Zuletzt aktualisiert: 25. März 2026
Die Zusammenarbeit mit der fachkundigen Stelle gehört zum Alltag jedes AZAV-zertifizierten Bildungsträgers. Doch was, wenn diese Zusammenarbeit nicht mehr funktioniert? Wenn die Betreuungsqualität nachlässt, die Kosten steigen oder die Zertifizierungsstelle selbst eine strukturelle Veränderung durchläuft?
Viele Träger scheuen den Wechsel, weil sie befürchten, ihre Trägerzulassung oder bestehende Maßnahmenzertifikate zu verlieren. Diese Sorge ist unbegründet — aber der Wechsel will gut vorbereitet sein. Dieser Leitfaden erklärt die rechtlichen Grundlagen, den konkreten Ablauf und die Stolperfallen, die Sie kennen sollten.
Das Wichtigste in Kürze
- Ja, ein Wechsel ist möglich. Die AZAV schreibt keine dauerhafte Bindung an eine fachkundige Stelle vor.
- Trägerzulassung bleibt gültig. Die Zulassung ist an Ihren Betrieb gebunden, nicht an die Zertifizierungsstelle.
- Maßnahmenzertifikate behalten ihre Gültigkeit bis zum Ablaufdatum — allerdings bleibt die Überwachungspflicht bei der ausstellenden FKS.
- Der Wechsel folgt einem geregelten DAkkS-Verfahren auf Basis von § 6 AZAV (Zusammenarbeitspflicht der fachkundigen Stellen).
- Empfohlener Vorlauf: mindestens 6 Monate vor dem nächsten regulären Audit.
Inhaltsverzeichnis
- Ist ein Wechsel der fachkundigen Stelle rechtlich möglich?
- Typische Gründe für einen FKS-Wechsel
- Was passiert mit der Trägerzulassung?
- Was passiert mit bestehenden Maßnahmenzulassungen?
- So läuft der Wechsel Schritt für Schritt ab
- Fehler und Risiken beim FKS-Wechsel vermeiden
- Sonderfall: Träger- und Maßnahmenzulassung bei verschiedenen FKS
- Häufig gestellte Fragen (FAQ)
1. Ist ein Wechsel der fachkundigen Stelle rechtlich möglich?
Ein AZAV-zugelassener Bildungsträger kann seine fachkundige Stelle (FKS) jederzeit wechseln. Weder das SGB III noch die AZAV enthalten eine Vorschrift, die einen Träger dauerhaft an eine bestimmte Zertifizierungsstelle bindet. Die Beziehung zwischen Träger und FKS basiert auf einem privatrechtlichen Vertrag — und Verträge lassen sich beenden.[1]
Die rechtliche Grundlage für den Wechsel ergibt sich aus § 6 Abs. 1 AZAV, der eine vertrauensvolle Zusammenarbeit zwischen der Deutschen Akkreditierungsstelle (DAkkS), den fachkundigen Stellen und der Bundesagentur für Arbeit vorschreibt.[2] Dieses Zusammenarbeitsprinzip verpflichtet die fachkundigen Stellen untereinander zur gegenseitigen Anerkennung von Prüfergebnissen. In der Praxis bedeutet das: Die neue FKS kann die bestehende Zulassung im laufenden Zertifizierungszyklus übernehmen, ohne dass der Träger den gesamten Zulassungsprozess von vorne durchlaufen muss.
Entscheidend ist, dass die Zulassung an den Träger als Unternehmen gebunden ist — nicht an die fachkundige Stelle, die sie ausgesprochen hat. Die FKS ist lediglich die prüfende Instanz. Fällt diese Instanz weg, muss eine andere die Aufgabe übernehmen. Detaillierte Informationen zur Rolle und Auswahl einer FKS finden Sie in unserem Leitfaden zu fachkundigen Stellen nach AZAV.
2. Typische Gründe für einen FKS-Wechsel
In der Praxis wechseln Bildungsträger ihre fachkundige Stelle aus ganz unterschiedlichen Gründen. Oft handelt es sich um eine Kombination mehrerer Faktoren, die über einen längeren Zeitraum gewachsen sind.
| Grund | Was Träger berichten |
|---|---|
| Qualität der Betreuung | Mangelnde Erreichbarkeit, langsame Bearbeitung von Maßnahmenzulassungen, wechselnde Auditoren ohne Branchenkenntnis |
| Kosten und Preis-Leistung | Deutlich höhere Gebühren als am Markt üblich, intransparente Abrechnungen für Standortaudits |
| Fachliche Ausrichtung | Die FKS hat kaum Erfahrung im eigenen Fachbereich (z. B. Coaching-Maßnahmen nach § 45 SGB III vs. FbW nach §§ 81/82) |
| Strukturelle Veränderungen | Fusion, Übernahme oder strategische Neuausrichtung der FKS — plötzlich andere Ansprechpartner, andere Prioritäten |
| Konsolidierung | Träger will Trägerzulassung und Maßnahmenzulassungen bei einer einzigen FKS bündeln |
Ein Wechsel ist keine Seltenheit und kein Zeichen für ein Problem mit dem Träger selbst. Er gehört zum regulären Geschäftsbetrieb eines Bildungsträgers — vergleichbar mit dem Wechsel eines Steuerberaters oder eines IT-Dienstleisters.
Praxis-Tipp
Dokumentieren Sie die Gründe für den Wechsel schriftlich für Ihre interne QM-Dokumentation. Bei einer Nachfrage der Agentur für Arbeit oder im nächsten Audit zeigt das, dass die Entscheidung fundiert getroffen wurde — und nicht aus einer Konfliktsituation heraus.
3. Was passiert mit der Trägerzulassung?
Die gute Nachricht zuerst: Ihre bestehende AZAV-Trägerzulassung bleibt beim Wechsel der FKS grundsätzlich gültig. Die Zulassung ist eine Bescheinigung Ihrer Qualifikation als Bildungsträger — sie hängt nicht davon ab, wer die Prüfung durchgeführt hat. Das Verfahren beim Wechsel läuft nach einem geregelten Prozess ab, den die DAkkS im Rahmen des Akkreditierungsverfahrens für alle fachkundigen Stellen verbindlich vorgibt.[3]
Konkret geschieht Folgendes: Die alte FKS widerruft ihre Zulassungsentscheidung formell. Gleichzeitig übernimmt die neue FKS die Verantwortung für den restlichen Zertifizierungszyklus und stellt ein neues Trägerzertifikat aus. Der Zulassungszeitraum beginnt dabei nicht von vorne — die neue FKS setzt dort an, wo die alte aufgehört hat.
| Aspekt | Auswirkung beim Wechsel |
|---|---|
| Gültigkeit der Trägerzulassung | Bleibt bis zum regulären Ablauf erhalten (max. 5 Jahre ab Erstausstellung) |
| Jährliches Überwachungsaudit | Wird künftig von der neuen FKS durchgeführt |
| Offene Abweichungen | Müssen vor dem Wechsel geschlossen oder transparent übergeben werden |
| Rezertifizierung | Wird vollständig durch die neue FKS durchgeführt |
| Fachbereiche und Standorte | Werden von der neuen FKS geprüft und ggf. im neuen Zertifikat dokumentiert |
In der Regel verlangt die neue FKS Einsicht in die bisherigen Auditberichte und den aktuellen Status etwaiger Abweichungen. Manche Zertifizierungsstellen führen zusätzlich ein Übernahmeaudit oder Sonderaudit durch, um sich ein eigenes Bild zu verschaffen. Der Aufwand dafür ist deutlich geringer als bei einer Erstprüfung.
4. Was passiert mit bestehenden Maßnahmenzulassungen?
Bei den Maßnahmenzulassungen ist die Situation etwas komplexer als bei der Trägerzulassung. Ein bereits ausgestelltes Maßnahmenzertifikat bleibt zwar bis zum Ablaufdatum gültig (in der Regel 3 Jahre, bei besonderem arbeitsmarktpolitischen Interesse bis 5 Jahre).[4] Es gibt jedoch einen entscheidenden Unterschied: Die Überwachungspflicht für laufende Maßnahmen verbleibt bei der ausstellenden FKS, solange das Zertifikat gültig ist.[5]
Was bedeutet das in der Praxis? Wenn Sie die Trägerzulassung zur neuen FKS übertragen, laufen bestehende Maßnahmenzertifikate bei der alten FKS weiter — jedenfalls bis zu ihrem regulären Ablauf oder einer Verlängerung. Erst bei der nächsten Verlängerung, einer wesentlichen Änderung oder der Neuzulassung einer Maßnahme wird die neue FKS zuständig.
| Situation | Was passiert? |
|---|---|
| Laufendes Maßnahmenzertifikat (noch 1–2 Jahre Gültigkeit) | Bleibt bei der alten FKS. Diese überwacht weiter. |
| Maßnahme läuft aus und soll verlängert werden | Verlängerung über die neue FKS beantragen. |
| Wesentliche Änderung an einer bestehenden Maßnahme (Dauer, Inhalt, Standort) | Änderungsmeldung geht an die aktuell zuständige FKS — also die alte, sofern deren Zertifikat noch läuft. |
| Neue Maßnahme soll zugelassen werden | Zulassung direkt über die neue FKS. |
| Alte FKS verliert ihre DAkkS-Akkreditierung | Maßnahmenzertifikate können ihre Gültigkeit verlieren — hier ist schnelles Handeln gefragt. |
Praxis-Tipp
Erstellen Sie vor dem Wechsel eine Übersicht aller laufenden Maßnahmenzertifikate mit Ablaufdaten und der jeweils zuständigen FKS. So behalten Sie den Überblick, welche Maßnahmen bei der alten und welche bereits bei der neuen FKS liegen.
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5. So läuft der Wechsel Schritt für Schritt ab
Ein FKS-Wechsel ist kein spontaner Akt, sondern ein strukturierter Prozess, der idealerweise mindestens 6 Monate vor dem nächsten regulären Überwachungsaudit beginnt. Hier ein realistischer Ablauf:
Schritt 1 — Vertragslage klären (Monat 1)
Prüfen Sie die Kündigungsfristen im bestehenden Vertrag mit Ihrer FKS. Übliche Fristen liegen bei 3 bis 6 Monaten zum Ende des Vertragsjahres. Klären Sie außerdem, ob offene Abweichungen aus dem letzten Audit existieren — diese müssen vor dem Wechsel geschlossen werden.
Schritt 2 — Neue FKS auswählen und kontaktieren (Monat 1–2)
Recherchieren Sie die am Markt verfügbaren fachkundigen Stellen. Auf der Website der DAkkS finden Sie eine vollständige Liste aller akkreditierten Zertifizierungsstellen. Wichtige Auswahlkriterien sind: Erfahrung in Ihrem Fachbereich, Kostenstruktur, Auditoren-Qualität und regionale Verfügbarkeit. Einen detaillierten Vergleich der Kriterien bietet unser Leitfaden zur Auswahl fachkundiger Stellen.
Schritt 3 — Dokumentenübergabe vorbereiten (Monat 2–3)
Halten Sie folgende Unterlagen bereit: die letzten zwei Auditberichte, Ihr aktuelles Trägerzertifikat (mit Standort- und Fachbereichsanlage), die QM-Dokumentation, eine Übersicht aller laufenden Maßnahmenzertifikate sowie den Status offener Korrekturmaßnahmen.
Schritt 4 — Vertrag kündigen und Übernahme formalisieren (Monat 3–4)
Kündigen Sie den Vertrag mit der bisherigen FKS fristgerecht und schriftlich. Gleichzeitig schließen Sie den Vertrag mit der neuen FKS ab. Die neue FKS leitet das Übernahmeverfahren ein und fordert bei der alten FKS die relevanten Unterlagen an. Die alte FKS widerruft ihre Zulassungsentscheidung formell.[7]
Schritt 5 — Übernahmeaudit und neues Zertifikat (Monat 4–6)
Die neue FKS führt in der Regel ein Übernahmeaudit durch, das weniger umfangreich ist als ein Erstaudit. Nach erfolgreicher Prüfung stellt sie ein neues Trägerzertifikat aus. Der Zertifizierungszyklus läuft nahtlos weiter — es entsteht keine Lücke in der Zulassung.
Praxis-Tipp
Informieren Sie Ihre zuständige Agentur für Arbeit aktiv über den Wechsel. Das ist zwar keine gesetzliche Pflicht, aber es verhindert Irritationen — insbesondere wenn Ihre Maßnahmen über Bildungsgutscheine finanziert werden und die Agentur das Trägerzertifikat als Referenz nutzt.
6. Fehler und Risiken beim FKS-Wechsel vermeiden
Der Wechsel selbst ist unkompliziert — die meisten Probleme entstehen durch schlechtes Timing oder mangelnde Vorbereitung. Die häufigsten Fehler im Überblick:
Zeitliche Lücke in der Zertifizierung. Wenn der Vertrag mit der alten FKS endet, bevor die neue FKS das Übernahmeverfahren abgeschlossen hat, entsteht eine Phase ohne gültige Überwachung. In dieser Zeit dürfen keine neuen Bildungsgutscheine eingelöst werden. Vermeiden Sie das, indem Sie den Wechsel mit ausreichend Vorlauf einleiten.
Offene Abweichungen nicht geschlossen. Hauptabweichungen oder nicht fristgerecht korrigierte Nebenabweichungen sind ein Blocker für den Wechsel. Die neue FKS wird diese vor der Übernahme sichten — und im schlimmsten Fall die Übernahme verweigern, bis die Probleme behoben sind.
Maßnahmenzulassungen vergessen. Träger konzentrieren sich beim Wechsel oft nur auf die Trägerzulassung und übersehen, dass ihre Maßnahmenzertifikate weiterhin bei der alten FKS liegen. Wenn dann die alte FKS den Vertrag komplett beendet, kann es zu Problemen bei der Maßnahmenüberwachung kommen.
Fehlende interne Kommunikation. Standortleiter, Dozenten und Verwaltungsmitarbeiter müssen wissen, dass ein neuer Auditor kommt und ggf. andere Prüfschwerpunkte setzt. Informieren Sie Ihr Team frühzeitig.
7. Sonderfall: Träger- und Maßnahmenzulassung bei verschiedenen FKS
Was viele Träger nicht wissen: Trägerzulassung und Maßnahmenzulassung müssen nicht bei derselben fachkundigen Stelle liegen. Es ist durchaus zulässig und in der Praxis verbreitet, dass ein Träger sein Trägerzertifikat bei FKS A hält, während einzelne Maßnahmen von FKS B zugelassen wurden.[5]
Das bietet Flexibilität — zum Beispiel, wenn eine bestimmte FKS schnellere Bearbeitungszeiten für Maßnahmenzulassungen anbietet oder bessere Konditionen für Referenzauswahlverfahren hat. Allerdings steigt damit auch der Verwaltungsaufwand: Sie führen zwei Vertragsbeziehungen, koordinieren zwei Auditpläne und müssen sicherstellen, dass die Qualitätsdokumentation für beide FKS konsistent ist.
Die maßnahmezulassende FKS muss bei ihrer Prüfung berücksichtigen, dass der Träger bereits über eine gültige Trägerzulassung verfügt — auch wenn diese von einer anderen Stelle stammt.[5] In der Praxis fordern die FKS in solchen Fällen eine Kopie des Trägerzertifikats und der Standortanlage an.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Wie lange dauert ein Wechsel der fachkundigen Stelle?
Rechnen Sie mit einem Gesamtzeitraum von 3 bis 6 Monaten — abhängig von der Kündigungsfrist bei der alten FKS und der Verfügbarkeit der neuen FKS für das Übernahmeaudit. Bei guter Vorbereitung und kooperativen Beteiligten kann der Wechsel auch in 8 bis 10 Wochen gelingen.
Muss ich die Agentur für Arbeit über den Wechsel informieren?
Es gibt keine gesetzliche Pflicht, die Agentur für Arbeit aktiv zu informieren. Da die Agentur Ihre Zertifikate jedoch als Grundlage für die Anerkennung von Bildungsgutscheinen nutzt, ist eine proaktive Information sinnvoll. Das verhindert Rückfragen und Bearbeitungsverzögerungen.
Was kostet der Wechsel zu einer neuen FKS?
Die Kosten setzen sich zusammen aus der Verwaltungsgebühr der neuen FKS für die Übernahme sowie den Kosten für ein Übernahmeaudit. Manche FKS berechnen nur eine geringe Verwaltungspauschale, andere den vollen Auditsatz. Vergleichen Sie die Konditionen im Vorfeld. Hinzu kommen gegebenenfalls Kosten für die vorzeitige Kündigung bei der alten FKS.
Kann ich den Wechsel auch mitten im Zertifizierungszyklus durchführen?
Ja, der Wechsel ist zu jedem Zeitpunkt im Zyklus möglich. Die neue FKS übernimmt die Zulassung für den verbleibenden Zeitraum und führt die weiteren Überwachungsaudits bis zur Rezertifizierung durch. Der Fünf-Jahres-Zyklus beginnt nicht von vorne.
Was passiert, wenn meine alte FKS ihre DAkkS-Akkreditierung verliert?
Verliert eine FKS ihre Akkreditierung, darf sie keine neuen Zulassungen mehr aussprechen. Die Auswirkungen auf bestehende Zertifikate hängen vom konkreten Sachverhalt ab. In der Praxis greift hier das DAkkS-Übergangsverfahren, und betroffene Träger werden aufgefordert, zeitnah zu einer anderen akkreditierten FKS zu wechseln. Handeln Sie in einem solchen Fall sofort — eine verzögerte Reaktion kann die Gültigkeit Ihrer Maßnahmenzertifikate gefährden.
Kann die alte FKS den Wechsel blockieren?
Nein. Solange Sie Ihre vertraglichen Verpflichtungen erfüllen und fristgerecht kündigen, kann die alte FKS den Wechsel nicht verhindern. Der Grundsatz der vertrauensvollen Zusammenarbeit nach § 6 AZAV verpflichtet die fachkundigen Stellen zur Kooperation — auch bei der Übergabe von Prüfunterlagen an die neue FKS.
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Quellenverzeichnis
- Bundesministerium für Arbeit und Soziales – Akkreditierungs- und Zulassungsverordnung Arbeitsförderung (AZAV), 2012. bmas.de
- § 6 AZAV – Zusammenarbeit zwischen DAkkS, fachkundigen Stellen und Bundesagentur für Arbeit. gesetze-im-internet.de
- §§ 176–181 SGB III – Zulassung von Trägern und Maßnahmen der Arbeitsförderung. gesetze-im-internet.de
- § 5 Abs. 2 AZAV – Gültigkeit der Maßnahmenzulassung (3 bzw. 5 Jahre). gesetze-im-internet.de
- Empfehlungen des Beirats nach § 182 SGB III, Stand 10.06.2025. arbeitsagentur.de
- Bundesagentur für Arbeit – Akkreditierung und Zulassung: Übersicht zum Zulassungsverfahren. arbeitsagentur.de
- acadCERT GmbH – FAQ zum Wechsel der fachkundigen Stelle. acadcert.de
Über den Autor
Dennis Kraft
Herausgeber & Unternehmer
Dennis Kraft ist Unternehmer an der Schnittstelle von geförderter Weiterbildung und unternehmerischer Praxis. Als Gründer und Geschäftsführer der Strategy Core Ventures GmbH begleitet er Bildungsträger beim Aufbau planbarer Teilnehmerstrukturen, klarer Prozesse und unternehmerischer Steuerbarkeit. Er ist Herausgeber von AZAV-Wissen.de – eines der reichweitenstärksten Fachportale für AZAV-Bildungsträger im deutschsprachigen Raum.
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