Das ist schnell erledigt und zeigt dem Auditor, dass Ihr System aktuell ist.
Neuen Kostenvorlagebogen herunterladen: Wenn Sie aktuell Maßnahmen mit B-DKS-Überschreitung zur Zulassung vorbereiten, verwenden Sie ab sofort den neuen KVB. Der alte Bogen wird vom OS ST voraussichtlich noch übergangsweise akzeptiert, aber der Wechsel auf das aktuelle Formular ist der sicherere Weg.
Kalkulationen auf Gemeinkosten prüfen: Wenn Sie in der Vergangenheit Gemeinkosten als Teil der besonderen Aufwendungen geltend gemacht haben, passen Sie Ihre Kalkulationsstruktur an. Trennen Sie maßnahmenspezifische Kosten sauber von allgemeinen Betriebskosten.
§ 16k-Maßnahmen prüfen: Wenn Sie Maßnahmen der ganzheitlichen Betreuung nach § 16k SGB II anbieten oder planen: Prüfen Sie, ob Ihre Kalkulation den B-DKS um mehr als 25 Prozent überschreitet. Falls ja, benötigen Sie jetzt eine Kostenzustimmung — mit dem speziellen § 16k-Kostenvorlagebogen.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Ab wann gilt die neue Fachliche Weisung zur Kostenzustimmung?
Die aktualisierte Weisung gilt ab dem 1. April 2026. Alle Kostenvorlagen, die ab diesem Datum beim Operativen Service Sachsen-Anhalt eingehen, werden nach der neuen Weisung bearbeitet.
Was ist der Unterschied zwischen OS Halle und OS Sachsen-Anhalt?
Es handelt sich um dieselbe Organisationseinheit. Der Operative Service Halle wurde in Operativer Service Sachsen-Anhalt (OS ST) umbenannt. Zuständigkeiten und Aufgaben bleiben unverändert. Aktualisieren Sie interne Dokumente und Korrespondenzvorlagen, die den alten Namen verwenden.
Wann brauche ich eine Kostenzustimmung?
Eine Kostenzustimmung durch den OS Sachsen-Anhalt ist erforderlich, wenn die kalkulierten Maßnahmekosten den jeweiligen Bundes-Durchschnittskostensatz (B-DKS) um mehr als 25 Prozent überschreiten. Das gilt für Maßnahmen nach § 45 SGB III, §§ 81/82 SGB III und seit April 2026 auch für § 16k SGB II. Existiert für ein Maßnahmeziel noch kein B-DKS, kommt ein Schwellenwert zur Anwendung — dann löst bereits jede Überschreitung das Zustimmungsverfahren aus.
Können Gemeinkosten als besondere Aufwendungen geltend gemacht werden?
Grundsätzlich nein. Die neue Weisung stellt explizit klar, dass Gemeinkosten keine besonderen Aufwendungen im Sinne des § 3 Abs. 4 AZAV begründen können, da sie nicht in direktem Zusammenhang mit der inhaltlichen Durchführung der Maßnahme stehen. Als besondere Aufwendungen anerkannt werden: überdurchschnittlicher Personaleinsatz, besondere räumliche, technische oder inhaltliche Ausstattung, Barrierefreiheit sowie begründete geringere Teilnehmerzahlen.
Brauche ich bei einer Standorterweiterung eine neue Kostenzustimmung?
Ja, wenn für die Maßnahme bereits eine Kostenzustimmung vorlag oder die Änderung eine solche auslöst. Bei unverändertem Konzept und Kalkulation kann der OS ST auf die Unterlagen der ursprünglichen Kostenzustimmung zurückgreifen, prüft aber mindestens die standortspezifischen Rahmenbedingungen wie die lokale Arbeitsmarktentwicklung.
Wo finde ich die neue Fachliche Weisung und die Kostenvorlagebogen?
Alle Dokumente sind auf der BA-Website unter „Bildungsträger: Akkreditierung und Zulassung“ verlinkt. Dort finden Sie die FW als PDF, den Standard-Kostenvorlagebogen als ZIP und den separaten KVB für § 16k SGB II als ZIP. Die alte Fassung (01.12.2021) bleibt ebenfalls als Vergleichsdokument online.
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Quellenverzeichnis
- Bundesagentur für Arbeit – Fachliche Weisung Kostenzustimmung § 179 Abs. 2 SGB III, gültig ab 01.04.2026. arbeitsagentur.de
- Bundesagentur für Arbeit – Fachliche Weisung Kostenzustimmung § 179, Erstfassung 01.12.2021. arbeitsagentur.de
- § 179 SGB III – Maßnahmezulassung. gesetze-im-internet.de
- § 3 AZAV – Maßnahmezulassung. gesetze-im-internet.de
- Bundesagentur für Arbeit – Bildungsträger: Akkreditierung und Zulassung. arbeitsagentur.de
- GUTcert – AZAV: Neue Weisung der BA zur Kostenzustimmung, März 2026. gut-cert.de
Über den Autor
Dennis Kraft
Herausgeber & Unternehmer
Dennis Kraft ist Unternehmer an der Schnittstelle von geförderter Weiterbildung und unternehmerischer Praxis. Als Gründer und Geschäftsführer der Strategy Core Ventures GmbH begleitet er Bildungsträger beim Aufbau planbarer Teilnehmerstrukturen, klarer Prozesse und unternehmerischer Steuerbarkeit. Er ist Herausgeber von AZAV-Wissen.de – eines der reichweitenstärksten Fachportale für AZAV-Bildungsträger im deutschsprachigen Raum.
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