AZAV FAQ: Die 50 häufigsten Fragen zur AZAV-Zertifizierung

Lesezeit: 25 Minuten

Die AZAV-Zertifizierung wirft viele Fragen auf – von grundlegenden Aspekten über Kosten und Ablauf bis hin zu spezifischen Anforderungen an das Qualitätsmanagement. Als Bildungsträger, Coach oder Berater, der Maßnahmen der Arbeitsförderung anbieten möchte, stehen Sie vor einer Vielzahl von Entscheidungen und Herausforderungen.

Diese umfassende FAQ-Seite beantwortet die 50 häufigsten Fragen zur AZAV-Zertifizierung, strukturiert nach acht Themenbereichen. Egal ob Sie gerade erst mit dem Gedanken spielen, sich zertifizieren zu lassen, mitten im Prozess stecken oder bereits zertifiziert sind und Fragen zur Rezertifizierung haben – hier finden Sie fundierte Antworten auf Ihre Fragen.

Jede Antwort ist präzise formuliert, praxisnah und verlinkt zu vertiefenden Artikeln, wenn Sie mehr erfahren möchten. Nutzen Sie die Kategorien-Navigation, um direkt zu Ihrem Thema zu springen, oder lesen Sie die gesamte FAQ als umfassenden Überblick über die AZAV-Zertifizierung.

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1. AZAV Grundlagen

Was ist AZAV?

Die AZAV (Akkreditierungs- und Zulassungsverordnung Arbeitsförderung) ist eine Rechtsverordnung, die regelt, unter welchen Voraussetzungen Bildungsträger und deren Bildungsmaßnahmen für die Förderung durch die Bundesagentur für Arbeit zugelassen werden können. Sie trat am 1. April 2012 in Kraft und ersetzte die vorherige AZWV (Anerkennungs- und Zulassungsverordnung Weiterbildung).

Die AZAV definiert Qualitätsstandards für Träger und Maßnahmen der Arbeitsförderung. Nur wer nach AZAV zertifiziert ist, darf Bildungsmaßnahmen anbieten, die von der Bundesagentur für Arbeit, Jobcentern oder anderen Kostenträgern der Arbeitsförderung finanziert werden. Die Verordnung basiert auf § 176 und § 179 SGB III (Sozialgesetzbuch Drittes Buch) und stellt sicher, dass öffentliche Mittel nur für qualitativ hochwertige Bildungsangebote eingesetzt werden.

Die AZAV umfasst zwei zentrale Zulassungsarten: die Trägerzulassung, die den Bildungsträger als Organisation zertifiziert, und die Maßnahmenzulassung, die einzelne Bildungsangebote zulässt. Beide Zulassungen sind notwendig, um geförderte Maßnahmen durchführen zu dürfen.

→ Mehr erfahren: Ultimativer AZAV-Guide

Wofür steht AZAV?

AZAV steht für Akkreditierungs- und Zulassungsverordnung Arbeitsförderung. Der Begriff setzt sich aus drei Komponenten zusammen, die jeweils eine wichtige Funktion beschreiben.

Akkreditierung bezieht sich auf die Anerkennung von fachkundigen Stellen durch die Deutsche Akkreditierungsstelle (DAkkS). Nur akkreditierte fachkundige Stellen dürfen Träger und Maßnahmen nach AZAV zertifizieren. Diese Akkreditierung stellt sicher, dass die fachkundigen Stellen selbst hohe Qualitätsstandards erfüllen und kompetent prüfen können.

Zulassung meint die Zertifizierung von Bildungsträgern (Trägerzulassung) und einzelnen Bildungsmaßnahmen (Maßnahmenzulassung) durch diese akkreditierten fachkundigen Stellen. Die Zulassung bestätigt, dass Träger und Maßnahmen die in der AZAV definierten Qualitätskriterien erfüllen.

Arbeitsförderung grenzt den Anwendungsbereich ein: Die AZAV gilt speziell für Bildungsmaßnahmen, die der Arbeitsförderung dienen – also Menschen dabei helfen sollen, in Arbeit zu kommen, eine Arbeit zu behalten oder sich beruflich weiterzuentwickeln. Maßnahmen, die von der Bundesagentur für Arbeit oder Jobcentern gefördert werden, fallen unter diesen Bereich.

Wer braucht eine AZAV-Zertifizierung?

Eine AZAV-Zertifizierung benötigen alle Bildungsträger, die Maßnahmen der Arbeitsförderung anbieten möchten, die von der Bundesagentur für Arbeit, Jobcentern oder anderen Trägern der Grundsicherung finanziert werden. Dies betrifft ein breites Spektrum von Anbietern.

Klassische Bildungsträger wie Volkshochschulen, private Bildungsinstitute, Berufsförderungswerke oder Akademien benötigen die AZAV-Zertifizierung, wenn sie Umschulungen, Weiterbildungen oder Qualifizierungsmaßnahmen für Arbeitslose oder von Arbeitslosigkeit bedrohte Personen anbieten. Auch Coaching- und Beratungsanbieter, die Einzelcoachings oder Gruppencoachings im Rahmen von Aktivierungs- und Vermittlungsgutscheinen (AVGS) durchführen, benötigen sowohl eine Träger- als auch eine Maßnahmenzulassung.

Unternehmen, die betriebliche Weiterbildungen oder Qualifizierungen anbieten, die über Qualifizierungsgeld oder andere Instrumente der Arbeitsförderung gefördert werden, brauchen ebenfalls eine AZAV-Zertifizierung. Selbst Fernlehrinstitute benötigen neben der ZFU-Zulassung (Staatliche Zentralstelle für Fernunterricht) zusätzlich eine AZAV-Zertifizierung, wenn ihre Fernlehrgänge mit Bildungsgutscheinen gefördert werden sollen.

Ohne AZAV-Zertifizierung dürfen Sie keine Teilnehmenden aufnehmen, die einen Bildungsgutschein, AVGS oder andere Förderinstrumente der Arbeitsagentur nutzen. Die Kostenträger rechnen nur mit zertifizierten Trägern ab.

→ Mehr erfahren: AZAV für Coaches und Berater

Was ist der Unterschied zwischen AZAV und AZWV?

Die AZWV (Anerkennungs- und Zulassungsverordnung Weiterbildung) war die Vorgängerverordnung der AZAV und galt von 2004 bis 2012. Am 1. April 2012 wurde sie durch die AZAV ersetzt. Obwohl beide Verordnungen dasselbe Ziel verfolgen – die Qualitätssicherung geförderter Bildungsmaßnahmen – gibt es wichtige Unterschiede.

Die AZAV ist strenger und detaillierter als die AZWV. Sie stellt höhere Anforderungen an das Qualitätsmanagementsystem, verlangt systematische Teilnehmerbefragungen und ein strukturiertes Beschwerdemanagement. Die AZAV fordert außerdem eine klarere Dokumentation von Prozessen und eine stärkere Ergebnisorientierung.

Ein weiterer Unterschied liegt in der Gültigkeit der Zertifikate. Während AZWV-Zertifikate teilweise länger gültig waren, gilt die AZAV-Trägerzulassung maximal fünf Jahre, Maßnahmenzulassungen maximal drei Jahre. Dies soll sicherstellen, dass Träger und Maßnahmen regelmäßig überprüft und aktualisiert werden.

Auch die Rolle der fachkundigen Stellen wurde mit der AZAV gestärkt. Sie müssen von der DAkkS (Deutsche Akkreditierungsstelle) akkreditiert sein und unterliegen strengeren Überwachungsanforderungen. Die AZAV führte zudem Surveillance-Audits ein – regelmäßige Überwachungsaudits während der Gültigkeitsdauer der Zertifizierung.

Wenn Sie noch ein altes AZWV-Zertifikat besitzen, ist dieses nicht mehr gültig. Sie müssen sich nach AZAV rezertifizieren lassen.

Welche Rechtsgrundlage hat die AZAV?

Die AZAV basiert auf dem Sozialgesetzbuch Drittes Buch (SGB III), konkret auf § 176 und § 179 SGB III. Diese Paragrafen ermächtigen das Bundesministerium für Arbeit und Soziales, durch Rechtsverordnung die Voraussetzungen für die Zulassung von Trägern und Maßnahmen der Arbeitsförderung zu regeln.

§ 176 SGB III regelt die Zulassung von Trägern. Er definiert, dass Träger nur dann zur Durchführung von Maßnahmen der Arbeitsförderung zugelassen werden können, wenn sie über ein Qualitätsmanagementsystem verfügen, das bestimmte Anforderungen erfüllt. Der Paragraf legt fest, dass die Zulassung durch fachkundige Stellen erfolgt, die von einer Akkreditierungsstelle anerkannt sind.

§ 179 SGB III regelt die Zulassung von Maßnahmen. Er bestimmt, dass Maßnahmen der Arbeitsförderung nur dann zugelassen werden können, wenn sie bestimmte Qualitätskriterien erfüllen, darunter die Eignung zur Erreichung des Förderziels, die Verfügbarkeit qualifizierter Lehrkräfte und angemessene Ausstattung.

Die AZAV selbst ist eine Rechtsverordnung, die diese gesetzlichen Vorgaben konkretisiert. Sie wurde vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales erlassen und trat am 1. April 2012 in Kraft. Die aktuelle Fassung der AZAV wurde mehrfach geändert, zuletzt durch Verordnungen, die auf Empfehlungen des AZAV-Beirats zurückgehen.

Die Rechtsgrundlage macht deutlich: Die AZAV-Zertifizierung ist keine freiwillige Qualitätsauszeichnung, sondern eine gesetzliche Voraussetzung für die Teilnahme am Markt der öffentlich geförderten Weiterbildung.

Wer kontrolliert die AZAV?

Die Kontrolle und Überwachung der AZAV erfolgt auf mehreren Ebenen, um sicherzustellen, dass die Qualitätsstandards eingehalten werden.

Auf der obersten Ebene steht die Deutsche Akkreditierungsstelle (DAkkS). Sie ist die nationale Akkreditierungsstelle der Bundesrepublik Deutschland und akkreditiert die fachkundigen Stellen, die Träger und Maßnahmen nach AZAV zertifizieren dürfen. Die DAkkS prüft, ob fachkundige Stellen die notwendige Kompetenz, Unabhängigkeit und Qualität besitzen, um AZAV-Zertifizierungen durchzuführen. Sie überwacht die fachkundigen Stellen regelmäßig durch Audits und kann Akkreditierungen entziehen, wenn Standards nicht eingehalten werden.

Die fachkundigen Stellen (FKS) selbst sind die nächste Kontrollinstanz. Sie führen die Zertifizierungsaudits bei Bildungsträgern durch, prüfen die Einhaltung der AZAV-Anforderungen und erteilen oder verweigern Zulassungen. Während der Gültigkeitsdauer der Zertifizierung führen sie Surveillance-Audits durch, um sicherzustellen, dass Träger die Qualitätsstandards kontinuierlich erfüllen.

Der AZAV-Beirat beim Bundesministerium für Arbeit und Soziales berät die Bundesregierung in Fragen der Qualitätssicherung und spricht Empfehlungen zur Weiterentwicklung der AZAV aus. Er setzt sich aus Vertretern der Bundesagentur für Arbeit, der Länder, der Sozialpartner, der Bildungsträger und der fachkundigen Stellen zusammen.

Die Bundesagentur für Arbeit und Jobcenter kontrollieren indirekt, indem sie nur mit zertifizierten Trägern zusammenarbeiten und bei Qualitätsproblemen Beschwerden an fachkundige Stellen oder die DAkkS melden können.

→ Mehr erfahren: AZAV-Beirats-Empfehlungen 2025

Was ist eine fachkundige Stelle (FKS)?

Eine fachkundige Stelle (FKS) ist eine von der Deutschen Akkreditierungsstelle (DAkkS) akkreditierte Zertifizierungsstelle, die berechtigt ist, Träger und Maßnahmen nach AZAV zu zertifizieren. Fachkundige Stellen sind private Unternehmen oder Organisationen, die als unabhängige Prüfinstanzen fungieren.

Zu den bekanntesten fachkundigen Stellen in Deutschland gehören TÜV-Gesellschaften (TÜV Rheinland, TÜV Nord, TÜV Süd), DEKRA, certqua, GUTcert und weitere spezialisierte Zertifizierungsgesellschaften. Jede fachkundige Stelle muss von der DAkkS für den Bereich AZAV akkreditiert sein, was bedeutet, dass sie nachweisen muss, über die notwendige Kompetenz, Unabhängigkeit und Qualitätssicherung zu verfügen.

Die Aufgaben einer fachkundigen Stelle umfassen die Durchführung von Zertifizierungsaudits bei Bildungsträgern, die Prüfung von Maßnahmen auf ihre Eignung für die Arbeitsförderung, die Erteilung von Zulassungen für Träger und Maßnahmen sowie die Durchführung von Surveillance-Audits während der Gültigkeitsdauer der Zertifizierung. Bei Nichterfüllung der Anforderungen können fachkundige Stellen Zulassungen verweigern oder entziehen.

Als Bildungsträger können Sie frei wählen, welche fachkundige Stelle Sie beauftragen möchten. Die Wahl sollte sich an Kriterien wie Branchenerfahrung, regionaler Präsenz, Servicequalität und Kosten orientieren. Ein Wechsel der fachkundigen Stelle ist bei der Rezertifizierung möglich, aber nicht zwingend notwendig.

Wichtig zu wissen: Fachkundige Stellen sind unabhängig und dürfen keine Beratungsleistungen für Träger erbringen, die sie zertifizieren. Dies soll Interessenkonflikte vermeiden und die Objektivität der Prüfung sicherstellen.

Was ist der AZAV-Beirat?

Der AZAV-Beirat ist ein beim Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) angesiedeltes Gremium, das die Bundesregierung in Fragen der Qualitätssicherung in der beruflichen Weiterbildung berät. Er wurde mit Inkrafttreten der AZAV im Jahr 2012 eingerichtet und spielt eine wichtige Rolle bei der Weiterentwicklung der Zertifizierungsstandards.

Der Beirat setzt sich aus Vertretern verschiedener Interessengruppen zusammen: der Bundesagentur für Arbeit, der Länder, der Sozialpartner (Gewerkschaften und Arbeitgeberverbände), der Bildungsträger, der fachkundigen Stellen und der Deutschen Akkreditierungsstelle (DAkkS). Diese pluralistische Zusammensetzung soll sicherstellen, dass unterschiedliche Perspektiven in die Empfehlungen einfließen.

Die Hauptaufgaben des AZAV-Beirats umfassen die Beobachtung der Zertifizierungspraxis, die Identifizierung von Problemen und Verbesserungspotenzialen, die Entwicklung von Empfehlungen zur Anpassung der AZAV und die Förderung des Austauschs zwischen den beteiligten Akteuren. Der Beirat tagt regelmäßig und veröffentlicht Empfehlungen, die oft in Änderungen der AZAV oder in Praxisleitfäden für fachkundige Stellen münden.

Besonders relevant sind die Beirats-Empfehlungen, die regelmäßig aktualisiert werden und Hinweise zur Auslegung der AZAV geben. Sie behandeln Themen wie die Digitalisierung von Bildungsangeboten, die Qualitätssicherung bei Online-Formaten oder die Anforderungen an das Beschwerdemanagement.

Für Bildungsträger sind die Empfehlungen des AZAV-Beirats wichtig, weil sie zeigen, in welche Richtung sich die Zertifizierungsstandards entwickeln und welche Themen zukünftig stärker in den Fokus rücken werden.

→ Mehr erfahren: AZAV-Beirats-Empfehlungen 2025

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2. Trägerzulassung

Was ist eine AZAV-Trägerzulassung?

Die AZAV-Trägerzulassung ist die Zertifizierung eines Bildungsträgers als Organisation, die berechtigt ist, Maßnahmen der Arbeitsförderung durchzuführen. Sie bestätigt, dass der Träger über ein funktionierendes Qualitätsmanagementsystem verfügt und die organisatorischen, personellen und fachlichen Voraussetzungen erfüllt, um qualitativ hochwertige Bildungsangebote zu gewährleisten.

Die Trägerzulassung ist eine Voraussetzung für die Maßnahmenzulassung – ohne zertifizierten Träger können Sie keine einzelnen Maßnahmen zulassen lassen. Sie bezieht sich auf den Träger als Ganzes, nicht auf einzelne Standorte oder Angebote. Allerdings können Sie die Trägerzulassung auf bestimmte Fachbereiche beschränken, etwa auf kaufmännische Weiterbildung, IT-Schulungen oder Coaching.

Die Trägerzulassung prüft verschiedene Aspekte Ihrer Organisation. Dazu gehören Ihr Qualitätsmanagementsystem (QMS), das auf Basis von ISO 9001 oder einem vergleichbaren Standard aufgebaut sein muss, Ihre personelle Ausstattung (qualifizierte Lehrkräfte, Verwaltungspersonal, QM-Beauftragte), Ihre räumliche und technische Ausstattung, Ihre Prozesse (von der Bedarfsanalyse über die Durchführung bis zur Erfolgskontrolle) sowie Ihr Beschwerdemanagement und Ihre Systeme zur kontinuierlichen Verbesserung.

Die Trägerzulassung wird für maximal fünf Jahre erteilt. Während dieser Zeit finden Surveillance-Audits statt, die sicherstellen, dass Sie die Qualitätsstandards kontinuierlich erfüllen. Nach Ablauf der fünf Jahre müssen Sie sich rezertifizieren lassen.

→ Mehr erfahren: Ultimativer AZAV-Guide

Wie lange dauert die AZAV-Trägerzulassung?

Die Dauer bis zur AZAV-Trägerzulassung hängt von mehreren Faktoren ab, insbesondere davon, wie gut Sie vorbereitet sind und wie schnell die fachkundige Stelle terminieren kann. Im Durchschnitt sollten Sie mit einem Zeitraum von drei bis sechs Monaten rechnen, von der Entscheidung für die Zertifizierung bis zur Erteilung der Zulassung.

Die Vorbereitungsphase nimmt den größten Teil der Zeit in Anspruch. Wenn Sie noch kein Qualitätsmanagementsystem haben, müssen Sie dieses zunächst aufbauen, was je nach Größe und Komplexität Ihrer Organisation zwei bis vier Monate dauern kann. Sie müssen Prozesse dokumentieren, ein QM-Handbuch erstellen, Mitarbeitende schulen und das System in der Praxis erproben.

Die Antragsphase bei der fachkundigen Stelle ist relativ kurz. Nach Einreichung Ihrer Unterlagen prüft die FKS diese auf Vollständigkeit und Plausibilität, was in der Regel ein bis zwei Wochen dauert. Anschließend wird ein Audit-Termin vereinbart, wobei die Wartezeit je nach Auslastung der fachkundigen Stelle zwischen zwei Wochen und zwei Monaten liegen kann.

Das Zertifizierungsaudit selbst dauert je nach Größe Ihres Trägers ein bis drei Tage. Bei kleinen Trägern mit wenigen Mitarbeitenden reicht oft ein Tag, bei größeren Organisationen mit mehreren Standorten können es auch drei Tage sein. Nach dem Audit erstellt die fachkundige Stelle einen Bericht und entscheidet über die Zulassung, was weitere ein bis zwei Wochen dauert.

Wenn Abweichungen festgestellt werden, müssen Sie Korrekturmaßnahmen umsetzen und nachweisen, was die Dauer verlängern kann. Bei kleineren Abweichungen reicht oft eine schriftliche Stellungnahme, bei größeren kann ein Nachaudit notwendig sein.

Tipp: Nutzen Sie ein Voraudit, um Schwachstellen frühzeitig zu identifizieren und zu beheben. Dies kann die Gesamtdauer verkürzen.

Was kostet eine AZAV-Trägerzulassung?

Die Kosten für eine AZAV-Trägerzulassung setzen sich aus mehreren Komponenten zusammen und variieren je nach Größe Ihres Trägers, Anzahl der Fachbereiche und gewählter fachkundiger Stelle. Insgesamt sollten Sie mit Gesamtkosten zwischen 3.000 und 15.000 Euro rechnen.

Die Audit-Gebühren der fachkundigen Stelle sind der größte Kostenblock. Sie richten sich nach dem Zeitaufwand für das Audit, der wiederum von der Größe Ihrer Organisation abhängt. Für kleine Träger mit wenigen Mitarbeitenden liegen die Audit-Kosten bei etwa 2.000 bis 4.000 Euro, für mittelgroße Träger bei 4.000 bis 8.000 Euro und für große Träger mit mehreren Standorten bei 8.000 bis 12.000 Euro oder mehr.

Hinzu kommen Kosten für den Aufbau des Qualitätsmanagementsystems, falls Sie noch keines haben. Wenn Sie dies intern leisten, entstehen Personalkosten durch den Zeitaufwand Ihrer Mitarbeitenden. Wenn Sie externe Beratung in Anspruch nehmen, können zusätzlich 3.000 bis 10.000 Euro anfallen, je nach Umfang der Unterstützung.

Schulungskosten für Mitarbeitende, insbesondere für QM-Beauftragte, sollten ebenfalls eingeplant werden. QM-Schulungen kosten zwischen 500 und 2.000 Euro pro Person. Wenn Sie Software für Ihr QM-System anschaffen (etwa für Dokumentenmanagement oder Prozesssteuerung), kommen weitere Kosten hinzu, die je nach Lösung zwischen 500 und 5.000 Euro pro Jahr liegen können.

Nach der Erstzertifizierung fallen laufende Kosten an: Surveillance-Audits während der fünf Jahre Gültigkeit kosten jeweils etwa 1.000 bis 3.000 Euro, und nach fünf Jahren steht die Rezertifizierung an, die ähnlich teuer ist wie die Erstzertifizierung.

Förderung: In einigen Bundesländern gibt es Förderprogramme für die AZAV-Zertifizierung. Informieren Sie sich bei Ihrer IHK oder Wirtschaftsförderung.

→ Mehr erfahren: AZAV-Kostenrechner

Welche Voraussetzungen brauche ich für die Trägerzulassung?

Für die AZAV-Trägerzulassung müssen Sie eine Reihe von Voraussetzungen erfüllen, die in § 2 AZAV definiert sind. Diese Anforderungen stellen sicher, dass Sie als Träger in der Lage sind, qualitativ hochwertige Bildungsmaßnahmen durchzuführen.

Die wichtigste Voraussetzung ist ein Qualitätsmanagementsystem (QMS), das auf einem anerkannten Standard basiert, in der Regel ISO 9001. Ihr QMS muss dokumentiert sein (QM-Handbuch), gelebte Prozesse abbilden und einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP) beinhalten. Es muss Elemente wie Managementbewertung, interne Audits, Beschwerdemanagement und Teilnehmerbefragungen umfassen.

Sie benötigen qualifiziertes Personal, sowohl im pädagogischen als auch im administrativen Bereich. Lehrkräfte müssen fachlich und pädagogisch geeignet sein, was durch Qualifikationsnachweise (Abschlüsse, Zertifikate) und Berufserfahrung belegt werden muss. Sie brauchen einen QM-Beauftragten, der für die Aufrechterhaltung und Weiterentwicklung des QMS verantwortlich ist.

Ihre räumliche und technische Ausstattung muss den Anforderungen Ihrer Bildungsangebote entsprechen. Das bedeutet geeignete Unterrichtsräume, angemessene Ausstattung (Technik, Medien, Arbeitsmaterialien) und barrierefreien Zugang, soweit möglich. Bei Online-Angeboten müssen Sie über eine geeignete technische Infrastruktur und Plattformen verfügen.

Sie müssen Prozesse für den gesamten Bildungsprozess definiert und dokumentiert haben: von der Bedarfsanalyse und Konzeptentwicklung über die Teilnehmergewinnung und -betreuung bis zur Durchführung, Erfolgskontrolle und Nachbetreuung. Diese Prozesse müssen nachvollziehbar, wirksam und kontinuierlich verbessert werden.

Ein systematisches Beschwerdemanagement ist Pflicht. Sie müssen Feedback-Kanäle etablieren, Beschwerden dokumentieren, bearbeiten und zur Verbesserung nutzen. Regelmäßige Teilnehmerbefragungen sind ebenfalls vorgeschrieben.

Schließlich müssen Sie wirtschaftlich stabil sein und über ausreichende finanzielle Ressourcen verfügen, um Ihre Bildungsangebote dauerhaft durchführen zu können.

→ Mehr erfahren: Controlling & KPIs für Bildungsträger

Wie lange ist die Trägerzulassung gültig?

Die AZAV-Trägerzulassung wird für maximal fünf Jahre erteilt. Dieser Zeitraum ist in § 2 Absatz 5 AZAV festgelegt und gilt für alle Bildungsträger unabhängig von Größe oder Fachbereich.

Die fünfjährige Gültigkeit bedeutet nicht, dass Sie in dieser Zeit ungeprüft bleiben. Während der Gültigkeitsdauer finden Surveillance-Audits (Überwachungsaudits) statt, in der Regel einmal jährlich oder alle 18 Monate, je nach Vereinbarung mit der fachkundigen Stelle. Diese Audits prüfen, ob Sie die Qualitätsstandards weiterhin erfüllen und Ihr QMS kontinuierlich weiterentwickeln.

Die fünfjährige Befristung soll sicherstellen, dass Träger regelmäßig umfassend geprüft werden und sich nicht auf einmal erreichter Qualität ausruhen. Sie zwingt Träger dazu, ihr QMS lebendig zu halten und kontinuierlich zu verbessern.

Vor Ablauf der fünf Jahre müssen Sie die Rezertifizierung beantragen. Der Prozess ähnelt der Erstzertifizierung: Sie reichen aktualisierte Unterlagen ein, es findet ein Rezertifizierungsaudit statt, und bei erfolgreicher Prüfung wird die Zulassung für weitere fünf Jahre verlängert. Es ist ratsam, die Rezertifizierung etwa sechs Monate vor Ablauf der Zulassung zu beantragen, um sicherzustellen, dass keine Lücke entsteht.

Wenn Ihre Zulassung ausläuft und Sie nicht rechtzeitig rezertifiziert werden, verlieren Sie die Berechtigung, geförderte Maßnahmen durchzuführen. Laufende Maßnahmen können in der Regel noch beendet werden, aber Sie dürfen keine neuen Teilnehmenden mehr aufnehmen.

Tipp: Nutzen Sie die fünf Jahre, um Ihr QMS kontinuierlich zu verbessern. Dokumentieren Sie alle Verbesserungsmaßnahmen – das erleichtert die Rezertifizierung erheblich.

Was passiert bei der Rezertifizierung?

Die Rezertifizierung ist der Prozess, durch den Ihre AZAV-Trägerzulassung nach Ablauf der fünfjährigen Gültigkeit verlängert wird. Sie ist im Grunde eine erneute Zertifizierung, bei der geprüft wird, ob Sie die Qualitätsstandards weiterhin erfüllen und Ihr QMS in den vergangenen Jahren weiterentwickelt haben.

Der Ablauf der Rezertifizierung ähnelt der Erstzertifizierung, ist aber oft etwas schlanker, weil die fachkundige Stelle Ihren Träger bereits kennt. Sie beginnen mit der Antragstellung bei Ihrer fachkundigen Stelle, idealerweise sechs Monate vor Ablauf der aktuellen Zulassung. Sie reichen aktualisierte Unterlagen ein: ein aktualisiertes QM-Handbuch, Nachweise über durchgeführte interne Audits und Managementbewertungen der letzten Jahre, Dokumentationen von Verbesserungsmaßnahmen sowie aktuelle Qualifikationsnachweise Ihres Personals.

Die fachkundige Stelle prüft die Unterlagen und vereinbart einen Termin für das Rezertifizierungsaudit. Dieses Audit ist umfassender als ein Surveillance-Audit, aber oft kürzer als das Erstaudit, da die Grundstrukturen bereits bekannt sind. Der Fokus liegt auf der Frage, ob Ihr QMS lebendig ist und sich weiterentwickelt hat.

Besonders wichtig bei der Rezertifizierung ist der Nachweis, dass Sie Ihr QMS kontinuierlich verbessert haben. Die Auditoren wollen sehen, dass Sie aus Audits, Beschwerden und Feedback gelernt und Maßnahmen umgesetzt haben. Dokumentierte Verbesserungsprojekte, Prozessoptimierungen oder Innovationen in Ihren Bildungsangeboten sind positive Signale.

Nach erfolgreichem Audit wird die Zulassung für weitere fünf Jahre verlängert. Falls Abweichungen festgestellt werden, müssen diese wie bei der Erstzertifizierung behoben werden, bevor die Verlängerung erteilt wird.

Häufiger Fehler: Viele Träger bereiten sich erst kurz vor Ablauf auf die Rezertifizierung vor. Besser ist es, die Rezertifizierung als kontinuierlichen Prozess zu verstehen und über die gesamten fünf Jahre hinweg Verbesserungen zu dokumentieren.

→ Mehr erfahren: Managementbewertung für AZAV-Bildungsträger

Kann ich die Trägerzulassung verlieren?

Ja, die AZAV-Trägerzulassung kann entzogen werden, wenn Sie die Anforderungen nicht mehr erfüllen oder gegen die Auflagen verstoßen. Ein Entzug ist allerdings die Ultima Ratio und erfolgt nur bei schwerwiegenden oder wiederholten Verstößen.

Gründe für einen Entzug können sein: Schwerwiegende Qualitätsmängel, die in Surveillance-Audits festgestellt werden und nicht behoben werden, systematische Verstöße gegen AZAV-Anforderungen, etwa fehlende Teilnehmerbefragungen oder nicht funktionierendes Beschwerdemanagement, Täuschungsversuche bei Audits oder in der Dokumentation, wirtschaftliche Insolvenz oder Zahlungsunfähigkeit sowie schwerwiegende Beschwerden von Teilnehmenden oder Kostenträgern, die auf systematische Probleme hinweisen.

Bevor es zu einem Entzug kommt, gibt es in der Regel Warnungen und Fristen zur Behebung von Mängeln. Die fachkundige Stelle wird Sie auffordern, Abweichungen zu korrigieren und Nachweise zu erbringen. Nur wenn Sie diesen Aufforderungen nicht nachkommen oder die Mängel so schwerwiegend sind, dass eine Behebung unrealistisch erscheint, wird die Zulassung entzogen.

Ein Entzug hat gravierende Folgen: Sie dürfen keine geförderten Maßnahmen mehr durchführen, laufende Maßnahmen müssen in der Regel abgebrochen werden (mit Übergangsfristen für Teilnehmende), und Sie müssen sich neu zertifizieren lassen, wenn Sie wieder am Markt teilnehmen wollen.

Prävention: Nehmen Sie Surveillance-Audits ernst, beheben Sie festgestellte Abweichungen zeitnah, pflegen Sie Ihr QMS kontinuierlich und reagieren Sie proaktiv auf Beschwerden oder Probleme. Ein lebendiges QMS ist der beste Schutz vor einem Entzug.

Brauche ich ein QM-System für die Trägerzulassung?

Ja, ein Qualitätsmanagementsystem (QMS) ist eine zwingende Voraussetzung für die AZAV-Trägerzulassung. § 2 Absatz 4 AZAV fordert explizit, dass Träger über ein Qualitätsmanagementsystem verfügen müssen, das bestimmte Anforderungen erfüllt.

Das QMS muss auf einem anerkannten Standard basieren. In der Praxis wird fast immer ISO 9001 als Grundlage gewählt, da diese Norm international anerkannt ist und die Anforderungen der AZAV gut abdeckt. Alternativ sind auch andere Qualitätsmanagement-Normen möglich, etwa EFQM oder branchenspezifische Standards, solange sie gleichwertige Anforderungen erfüllen.

Ihr QMS muss verschiedene Elemente umfassen, die in der AZAV gefordert werden. Dazu gehören ein dokumentiertes QM-Handbuch, das Ihre Prozesse, Verantwortlichkeiten und Qualitätspolitik beschreibt, definierte Prozesse für alle Bereiche Ihrer Bildungsarbeit (von der Bedarfsanalyse bis zur Erfolgskontrolle), ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP), der sicherstellt, dass Sie Ihr System ständig weiterentwickeln, Managementbewertungen, in denen die Geschäftsführung regelmäßig die Wirksamkeit des QMS prüft, interne Audits, die die Einhaltung der Prozesse überprüfen, ein Beschwerdemanagement, das Feedback systematisch erfasst und nutzt, sowie regelmäßige Teilnehmerbefragungen.

Das QMS darf nicht nur auf dem Papier existieren – es muss gelebt werden. Die Auditoren prüfen, ob Ihre dokumentierten Prozesse tatsächlich angewendet werden, ob Verbesserungsmaßnahmen umgesetzt werden und ob das QMS zur Qualitätssicherung beiträgt.

Viele Träger scheuen den Aufwand eines QMS, aber richtig aufgebaut ist es kein bürokratisches Monster, sondern ein nützliches Steuerungsinstrument, das Ihnen hilft, Ihre Bildungsarbeit zu professionalisieren und kontinuierlich zu verbessern.

→ Mehr erfahren: Controlling & KPIs für Bildungsträger

Welche fachkundige Stelle soll ich wählen?

Die Wahl der fachkundigen Stelle ist eine wichtige Entscheidung, die Sie sorgfältig treffen sollten. Sie haben die freie Wahl unter allen von der DAkkS akkreditierten fachkundigen Stellen, unabhängig vom Bundesland, in dem Sie tätig sind.

Bei der Auswahl sollten Sie mehrere Kriterien berücksichtigen. Branchenerfahrung ist wichtig: Hat die fachkundige Stelle Erfahrung mit Trägern Ihrer Größe und aus Ihrem Fachbereich? Manche FKS sind spezialisiert auf bestimmte Branchen (IT, Gesundheit, kaufmännische Bildung) und kennen die spezifischen Anforderungen besser.

Regionale Präsenz kann relevant sein, wenn Sie Wert auf persönliche Betreuung und kurze Wege legen. Einige FKS haben bundesweit Niederlassungen, andere sind regional konzentriert. Servicequalität umfasst Aspekte wie Erreichbarkeit, Beratungsqualität (im Rahmen des Erlaubten), Flexibilität bei Terminen und Kommunikationsverhalten.

Die Kosten variieren zwischen fachkundigen Stellen. Holen Sie Angebote von mehreren FKS ein und vergleichen Sie nicht nur die Audit-Gebühren, sondern auch Nebenkosten wie Reisekosten oder Kosten für Surveillance-Audits. Achten Sie aber darauf, dass der billigste Anbieter nicht immer der beste ist – Qualität und Service sollten ebenfalls zählen.

Empfehlungen von anderen Bildungsträgern können hilfreich sein. Fragen Sie in Ihrem Netzwerk nach Erfahrungen mit verschiedenen fachkundigen Stellen. Auch Online-Bewertungen und Erfahrungsberichte können Hinweise geben.

Wichtig: Sie sind nicht dauerhaft an eine fachkundige Stelle gebunden. Bei der Rezertifizierung können Sie zu einer anderen FKS wechseln, wenn Sie mit der bisherigen unzufrieden sind.

Tipp: Führen Sie Vorgespräche mit mehreren fachkundigen Stellen, bevor Sie sich entscheiden. So bekommen Sie ein Gefühl für die Arbeitsweise und können die beste Wahl treffen.

Was ist ein Surveillance-Audit?

Ein Surveillance-Audit (Überwachungsaudit) ist eine regelmäßige Überprüfung während der Gültigkeitsdauer Ihrer AZAV-Trägerzulassung, die sicherstellt, dass Sie die Qualitätsstandards kontinuierlich erfüllen. Der Begriff "Surveillance" kommt aus dem Englischen und bedeutet Überwachung.

Surveillance-Audits finden in der Regel einmal jährlich oder alle 18 Monate statt, je nach Vereinbarung mit Ihrer fachkundigen Stelle. Sie sind kürzer und fokussierter als das Erstzertifizierungsaudit, dauern meist einen halben bis einen Tag und konzentrieren sich auf ausgewählte Bereiche Ihres QMS.

Die Auditoren prüfen bei Surveillance-Audits verschiedene Aspekte. Sie schauen, ob Verbesserungsmaßnahmen aus früheren Audits umgesetzt wurden, ob Ihr QMS weiterhin funktioniert und gelebt wird, ob neue Entwicklungen (neue Maßnahmen, neue Standorte, neue Mitarbeitende) ordnungsgemäß in das QMS integriert wurden, ob Beschwerden angemessen bearbeitet wurden und ob Teilnehmerbefragungen durchgeführt und ausgewertet wurden.

Surveillance-Audits sind nicht optional – sie sind Teil der Zertifizierung und in den Kosten der Trägerzulassung oft schon eingerechnet oder werden separat in Rechnung gestellt. Wenn Sie ein Surveillance-Audit verweigern oder wiederholt nicht bestehen, kann dies zum Entzug der Zulassung führen.

Der Vorteil von Surveillance-Audits ist, dass sie Ihnen helfen, Ihr QMS kontinuierlich zu verbessern und Probleme frühzeitig zu erkennen. Sie sind weniger stressig als Rezertifizierungsaudits, weil sie fokussierter sind und Sie bereits eine Beziehung zur fachkundigen Stelle haben.

Tipp: Bereiten Sie sich auf Surveillance-Audits genauso sorgfältig vor wie auf Erstzertifizierungen. Dokumentieren Sie alle Verbesserungsmaßnahmen und halten Sie Ihr QM-Handbuch aktuell.

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3. Maßnahmenzulassung

Was ist eine AZAV-Maßnahmenzulassung?

Die AZAV-Maßnahmenzulassung ist die Zertifizierung einzelner Bildungsmaßnahmen, die bestätigt, dass diese Maßnahme geeignet ist, die Ziele der Arbeitsförderung zu erreichen. Während die Trägerzulassung den Bildungsträger als Organisation zertifiziert, bezieht sich die Maßnahmenzulassung auf konkrete Bildungsangebote wie Umschulungen, Weiterbildungen, Coachings oder Trainings.

Die Maßnahmenzulassung prüft, ob Ihre Bildungsmaßnahme verschiedene Kriterien erfüllt. Dazu gehört die Eignung zur Erreichung des Förderziels – trägt die Maßnahme dazu bei, Teilnehmende in Arbeit zu bringen oder ihre Beschäftigungsfähigkeit zu verbessern? Die fachliche Qualität des Curriculums, der Lehrmaterialien und der didaktischen Konzeption wird ebenso geprüft wie die Qualifikation der Lehrkräfte, die die Maßnahme durchführen.

Auch die Ausstattung (Räume, Technik, Materialien) muss angemessen sein, und die Maßnahme muss wirtschaftlich vertretbar sein – die Kosten müssen in einem angemessenen Verhältnis zum erwarteten Nutzen stehen. Schließlich muss die Maßnahme in Ihr QM-System integriert sein, mit definierten Prozessen für Durchführung, Qualitätssicherung und Erfolgskontrolle.

Die Maßnahmenzulassung wird für eine konkrete Maßnahme erteilt, definiert durch Titel, Inhalte, Dauer, Zielgruppe und Fachbereich. Wenn Sie mehrere verschiedene Maßnahmen anbieten möchten, benötigen Sie für jede eine separate Zulassung. Allerdings können Sie Maßnahmebündel zulassen lassen, wenn mehrere Maßnahmen inhaltlich zusammenhängen.

Ohne Maßnahmenzulassung dürfen Sie eine Maßnahme nicht mit Bildungsgutscheinen oder anderen Förderinstrumenten durchführen, selbst wenn Sie eine Trägerzulassung haben.

→ Mehr erfahren: Ultimativer AZAV-Guide

Brauche ich für jede Maßnahme eine Zulassung?

Ja, grundsätzlich benötigen Sie für jede Bildungsmaßnahme, die Sie mit Förderinstrumenten der Arbeitsagentur durchführen möchten, eine separate Maßnahmenzulassung. Es gibt jedoch Möglichkeiten, mehrere ähnliche Maßnahmen gebündelt zuzulassen.

Wenn Sie beispielsweise verschiedene Varianten einer Maßnahme anbieten (unterschiedliche Dauer, Vollzeit vs. Teilzeit, mit oder ohne Praktikum), können Sie diese oft als eine Maßnahme mit Varianten zulassen lassen, was Kosten spart. Auch Maßnahmebündel sind möglich: Wenn Sie mehrere inhaltlich zusammenhängende Maßnahmen anbieten (etwa verschiedene IT-Kurse), können Sie diese als Bündel zulassen lassen.

Für modulare Maßnahmen, bei denen Teilnehmende aus verschiedenen Modulen wählen können, gibt es spezielle Zulassungsmodelle. Sie können die Module einzeln oder als Gesamtpaket zulassen lassen, je nachdem, wie flexibel Ihre Maßnahme gestaltet ist.

Wichtig: Jede Änderung einer zugelassenen Maßnahme – etwa bei Inhalten, Dauer oder Zielgruppe – muss der fachkundigen Stelle gemeldet und genehmigt werden. Bei wesentlichen Änderungen kann eine neue Zulassung notwendig sein.

Die Notwendigkeit separater Zulassungen mag aufwändig erscheinen, stellt aber sicher, dass jede Maßnahme individuell auf ihre Eignung für die Arbeitsförderung geprüft wird. Sie verhindert, dass Träger unter dem Deckmantel einer zugelassenen Maßnahme völlig andere Inhalte anbieten.

Tipp: Planen Sie Ihr Maßnahmenportfolio strategisch. Überlegen Sie, welche Maßnahmen Sie wirklich brauchen, und nutzen Sie Bündelungsmöglichkeiten, um Kosten zu sparen.

Wie lange dauert die Maßnahmenzulassung?

Die Dauer bis zur Maßnahmenzulassung ist in der Regel kürzer als bei der Trägerzulassung, da die Prüfung fokussierter ist. Im Durchschnitt sollten Sie mit vier bis acht Wochen rechnen, von der Antragstellung bis zur Erteilung der Zulassung.

Der Prozess beginnt mit der Antragstellung bei Ihrer fachkundigen Stelle. Sie reichen ein detailliertes Maßnahmenkonzept ein, das Ziele, Inhalte, Methoden, Dauer, Zielgruppe und Erfolgskriterien beschreibt, sowie Curricula und Stundenpläne, Qualifikationsnachweise der Lehrkräfte, Nachweise über die Ausstattung und eine Kalkulation der Kosten.

Die fachkundige Stelle prüft die Unterlagen auf Vollständigkeit und Plausibilität, was in der Regel ein bis zwei Wochen dauert. Bei Unklarheiten oder fehlenden Informationen werden Sie um Ergänzungen gebeten. Anschließend findet oft ein Vor-Ort-Termin statt, bei dem die Auditoren die Räumlichkeiten, Ausstattung und ggf. Lehrkräfte kennenlernen. Dieser Termin ist kürzer als ein Trägerzulassungsaudit, meist zwei bis vier Stunden.

Nach dem Termin erstellt die fachkundige Stelle einen Bericht und entscheidet über die Zulassung, was weitere ein bis zwei Wochen dauert. Bei positiver Entscheidung erhalten Sie ein Zulassungszertifikat, das die Maßnahme detailliert beschreibt und die Gültigkeitsdauer angibt.

Falls Nachbesserungen notwendig sind, etwa bei der didaktischen Konzeption oder der Ausstattung, müssen Sie diese umsetzen und nachweisen, was die Dauer verlängern kann.

Tipp: Bereiten Sie Ihr Maßnahmenkonzept sorgfältig vor. Je vollständiger und durchdachter Ihre Unterlagen sind, desto schneller geht die Zulassung.

Was kostet eine Maßnahmenzulassung?

Die Kosten für eine AZAV-Maßnahmenzulassung sind deutlich niedriger als für eine Trägerzulassung, da der Prüfaufwand geringer ist. Sie sollten mit 800 bis 3.000 Euro pro Maßnahme rechnen, abhängig von der Komplexität der Maßnahme und der fachkundigen Stelle.

Einfache Maßnahmen wie kurze Seminare oder Workshops kosten in der Zulassung oft 800 bis 1.500 Euro. Komplexere Maßnahmen wie Umschulungen oder mehrmonatige Weiterbildungen mit Praktikum kosten 1.500 bis 3.000 Euro. Maßnahmebündel, bei denen mehrere Maßnahmen gemeinsam zugelassen werden, können günstiger sein als Einzelzulassungen, da der Prüfaufwand teilweise gebündelt werden kann.

Die Kosten setzen sich zusammen aus Prüfgebühren der fachkundigen Stelle, Reisekosten für den Vor-Ort-Termin (falls erforderlich) und ggf. Kosten für Nachbesserungen oder Nachprüfungen, wenn die Maßnahme beim ersten Anlauf nicht zugelassen wird.

Zusätzlich sollten Sie interne Kosten einkalkulieren: den Zeitaufwand für die Erstellung des Maßnahmenkonzepts, die Vorbereitung der Unterlagen und die Teilnahme am Vor-Ort-Termin. Je nach Komplexität der Maßnahme können hier mehrere Personentage anfallen.

Laufende Kosten: Maßnahmenzulassungen sind maximal drei Jahre gültig. Danach müssen Sie die Maßnahme rezertifizieren lassen, was ähnlich teuer ist wie die Erstzulassung. Wenn Sie die Maßnahme nicht mehr anbieten, lassen Sie die Zulassung einfach auslaufen.

Tipp: Nutzen Sie Bündelungsmöglichkeiten, um Kosten zu sparen. Wenn Sie mehrere ähnliche Maßnahmen anbieten, prüfen Sie, ob eine Bündelung möglich ist.

→ Mehr erfahren: AZAV-Kostenrechner

Wie lange ist eine Maßnahmenzulassung gültig?

Die AZAV-Maßnahmenzulassung wird für maximal drei Jahre erteilt, wie in § 8 Absatz 1 AZAV festgelegt. Diese Gültigkeitsdauer ist kürzer als bei der Trägerzulassung (fünf Jahre), weil Bildungsmaßnahmen sich schneller verändern und an aktuelle Arbeitsmarktanforderungen angepasst werden müssen.

Die dreijährige Gültigkeit bedeutet, dass Sie nach drei Jahren entscheiden müssen, ob Sie die Maßnahme rezertifizieren lassen oder auslaufen lassen. Wenn die Maßnahme noch nachgefragt wird und aktuell ist, beantragen Sie eine Rezertifizierung, bei der die Maßnahme erneut geprüft und ggf. aktualisiert wird. Wenn die Maßnahme nicht mehr relevant ist oder Sie sie nicht mehr anbieten möchten, lassen Sie die Zulassung einfach auslaufen.

Wichtig: Während der dreijährigen Gültigkeit können Sie die Maßnahme beliebig oft durchführen, solange sie inhaltlich unverändert bleibt. Wenn Sie wesentliche Änderungen vornehmen möchten (etwa bei Inhalten, Dauer oder Zielgruppe), müssen Sie diese der fachkundigen Stelle melden. Bei kleineren Anpassungen reicht oft eine Mitteilung, bei größeren Änderungen kann eine neue Zulassung notwendig sein.

Die dreijährige Befristung hat auch Vorteile: Sie zwingt Sie dazu, Ihre Maßnahmen regelmäßig zu überprüfen und zu aktualisieren. Bildungsinhalte, die vor drei Jahren aktuell waren, können heute veraltet sein. Die Rezertifizierung ist eine Chance, Ihre Maßnahme an neue Entwicklungen anzupassen.

Tipp: Beginnen Sie etwa sechs Monate vor Ablauf der Zulassung mit der Vorbereitung der Rezertifizierung. So vermeiden Sie Lücken und können die Maßnahme kontinuierlich anbieten.

Was ist der Unterschied zwischen Träger- und Maßnahmenzulassung?

Träger- und Maßnahmenzulassung sind zwei verschiedene, aber zusammenhängende Zertifizierungen, die beide notwendig sind, um geförderte Bildungsmaßnahmen durchzuführen.

Die Trägerzulassung zertifiziert den Bildungsträger als Organisation. Sie prüft, ob der Träger über ein funktionierendes Qualitätsmanagementsystem, qualifiziertes Personal, angemessene Ausstattung und stabile Prozesse verfügt. Die Trägerzulassung ist trägerübergreifend – sie gilt für den gesamten Träger, nicht für einzelne Standorte oder Angebote (kann aber auf Fachbereiche beschränkt werden). Sie ist fünf Jahre gültig und Voraussetzung für die Maßnahmenzulassung – ohne Trägerzulassung können Sie keine Maßnahmen zulassen lassen.

Die Maßnahmenzulassung zertifiziert einzelne Bildungsangebote. Sie prüft, ob eine konkrete Maßnahme geeignet ist, die Ziele der Arbeitsförderung zu erreichen. Die Maßnahmenzulassung ist maßnahmenspezifisch – sie gilt nur für die konkret beschriebene Maßnahme mit definierten Inhalten, Dauer und Zielgruppe. Sie ist drei Jahre gültig und setzt eine Trägerzulassung voraus – Sie können eine Maßnahme nur zulassen lassen, wenn Sie bereits als Träger zertifiziert sind.

Ein Vergleich: Die Trägerzulassung ist wie ein Führerschein – sie bestätigt, dass Sie grundsätzlich fahren können. Die Maßnahmenzulassung ist wie eine Zulassung für ein bestimmtes Fahrzeug – sie bestätigt, dass dieses konkrete Fahrzeug verkehrstauglich ist. Beide brauchen Sie, um am Straßenverkehr (bzw. am Markt geförderter Bildung) teilzunehmen.

Kosten: Die Trägerzulassung ist deutlich teurer (3.000-15.000 Euro), die Maßnahmenzulassung günstiger (800-3.000 Euro pro Maßnahme).

Tipp: Lassen Sie sich zuerst als Träger zertifizieren, bevor Sie Maßnahmen zulassen lassen. Manche fachkundigen Stellen bieten Pakete an, bei denen Träger- und erste Maßnahmenzulassung gebündelt werden.

Kann ich eine Maßnahme ohne Trägerzulassung zulassen?

Nein, eine Maßnahmenzulassung ist nicht möglich ohne gültige Trägerzulassung. § 8 Absatz 1 AZAV stellt klar, dass Maßnahmen nur zugelassen werden können, wenn der Träger über eine gültige Trägerzulassung verfügt.

Diese Regelung macht Sinn: Die Trägerzulassung prüft die organisatorischen Rahmenbedingungen – ob Sie als Träger überhaupt in der Lage sind, qualitativ hochwertige Bildungsmaßnahmen durchzuführen. Die Maßnahmenzulassung prüft dann, ob eine konkrete Maßnahme fachlich geeignet ist. Ohne die organisatorische Basis (Trägerzulassung) nützt die beste Maßnahmenkonzeption nichts.

Wenn Ihre Trägerzulassung ausläuft oder entzogen wird, verlieren Sie automatisch auch alle Maßnahmenzulassungen. Sie dürfen dann keine geförderten Maßnahmen mehr durchführen, bis Sie sich erneut als Träger zertifizieren lassen.

Umgekehrt gilt: Wenn Sie eine Trägerzulassung haben, aber keine Maßnahmenzulassungen, dürfen Sie ebenfalls keine geförderten Maßnahmen durchführen. Beide Zulassungen sind notwendige Bedingungen, die zusammenkommen müssen.

Praktische Konsequenz: Planen Sie die Zertifizierung in der richtigen Reihenfolge. Erst Trägerzulassung beantragen und erhalten, dann Maßnahmen zulassen lassen. Manche fachkundigen Stellen bieten an, beide Prozesse parallel zu führen, aber die Maßnahmenzulassung wird erst erteilt, wenn die Trägerzulassung vorliegt.

Was sind BDKS-Systematikpositionen?

BDKS steht für Bundesweite Datenbank für Kostenstrukturen und ist ein System, das Bildungsmaßnahmen nach Fachbereichen und Inhaltsfeldern kategorisiert. Jede AZAV-zugelassene Maßnahme muss einer oder mehreren BDKS-Systematikpositionen zugeordnet werden.

Die BDKS-Systematik gliedert sich in Fachbereiche (z.B. "Kaufmännische Dienstleistungen", "IT und Medien", "Gesundheit und Pflege") und innerhalb dieser Fachbereiche in Systematikpositionen, die spezifische Inhaltsfelder beschreiben (z.B. "Buchhaltung", "Webentwicklung", "Altenpflege").

Die Zuordnung zu BDKS-Systematikpositionen hat mehrere Funktionen. Sie ermöglicht die Vergleichbarkeit von Maßnahmen – Kostenträger können Maßnahmen mit ähnlichen Inhalten vergleichen. Sie dient der Kostenprüfung – die Bundesagentur für Arbeit nutzt die BDKS, um zu prüfen, ob die Kosten einer Maßnahme angemessen sind. Und sie erleichtert die Suche für Teilnehmende – in der KURSNET-Datenbank der Bundesagentur können Maßnahmen nach BDKS-Systematikpositionen gefiltert werden.

Bei der Maßnahmenzulassung müssen Sie angeben, welchen BDKS-Systematikpositionen Ihre Maßnahme zugeordnet werden soll. Die fachkundige Stelle prüft, ob diese Zuordnung plausibel ist. Eine Maßnahme kann mehreren Systematikpositionen zugeordnet werden, wenn sie verschiedene Inhaltsfelder abdeckt.

Wichtig: Die BDKS-Zuordnung beeinflusst auch die Kostenerstattung. Die Bundesagentur für Arbeit hat für verschiedene Systematikpositionen Richtwerte für angemessene Kosten. Wenn Ihre Maßnahme deutlich teurer ist als der Richtwert, müssen Sie dies begründen können.

Tipp: Informieren Sie sich vor der Maßnahmenentwicklung über die BDKS-Systematik und die zugehörigen Kostenrichtwerte. So können Sie Ihre Maßnahme von Anfang an passend konzipieren.

→ Mehr erfahren: AZAV-Wiki: BDKS

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4. Qualitätsmanagement

Welches QM-System brauche ich für AZAV?

Für die AZAV-Zertifizierung benötigen Sie ein Qualitätsmanagementsystem (QMS), das auf einem anerkannten Standard basiert. Die AZAV schreibt keinen spezifischen Standard vor, sondern fordert in § 2 Absatz 4, dass das QMS bestimmte Elemente umfassen muss.

In der Praxis wird fast immer ISO 9001 als Grundlage gewählt. ISO 9001 ist die international führende Norm für Qualitätsmanagement und deckt alle Anforderungen der AZAV ab. Die meisten fachkundigen Stellen sind mit ISO 9001 vertraut, was die Zertifizierung erleichtert. Zudem bringt eine ISO 9001-Zertifizierung zusätzliche Vorteile, etwa bei der Teilnahme an Ausschreibungen oder der Zusammenarbeit mit anderen Auftraggebern.

Alternative Standards sind möglich, etwa EFQM (European Foundation for Quality Management), das stärker auf Excellence und kontinuierliche Verbesserung fokussiert ist, oder branchenspezifische Standards wie LQW (Lernerorientierte Qualitätstestierung in der Weiterbildung). Diese Alternativen sind seltener und nicht alle fachkundigen Stellen sind gleichermaßen damit vertraut.

Wichtig ist, dass Ihr QMS die AZAV-spezifischen Anforderungen erfüllt, unabhängig vom gewählten Standard. Dazu gehören ein dokumentiertes QM-Handbuch, definierte Prozesse für alle Bereiche der Bildungsarbeit, ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP), Managementbewertungen, interne Audits, ein systematisches Beschwerdemanagement und regelmäßige Teilnehmerbefragungen.

Sie müssen keine separate ISO 9001-Zertifizierung haben, um die AZAV-Trägerzulassung zu erhalten. Die fachkundige Stelle prüft im Rahmen des AZAV-Audits, ob Ihr QMS die Anforderungen erfüllt. Manche Träger lassen sich zusätzlich nach ISO 9001 zertifizieren, um ein unabhängiges Qualitätssiegel zu haben, aber das ist nicht notwendig.

Tipp: Wenn Sie noch kein QMS haben, orientieren Sie sich an ISO 9001. Es gibt zahlreiche Vorlagen, Schulungen und Beratungsangebote, die Ihnen den Aufbau erleichtern.

→ Mehr erfahren: Controlling & KPIs für Bildungsträger

Muss es ISO 9001 sein?

Nein, ISO 9001 ist nicht zwingend vorgeschrieben, aber es ist der de facto Standard für AZAV-Zertifizierungen. Die AZAV fordert lediglich ein Qualitätsmanagementsystem, das bestimmte Anforderungen erfüllt, schreibt aber keinen spezifischen Standard vor.

Sie können theoretisch auch ein selbst entwickeltes QMS nutzen, solange es alle AZAV-Anforderungen abdeckt. In der Praxis ist dies jedoch selten sinnvoll, weil Sie dann nachweisen müssen, dass Ihr System gleichwertig zu anerkannten Standards ist, was aufwändiger sein kann als die Nutzung von ISO 9001.

Alternative Standards wie EFQM oder LQW sind möglich und werden von manchen fachkundigen Stellen akzeptiert. Allerdings sollten Sie vorab klären, ob Ihre gewählte fachkundige Stelle mit dem alternativen Standard vertraut ist. Wenn Sie später die fachkundige Stelle wechseln, kann es zu Problemen kommen, wenn die neue FKS den Standard nicht kennt.

Der Vorteil von ISO 9001 liegt in seiner weiten Verbreitung und Akzeptanz. Alle fachkundigen Stellen kennen ISO 9001 und wissen, wie sie es prüfen müssen. Zudem bringt eine ISO 9001-Orientierung Vorteile über die AZAV hinaus: Viele Auftraggeber, Kooperationspartner oder Förderer erwarten oder bevorzugen ISO 9001-basierte Systeme.

Wichtig: Auch wenn Sie ISO 9001 als Grundlage wählen, müssen Sie die AZAV-spezifischen Anforderungen erfüllen, die über ISO 9001 hinausgehen. Dazu gehören insbesondere das Beschwerdemanagement mit regelmäßigen Teilnehmerbefragungen und die spezifischen Prozessanforderungen für Bildungsmaßnahmen.

Tipp: Nutzen Sie ISO 9001 als Grundlage und ergänzen Sie es um die AZAV-spezifischen Elemente. So haben Sie ein robustes, anerkanntes System, das beide Anforderungen erfüllt.

Was muss im QM-Handbuch stehen?

Das QM-Handbuch ist das zentrale Dokument Ihres Qualitätsmanagementsystems und beschreibt, wie Ihre Organisation funktioniert und wie Qualität sichergestellt wird. Für die AZAV-Zertifizierung muss Ihr QM-Handbuch bestimmte Inhalte umfassen.

Grundlegende Elemente sind die Qualitätspolitik, in der Sie Ihre grundsätzlichen Qualitätsziele und -prinzipien festlegen, die Organisationsstruktur mit Organigramm, Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten, eine Übersicht über Ihre Prozesse (Prozesslandkarte), die zeigt, welche Haupt- und Unterstützungsprozesse es gibt, sowie Verweise auf Prozessbeschreibungen, die detailliert darstellen, wie einzelne Prozesse ablaufen.

AZAV-spezifische Inhalte umfassen Beschreibungen des Beschwerdemanagements (wie Beschwerden erfasst, bearbeitet und ausgewertet werden), des Teilnehmerbefragungssystems (wie oft, mit welchen Methoden, wie ausgewertet), des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP), der Managementbewertung (wann, wie, durch wen), der internen Audits (Planung, Durchführung, Nachverfolgung) sowie der Prozesse für Bildungsmaßnahmen (von der Bedarfsanalyse über Konzeption, Durchführung bis zur Erfolgskontrolle).

Weitere wichtige Inhalte sind Qualifikationsanforderungen für Personal (Lehrkräfte, Verwaltung, QM-Beauftragte), Dokumentenlenkung (wie Dokumente erstellt, geprüft, freigegeben und aktualisiert werden), Aufzeichnungen (welche Nachweise geführt werden müssen) und Umgang mit Nichtkonformitäten (wie Fehler und Abweichungen behandelt werden).

Das QM-Handbuch muss aktuell sein und die tatsächliche Praxis widerspiegeln. Ein Handbuch, das nur auf dem Papier existiert, aber nicht gelebt wird, erfüllt die AZAV-Anforderungen nicht. Die Auditoren prüfen, ob Ihre dokumentierten Prozesse tatsächlich angewendet werden.

Umfang: Ein QM-Handbuch für einen kleinen Bildungsträger kann 30-50 Seiten umfassen, für größere Träger auch 100+ Seiten. Wichtiger als der Umfang ist die Klarheit und Praxistauglichkeit.

Tipp: Schreiben Sie Ihr QM-Handbuch so, dass neue Mitarbeitende verstehen, wie Ihre Organisation funktioniert. Vermeiden Sie Fachjargon und abstrakte Formulierungen.

→ Mehr erfahren: Managementbewertung für AZAV-Bildungsträger

Wie aufwändig ist das QM-System?

Der Aufwand für ein Qualitätsmanagementsystem hängt stark von der Größe und Komplexität Ihrer Organisation ab. Ein häufiges Missverständnis ist, dass ein QMS zwangsläufig bürokratisch und aufwändig sein muss. Richtig aufgebaut, ist ein QMS ein nützliches Steuerungsinstrument, das Ihnen hilft, Ihre Arbeit zu professionalisieren.

Für kleine Bildungsträger mit wenigen Mitarbeitenden (1-5 Personen) ist der Aufwand überschaubar. Der initiale Aufbau des QMS kann 20-40 Arbeitstage in Anspruch nehmen, wenn Sie es selbst machen, oder 10-20 Tage mit externer Unterstützung. Der laufende Aufwand beträgt etwa 1-2 Tage pro Monat für QM-Aufgaben (Dokumentation, interne Audits, Auswertungen).

Mittelgroße Träger (5-20 Mitarbeitende) benötigen für den Aufbau 40-80 Arbeitstage und haben einen laufenden Aufwand von 2-4 Tagen pro Monat. Oft wird eine Person als QM-Beauftragte benannt, die 20-30% ihrer Arbeitszeit für QM-Aufgaben verwendet.

Große Träger (20+ Mitarbeitende, mehrere Standorte) haben einen höheren Aufwand, oft mit einer Vollzeit-QM-Stelle. Der initiale Aufbau kann 80-150 Arbeitstage dauern, der laufende Aufwand entspricht 0,5-1 Vollzeitstelle.

Der Aufwand lässt sich reduzieren durch Nutzung von Vorlagen und Software (QM-Software, Dokumentenmanagementsysteme), Schulung der Mitarbeitenden (je besser alle das QMS verstehen, desto weniger Aufwand für den QM-Beauftragten), pragmatische Dokumentation (nur das Notwendige dokumentieren, nicht jedes Detail) und Integration in bestehende Prozesse (QM nicht als Zusatzaufgabe, sondern als Teil der normalen Arbeit verstehen).

Wichtig: Der größte Aufwand entsteht beim Aufbau. Sobald das QMS läuft, ist der laufende Aufwand deutlich geringer. Und: Ein gut funktionierendes QMS spart langfristig Zeit und Kosten, weil Prozesse effizienter werden und Fehler vermieden werden.

Tipp: Starten Sie mit einem schlanken QMS und entwickeln Sie es kontinuierlich weiter. Besser ein einfaches System, das gelebt wird, als ein perfektes System, das nur auf dem Papier existiert.

Was ist ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP)?

Der kontinuierliche Verbesserungsprozess (KVP), auch als Continuous Improvement bekannt, ist ein zentrales Element jedes Qualitätsmanagementsystems und eine explizite Anforderung der AZAV. KVP bedeutet, dass Sie Ihre Prozesse, Angebote und Ihr QMS systematisch und fortlaufend verbessern.

KVP basiert auf dem PDCA-Zyklus (Plan-Do-Check-Act): Plan – Sie identifizieren Verbesserungspotenziale und planen Maßnahmen. Do – Sie setzen die Maßnahmen um. Check – Sie prüfen, ob die Maßnahmen wirksam waren. Act – Sie standardisieren erfolgreiche Verbesserungen und starten den Zyklus von neuem.

Quellen für Verbesserungsideen sind vielfältig: Beschwerden und Feedback von Teilnehmenden, Kostenträgern oder Mitarbeitenden, Teilnehmerbefragungen, die Schwachstellen aufzeigen, interne Audits, die Abweichungen oder Optimierungspotenziale identifizieren, Managementbewertungen, in denen strategische Verbesserungsbedarfe erkannt werden, Benchmarking mit anderen Trägern oder Best Practices sowie Innovationen und neue Entwicklungen in der Branche.

Ein funktionierender KVP braucht Strukturen: einen definierten Prozess, wie Verbesserungsideen erfasst, bewertet, priorisiert und umgesetzt werden, klare Verantwortlichkeiten (wer ist für welche Verbesserung zuständig?), Dokumentation von Maßnahmen und deren Wirksamkeit sowie Nachverfolgung, um sicherzustellen, dass Maßnahmen tatsächlich umgesetzt werden.

KVP ist kein einmaliges Projekt, sondern eine Haltung und Kultur. Erfolgreiche Träger verstehen Verbesserung als Teil ihrer DNA und ermutigen alle Mitarbeitenden, Verbesserungsideen einzubringen.

Beispiele für KVP-Maßnahmen: Optimierung von Anmeldeprozessen nach Teilnehmerfeedback, Einführung neuer didaktischer Methoden nach Hospitationen, Verbesserung der Raumausstattung nach Beschwerden, Digitalisierung von Verwaltungsprozessen zur Effizienzsteigerung.

Tipp: Dokumentieren Sie alle Verbesserungsmaßnahmen in einem Verbesserungsregister. Das erleichtert die Nachverfolgung und zeigt bei Audits, dass Ihr KVP funktioniert.

→ Mehr erfahren: Beschwerdemanagement im AZAV-QM-System

Was ist eine Managementbewertung?

Die Managementbewertung (auch Management Review genannt) ist ein systematischer Prozess, bei dem die oberste Leitung (Geschäftsführung) das Qualitätsmanagementsystem bewertet, dessen Wirksamkeit prüft und strategische Entscheidungen trifft. Sie ist eine Anforderung sowohl von ISO 9001 als auch der AZAV.

Die Managementbewertung findet in der Regel einmal jährlich statt, kann aber auch häufiger durchgeführt werden. Sie ist kein Dokument, sondern ein Meeting oder eine Strategieklausur, in der die Geschäftsführung verschiedene Aspekte des QMS und der Bildungsarbeit systematisch betrachtet.

Eingaben (Inputs) für die Managementbewertung umfassen Ergebnisse von internen und externen Audits, Teilnehmerbefragungen und Beschwerden, Kennzahlen zur Qualität und Wirtschaftlichkeit (Vermittlungsquoten, Auslastung, Kosten), Status von Verbesserungsmaßnahmen aus früheren Bewertungen, Veränderungen im Umfeld (Markt, Recht, Wettbewerb) sowie Ressourcenbedarf (Personal, Ausstattung, Budget).

Ergebnisse (Outputs) der Managementbewertung sind Entscheidungen über Verbesserungen des QMS, über Änderungen an Prozessen oder Strukturen, über Ressourcen (Investitionen, Personalentwicklung) sowie über strategische Weichenstellungen (neue Maßnahmen, neue Zielgruppen, neue Standorte).

Die Managementbewertung ist nicht delegierbar – die Geschäftsführung muss aktiv beteiligt sein und die Entscheidungen treffen. Der QM-Beauftragte bereitet die Managementbewertung vor (Daten sammeln, aufbereiten, visualisieren), aber die Bewertung und Entscheidungen sind Führungsaufgaben.

Ein häufiger Fehler ist, die Managementbewertung als Pflichtübung kurz vor dem Audit zu verstehen. Richtig genutzt, ist sie ein wertvolles Führungsinstrument, das hilft, datenbasiert zu steuern und strategische Prioritäten zu setzen.

Tipp: Nutzen Sie die Managementbewertung nicht nur für QM-Themen, sondern für die strategische Steuerung Ihres gesamten Trägers. Verbinden Sie sie mit Ihrer Jahresplanung oder Strategieklausur.

→ Mehr erfahren: Managementbewertung für AZAV-Bildungsträger

Brauche ich einen QM-Beauftragten?

Ja, für die AZAV-Zertifizierung benötigen Sie eine Person, die für das Qualitätsmanagement verantwortlich ist – den QM-Beauftragten (auch Qualitätsmanagementbeauftragte/r oder QMB genannt). Diese Rolle ist in § 2 Absatz 4 Nr. 1 AZAV implizit gefordert und in ISO 9001 explizit vorgeschrieben.

Der QM-Beauftragte hat verschiedene Aufgaben: Aufbau und Pflege des QM-Systems, Koordination von internen Audits, Managementbewertungen und Verbesserungsmaßnahmen, Schulung von Mitarbeitenden in QM-Themen, Vorbereitung auf externe Audits (AZAV, Surveillance), Ansprechpartner für die fachkundige Stelle sowie Überwachung der Einhaltung von QM-Anforderungen.

Der QM-Beauftragte muss nicht Vollzeit in dieser Funktion tätig sein. In kleinen Trägern ist die QM-Funktion oft eine Teilaufgabe (10-30% der Arbeitszeit) einer Person, die auch andere Aufgaben hat. In größeren Trägern kann es eine Vollzeitstelle sein.

Qualifikation: Es gibt keine gesetzlich vorgeschriebene Qualifikation für QM-Beauftragte. In der Praxis ist es aber sinnvoll, dass die Person eine QM-Schulung absolviert hat (z.B. "QM-Beauftragter nach ISO 9001" oder "AZAV-QM-Beauftragter"). Solche Schulungen dauern 2-5 Tage und vermitteln die notwendigen Kenntnisse.

Der QM-Beauftragte sollte Zugang zur Geschäftsführung haben und die Befugnis, Verbesserungen anzustoßen. Er/sie sollte nicht in Interessenkonflikte geraten – etwa wenn er/sie gleichzeitig für Bereiche verantwortlich ist, die er/sie im Rahmen interner Audits prüfen muss.

Tipp: Wählen Sie eine Person, die strukturiert arbeitet, kommunikationsstark ist und von den Mitarbeitenden akzeptiert wird. QM ist nicht nur Dokumentation, sondern vor allem Kommunikation und Überzeugungsarbeit.

Was ist ein internes Audit?

Ein internes Audit ist eine systematische, unabhängige Überprüfung, ob Ihre Prozesse und Ihr QM-System den definierten Anforderungen entsprechen und wirksam sind. Interne Audits sind eine Anforderung von ISO 9001 und der AZAV und müssen regelmäßig durchgeführt werden.

Der Zweck interner Audits ist es, Konformität zu prüfen (werden die dokumentierten Prozesse eingehalten?), Wirksamkeit zu bewerten (funktionieren die Prozesse? Erreichen sie ihre Ziele?), Verbesserungspotenziale zu identifizieren (wo können wir besser werden?) und Vorbereitung auf externe Audits (interne Audits sind eine Art Generalprobe für AZAV-Audits).

Interne Audits sollten mindestens einmal jährlich stattfinden und alle relevanten Bereiche Ihres Trägers abdecken. Sie können nach einem Auditplan durchgeführt werden, der festlegt, welche Bereiche wann auditiert werden. Nicht alle Bereiche müssen in jedem Audit geprüft werden – Sie können einen Zyklus über mehrere Jahre planen.

Ablauf eines internen Audits: Planung (Festlegung von Auditbereich, Zeitpunkt, Auditoren), Vorbereitung (Auditoren machen sich mit den relevanten Prozessen vertraut), Durchführung (Gespräche mit Mitarbeitenden, Einsicht in Dokumente und Aufzeichnungen, Beobachtung von Prozessen), Berichterstattung (Dokumentation von Feststellungen, Konformitäten und Abweichungen) sowie Nachverfolgung (Korrekturmaßnahmen für Abweichungen, Überprüfung der Wirksamkeit).

Wichtig: Interne Audits müssen unabhängig sein. Das bedeutet, dass Auditoren nicht ihre eigenen Bereiche auditieren dürfen. In kleinen Trägern kann das eine Herausforderung sein – eine Lösung ist, dass Mitarbeitende gegenseitig ihre Bereiche auditieren oder externe Auditoren hinzugezogen werden.

Tipp: Nutzen Sie interne Audits nicht als Kontrollinstrument, sondern als Lernmöglichkeit. Schaffen Sie eine Kultur, in der Abweichungen als Chance zur Verbesserung gesehen werden, nicht als Schuldzuweisung.

→ Mehr erfahren: Beschwerdemanagement im AZAV-QM-System

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5. Kosten & Finanzierung

Was kostet die AZAV-Zertifizierung insgesamt?

Die Gesamtkosten für die AZAV-Zertifizierung setzen sich aus mehreren Komponenten zusammen und variieren je nach Größe Ihres Trägers, Anzahl der Maßnahmen und gewählter fachkundiger Stelle. Für eine realistische Kalkulation sollten Sie sowohl Einmalkosten als auch laufende Kosten berücksichtigen.

Einmalkosten (Erstzertifizierung):

• Trägerzulassung: 3.000-15.000 Euro (Audit-Gebühren)
• QM-System-Aufbau: 0-10.000 Euro (wenn extern unterstützt)
• Schulungen: 500-2.000 Euro pro Person
• Software: 0-5.000 Euro (einmalig oder jährlich)
• Maßnahmenzulassungen: 800-3.000 Euro pro Maßnahme

Für einen kleinen Träger mit 1-2 Maßnahmen liegen die Gesamtkosten für die Erstzertifizierung bei etwa 5.000-12.000 Euro. Ein mittelgroßer Träger mit 3-5 Maßnahmen sollte mit 10.000-25.000 Euro rechnen. Große Träger mit vielen Maßnahmen und Standorten können 25.000-50.000 Euro oder mehr investieren.

Laufende Kosten (pro Jahr):

• Surveillance-Audits: 1.000-3.000 Euro jährlich
• QM-Pflege: Personalkosten (intern)
• Software: 500-2.000 Euro jährlich (falls genutzt)
• Schulungen: 500-1.000 Euro jährlich

Rezertifizierung (nach 5 Jahren):

• Ähnlich teuer wie Erstzertifizierung (3.000-15.000 Euro für Träger)
• Maßnahmen müssen alle 3 Jahre rezertifiziert werden (800-3.000 Euro pro Maßnahme)

Indirekte Kosten:

• Zeitaufwand Ihrer Mitarbeitenden für QM-Aufgaben
• Opportunitätskosten (Zeit, die nicht für andere Aufgaben genutzt werden kann)

Wichtig: Diese Kosten sind Investitionen, die sich durch Zugang zum Markt geförderter Bildung amortisieren. Ohne AZAV-Zertifizierung können Sie diesen Markt nicht bedienen.

→ Mehr erfahren: AZAV-Kostenrechner

Gibt es Förderung für die AZAV-Zertifizierung?

Ja, in einigen Bundesländern und von verschiedenen Institutionen gibt es Förderprogramme, die die Kosten der AZAV-Zertifizierung teilweise übernehmen. Die Verfügbarkeit und Höhe der Förderung variiert regional und zeitlich.

Mögliche Fördergeber:

Landesförderprogramme: Einige Bundesländer haben spezielle Programme zur Unterstützung von Bildungsträgern. Beispielsweise gibt es in manchen Ländern Zuschüsse für Qualitätsentwicklung oder Zertifizierungen. Informieren Sie sich bei Ihrem Landesministerium für Wirtschaft oder Bildung.

IHK und Handwerkskammern: Manche Industrie- und Handelskammern oder Handwerkskammern bieten Beratungs- und Förderprogramme für Unternehmen, die Qualitätsmanagementsysteme aufbauen. Die Förderung kann Beratungskosten oder Zertifizierungskosten teilweise abdecken.

Europäischer Sozialfonds (ESF): In einigen Bundesländern werden ESF-Mittel für die Qualifizierung und Professionalisierung von Bildungsträgern eingesetzt. Prüfen Sie, ob es aktuelle ESF-Programme gibt, die AZAV-Zertifizierungen fördern.

Unternehmensberatungsprogramme: Das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) fördert Unternehmensberatungen für KMU. Wenn Sie externe Beratung für den QM-Aufbau in Anspruch nehmen, können Sie unter Umständen eine Förderung von bis zu 50-80% der Beratungskosten erhalten (abhängig von Unternehmensgröße und Region).

Bildungsschecks: Einige Bundesländer bieten Bildungsschecks, mit denen Weiterbildungen (z.B. QM-Schulungen) gefördert werden.

Wichtig: Förderungen müssen in der Regel vor Beginn der Maßnahme beantragt werden. Informieren Sie sich frühzeitig und stellen Sie Anträge, bevor Sie Verträge mit fachkundigen Stellen oder Beratern abschließen.

Tipp: Kontaktieren Sie Ihre IHK, Wirtschaftsförderung oder Landesförderbank und fragen Sie gezielt nach Fördermöglichkeiten für AZAV-Zertifizierungen oder QM-Systeme. Die Förderlandschaft ändert sich häufig, daher lohnt sich eine aktuelle Recherche.

Was sind die laufenden Kosten nach der Zertifizierung?

Nach der erfolgreichen AZAV-Zertifizierung entstehen laufende Kosten, die Sie in Ihre Kalkulation einbeziehen sollten. Diese Kosten stellen sicher, dass Sie die Zertifizierung aufrechterhalten und Ihr QM-System kontinuierlich pflegen.

Surveillance-Audits sind die größte laufende Kostenposition. Diese Überwachungsaudits finden während der fünfjährigen Gültigkeit der Trägerzulassung in der Regel jährlich oder alle 18 Monate statt. Pro Surveillance-Audit sollten Sie mit 1.000-3.000 Euro rechnen, abhängig von der Größe Ihres Trägers. Über fünf Jahre summiert sich das auf 3.000-9.000 Euro.

QM-Pflege verursacht vor allem Personalkosten. Der QM-Beauftragte benötigt Zeit für die Pflege des QM-Handbuchs, die Koordination interner Audits, die Vorbereitung von Managementbewertungen und die Nachverfolgung von Verbesserungsmaßnahmen. Je nach Größe des Trägers sind das 10-100% einer Stelle. Rechnen Sie mit 5.000-50.000 Euro jährlich an Personalkosten für QM-Aufgaben.

Software-Kosten fallen an, wenn Sie QM-Software, Dokumentenmanagementsysteme oder Befragungstools nutzen. Diese kosten je nach Umfang 500-2.000 Euro jährlich. Viele Träger kommen aber auch mit kostenlosen oder günstigen Lösungen aus.

Schulungen und Weiterbildungen für Mitarbeitende, insbesondere für neue QM-Beauftragte oder bei Änderungen der AZAV, sollten mit 500-1.000 Euro jährlich eingeplant werden.

Maßnahmen-Rezertifizierungen fallen alle drei Jahre an. Wenn Sie mehrere Maßnahmen haben, müssen Sie regelmäßig Rezertifizierungen einplanen, die jeweils 800-3.000 Euro kosten.

Trägerzulassung-Rezertifizierung steht nach fünf Jahren an und kostet ähnlich viel wie die Erstzertifizierung (3.000-15.000 Euro). Umgerechnet auf die Jahre sind das 600-3.000 Euro jährlich.

Gesamte laufende Kosten pro Jahr liegen für kleine Träger bei etwa 3.000-8.000 Euro, für mittelgroße Träger bei 8.000-20.000 Euro und für große Träger bei 20.000-50.000 Euro oder mehr.

Tipp: Planen Sie diese Kosten in Ihre Kalkulation ein und legen Sie Rücklagen für Rezertifizierungen an, damit Sie nicht überrascht werden.

Lohnt sich die AZAV-Zertifizierung?

Ob sich die AZAV-Zertifizierung lohnt, hängt von Ihrem Geschäftsmodell und Ihren strategischen Zielen ab. Für Träger, die im Markt der öffentlich geförderten Weiterbildung tätig sein wollen, ist sie unverzichtbar. Für andere kann sie eine strategische Option sein.

Die Zertifizierung lohnt sich, wenn:

Sie Zugang zum Fördermarkt brauchen. Ohne AZAV-Zertifizierung können Sie keine Teilnehmenden mit Bildungsgutscheinen, AVGS oder anderen Förderinstrumenten aufnehmen. Wenn dieser Markt für Sie relevant ist, ist die Zertifizierung die Eintrittskarte.

Sie stabile Einnahmen durch geförderte Maßnahmen generieren können. Der Fördermarkt bietet planbare Einnahmen, da Kostenträger die Maßnahmenkosten übernehmen. Dies kann Ihre wirtschaftliche Stabilität erhöhen.

Sie Ihr QM-System professionalisieren möchten. Die AZAV zwingt Sie dazu, Prozesse zu definieren, zu dokumentieren und kontinuierlich zu verbessern. Dies kann die Qualität Ihrer Bildungsarbeit insgesamt steigern, auch für nicht geförderte Maßnahmen.

Sie Wettbewerbsvorteile durch Qualitätsnachweise erzielen wollen. Eine AZAV-Zertifizierung signalisiert Qualität und Professionalität, was auch bei anderen Auftraggebern (Unternehmen, öffentliche Auftraggeber) positiv wahrgenommen wird.

Die Zertifizierung lohnt sich möglicherweise nicht, wenn:

Ihr Geschäftsmodell nicht auf geförderte Maßnahmen ausgerichtet ist und Sie auch zukünftig keine solchen Maßnahmen anbieten wollen.

Die Kosten der Zertifizierung in keinem Verhältnis zum erwarteten Umsatz stehen. Wenn Sie nur wenige geförderte Teilnehmende erwarten, können die Zertifizierungskosten die Einnahmen übersteigen.

Sie die Anforderungen des QM-Systems als zu aufwändig empfinden und keine Ressourcen dafür haben.

Rechenbeispiel: Ein kleiner Träger investiert 10.000 Euro in die Erstzertifizierung und hat 3.000 Euro jährliche laufende Kosten. Wenn er durch geförderte Maßnahmen 30.000 Euro zusätzlichen Umsatz pro Jahr generiert (bei 20% Marge = 6.000 Euro Gewinn), amortisiert sich die Investition in etwa zwei Jahren.

Tipp: Machen Sie eine Kosten-Nutzen-Rechnung für Ihre spezifische Situation. Berücksichtigen Sie nicht nur direkte Einnahmen, sondern auch indirekte Vorteile wie Qualitätsverbesserung und Reputation.

→ Mehr erfahren: Controlling & KPIs für Bildungsträger

Was kostet ein Surveillance-Audit?

Ein Surveillance-Audit (Überwachungsaudit) kostet in der Regel 1.000-3.000 Euro, abhängig von der Größe Ihres Trägers, der Anzahl der Standorte und der gewählten fachkundigen Stelle.

Die Kosten setzen sich zusammen aus Audit-Gebühren der fachkundigen Stelle, die nach Zeitaufwand berechnet werden (meist ein halber bis ein Tag), Reisekosten des Auditors (Fahrtkosten, ggf. Übernachtung) sowie Berichterstellung und Verwaltungsaufwand.

Kleine Träger (1-5 Mitarbeitende, ein Standort) zahlen meist 1.000-1.500 Euro pro Surveillance-Audit. Mittelgroße Träger (5-20 Mitarbeitende, ein oder zwei Standorte) zahlen 1.500-2.500 Euro. Große Träger (20+ Mitarbeitende, mehrere Standorte) zahlen 2.500-3.000 Euro oder mehr.

Surveillance-Audits finden während der fünfjährigen Gültigkeit der Trägerzulassung in der Regel jährlich oder alle 18 Monate statt. Über die fünf Jahre gerechnet, entstehen also 3-4 Surveillance-Audits, was Gesamtkosten von 3.000-12.000 Euro bedeutet.

Manche fachkundige Stellen bieten Paketpreise an, bei denen die Surveillance-Audits in den Kosten der Trägerzulassung bereits enthalten sind. In diesem Fall zahlen Sie einen höheren Preis für die Erstzertifizierung, haben aber keine zusätzlichen Kosten für Surveillance-Audits. Prüfen Sie bei Angeboten, ob Surveillance-Audits inkludiert sind oder separat berechnet werden.

Tipp: Verhandeln Sie mit Ihrer fachkundigen Stelle über Paketpreise oder Rabatte für mehrere Audits. Manche FKS bieten günstigere Konditionen, wenn Sie sich langfristig binden.

Was kostet die Rezertifizierung?

Die Rezertifizierung nach Ablauf der fünfjährigen Trägerzulassung kostet in der Regel ähnlich viel wie die Erstzertifizierung, also 3.000-15.000 Euro, abhängig von der Größe Ihres Trägers.

Der Grund: Die Rezertifizierung ist im Grunde eine erneute Zertifizierung, bei der Ihr gesamtes QM-System und Ihre Prozesse umfassend geprüft werden. Der Aufwand ist ähnlich hoch wie bei der Erstzertifizierung, auch wenn die fachkundige Stelle Ihren Träger bereits kennt.

Manche fachkundige Stellen bieten leicht reduzierte Preise für Rezertifizierungen an, etwa 10-20% günstiger als die Erstzertifizierung, weil Teile der Dokumentation bereits bekannt sind und der Audit-Aufwand etwas geringer sein kann. Aber rechnen Sie sicherheitshalber mit den vollen Kosten.

Maßnahmen-Rezertifizierungen (alle drei Jahre) kosten pro Maßnahme 800-3.000 Euro, ähnlich wie die Erstzulassung. Wenn Sie mehrere Maßnahmen haben, summieren sich diese Kosten.

Planung: Legen Sie über die fünf Jahre der Trägerzulassung Rücklagen für die Rezertifizierung an, etwa 600-3.000 Euro pro Jahr. So werden Sie nicht von den Kosten überrascht und können die Rezertifizierung problemlos finanzieren.

Tipp: Nutzen Sie die Zeit bis zur Rezertifizierung, um Ihr QM-System kontinuierlich zu verbessern und zu dokumentieren. Eine gut vorbereitete Rezertifizierung läuft reibungsloser und kann im besten Fall sogar günstiger sein, wenn weniger Nachbesserungen nötig sind.

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6. Prozess & Ablauf

Wie läuft die AZAV-Zertifizierung ab?

Die AZAV-Zertifizierung folgt einem strukturierten Prozess, der mehrere Phasen umfasst. Der genaue Ablauf kann je nach fachkundiger Stelle leicht variieren, aber die Grundstruktur ist ähnlich.

Phase 1: Vorbereitung (2-6 Monate)

Sie entscheiden sich für die AZAV-Zertifizierung und beginnen mit dem Aufbau oder der Anpassung Ihres Qualitätsmanagementsystems. Sie definieren Prozesse, erstellen ein QM-Handbuch, schulen Mitarbeitende und etablieren Elemente wie Beschwerdemanagement und Teilnehmerbefragungen. Parallel wählen Sie eine fachkundige Stelle aus und holen Angebote ein.

Phase 2: Antragstellung (1-2 Wochen)

Sie reichen bei der fachkundigen Stelle einen Antrag auf Trägerzulassung ein, zusammen mit umfangreichen Unterlagen: QM-Handbuch, Prozessbeschreibungen, Qualifikationsnachweise des Personals, Nachweise über Ausstattung und Räumlichkeiten sowie ggf. Geschäftsberichte oder Finanzunterlagen. Die FKS prüft die Unterlagen auf Vollständigkeit.

Phase 3: Audit-Planung (2-4 Wochen)

Die fachkundige Stelle vereinbart mit Ihnen einen Termin für das Zertifizierungsaudit. Sie erhalten einen Audit-Plan, der festlegt, welche Bereiche geprüft werden, wer teilnehmen soll und wie lange das Audit dauert. Sie bereiten sich vor, indem Sie Mitarbeitende informieren, Räume vorbereiten und Dokumente bereitstellen.

Phase 4: Zertifizierungsaudit (1-3 Tage)

Die Auditoren kommen zu Ihnen und prüfen vor Ort, ob Ihr QM-System den AZAV-Anforderungen entspricht. Sie führen Gespräche mit Mitarbeitenden, sichten Dokumente, beobachten Prozesse und prüfen Räumlichkeiten. Am Ende des Audits findet ein Abschlussgespräch statt, in dem die Auditoren ihre Feststellungen präsentieren.

Phase 5: Nachbereitung (1-4 Wochen)

Die fachkundige Stelle erstellt einen Audit-Bericht. Wenn keine oder nur kleinere Abweichungen festgestellt wurden, wird die Zulassung erteilt. Bei größeren Abweichungen müssen Sie Korrekturmaßnahmen umsetzen und nachweisen. Nach erfolgreicher Nachbesserung erhalten Sie das Zertifikat.

Phase 6: Maßnahmenzulassung (optional, 4-8 Wochen)

Wenn Sie bereits eine Trägerzulassung haben, können Sie Maßnahmen zulassen lassen. Der Prozess ist ähnlich: Antrag, Prüfung der Unterlagen, ggf. Vor-Ort-Termin, Entscheidung.

Gesamtdauer: Von der Entscheidung für die Zertifizierung bis zur Erteilung der Zulassung sollten Sie mit 3-6 Monaten rechnen.

→ Mehr erfahren: Ultimativer AZAV-Guide

Wie bereite ich mich auf das Audit vor?

Eine gute Vorbereitung auf das AZAV-Audit ist entscheidend für den Erfolg. Hier sind die wichtigsten Schritte, um sich optimal vorzubereiten.

Organisatorische Vorbereitung:

Stellen Sie sicher, dass alle Unterlagen vollständig und aktuell sind: QM-Handbuch, Prozessbeschreibungen, Aufzeichnungen (interne Audits, Managementbewertungen, Teilnehmerbefragungen, Beschwerden), Qualifikationsnachweise des Personals sowie Nachweise über Ausstattung und Räumlichkeiten.

Informieren Sie Ihre Mitarbeitenden über das bevorstehende Audit. Erklären Sie, was passieren wird, wer teilnehmen soll und was von ihnen erwartet wird. Führen Sie ggf. eine Probe-Audit durch (internes Audit), um Schwachstellen zu identifizieren und zu beheben.

Inhaltliche Vorbereitung:

Überprüfen Sie, ob Ihre Prozesse tatsächlich gelebt werden. Die Auditoren prüfen nicht nur Dokumente, sondern auch, ob die dokumentierten Prozesse in der Praxis angewendet werden. Stellen Sie sicher, dass Mitarbeitende ihre Prozesse kennen und beschreiben können.

Bereiten Sie Beispiele vor, die zeigen, wie Ihr QM-System funktioniert: Wie wurde eine Beschwerde bearbeitet? Welche Verbesserungsmaßnahmen wurden aus Teilnehmerbefragungen abgeleitet? Wie wurde eine Nichtkonformität aus einem internen Audit behoben?

Räumliche Vorbereitung:

Stellen Sie einen Raum für das Audit bereit, in dem die Auditoren arbeiten können (Besprechungsraum mit Tisch, Stühlen, ggf. Beamer). Halten Sie Dokumente griffbereit – entweder digital oder in Ordnern, so dass Auditoren schnell Zugriff haben. Bereiten Sie Rundgänge vor, bei denen Sie Räumlichkeiten, Ausstattung und ggf. laufende Maßnahmen zeigen.

Mentale Vorbereitung:

Sehen Sie das Audit nicht als Prüfung, sondern als Chance zur Verbesserung. Auditoren sind keine Gegner, sondern Fachleute, die Ihnen helfen, Ihr QM-System zu verbessern. Seien Sie offen und ehrlich. Wenn Sie etwas nicht wissen oder ein Prozess noch nicht perfekt läuft, sagen Sie es. Versuchen Sie nicht, Probleme zu vertuschen – das fällt auf und schadet mehr als es nützt.

Tipp: Nutzen Sie ein Voraudit (falls von der fachkundigen Stelle angeboten), um eine Generalprobe zu machen und Schwachstellen frühzeitig zu identifizieren.

Was prüft die fachkundige Stelle?

Die fachkundige Stelle prüft im AZAV-Audit verschiedene Aspekte Ihres Trägers und Ihres Qualitätsmanagementsystems. Die Prüfung orientiert sich an den Anforderungen der AZAV, insbesondere § 2 (Trägerzulassung) und § 8 (Maßnahmenzulassung).

Qualitätsmanagementsystem:

Die Auditoren prüfen, ob Sie ein dokumentiertes QM-System haben (QM-Handbuch, Prozessbeschreibungen), ob dieses System gelebt wird (werden die dokumentierten Prozesse tatsächlich angewendet?), ob es wirksam ist (trägt es zur Qualitätssicherung bei?) und ob es kontinuierlich verbessert wird (KVP, Managementbewertungen, interne Audits).

Prozesse:

Die Auditoren schauen sich Ihre Kernprozesse an: Wie analysieren Sie Bedarfe? Wie entwickeln Sie Maßnahmen? Wie gewinnen und betreuen Sie Teilnehmende? Wie führen Sie Maßnahmen durch? Wie kontrollieren Sie Erfolg? Wie gehen Sie mit Beschwerden um? Wie führen Sie Teilnehmerbefragungen durch?

Personal:

Geprüft werden Qualifikationen der Lehrkräfte (fachlich und pädagogisch geeignet?), Qualifikationen des Verwaltungspersonals, die Rolle des QM-Beauftragten (qualifiziert? Ausreichend Ressourcen?) sowie Schulungen (werden Mitarbeitende in QM-Themen geschult?).

Ausstattung:

Die Auditoren besichtigen Räumlichkeiten (geeignet für Ihre Maßnahmen? Barrierefrei?), technische Ausstattung (Medien, IT, Arbeitsmaterialien) und Lernmaterialien (aktuell? Didaktisch geeignet?).

Beschwerdemanagement:

Geprüft wird, ob Sie Feedback-Kanäle etabliert haben, Beschwerden systematisch erfassen und dokumentieren, Beschwerden bearbeiten und Rückmeldung geben sowie Beschwerden zur Verbesserung nutzen (Auswertung, Maßnahmen).

Teilnehmerbefragungen:

Die Auditoren prüfen, ob Sie regelmäßige Befragungen durchführen (wie oft? Mit welchen Methoden?), ob Sie Ergebnisse auswerten und ob Sie Maßnahmen ableiten (Verbesserungen basierend auf Feedback).

Wirtschaftliche Stabilität:

Geprüft wird, ob Sie über ausreichende finanzielle Ressourcen verfügen, um Ihre Bildungsangebote dauerhaft durchzuführen (Geschäftsberichte, Bilanzen, Liquidität).

Tipp: Die Auditoren prüfen nicht nur, ob etwas existiert, sondern ob es funktioniert. Bereiten Sie Beispiele vor, die zeigen, wie Ihr QM-System in der Praxis wirkt.

→ Mehr erfahren: Managementbewertung für AZAV-Bildungsträger

Wie lange dauert das Audit?

Die Dauer des AZAV-Audits hängt von der Größe und Komplexität Ihres Trägers ab. Für die Trägerzulassung sollten Sie mit einem bis drei Tagen rechnen.

Kleine Träger (1-5 Mitarbeitende, ein Standort, wenige Fachbereiche) haben in der Regel ein eintägiges Audit. Die Auditoren kommen morgens, führen Gespräche, sichten Dokumente, besichtigen Räumlichkeiten und führen am Nachmittag ein Abschlussgespräch.

Mittelgroße Träger (5-20 Mitarbeitende, ein oder zwei Standorte, mehrere Fachbereiche) haben meist ein eineinhalb- bis zweitägiges Audit. Am ersten Tag werden Prozesse und Dokumente geprüft, am zweiten Tag Vertiefungen und Abschlussgespräch.

Große Träger (20+ Mitarbeitende, mehrere Standorte, viele Fachbereiche) können zwei bis drei Tage oder mehr benötigen. Die Auditoren besuchen ggf. mehrere Standorte und führen Gespräche mit vielen Mitarbeitenden.

Maßnahmenzulassungs-Audits sind kürzer, meist zwei bis vier Stunden für eine Vor-Ort-Besichtigung, wenn diese überhaupt stattfindet. Oft reicht bei Maßnahmenzulassungen eine Prüfung der Unterlagen ohne Vor-Ort-Termin.

Surveillance-Audits dauern kürzer als Erstzertifizierungen, meist einen halben bis einen Tag, da sie fokussierter sind.

Ablauf eines typischen Audit-Tages:

• 9:00-9:30 Uhr: Eröffnungsgespräch (Vorstellung, Ablauf, Erwartungen)
• 9:30-12:00 Uhr: Prüfung von Prozessen und Dokumenten, Gespräche mit Mitarbeitenden
• 12:00-13:00 Uhr: Mittagspause
• 13:00-16:00 Uhr: Fortsetzung der Prüfung, Besichtigung von Räumlichkeiten
• 16:00-17:00 Uhr: Abschlussgespräch (Feststellungen, Bewertung, nächste Schritte)

Tipp: Planen Sie für das Audit ausreichend Zeit ein und stellen Sie sicher, dass relevante Mitarbeitende an diesem Tag verfügbar sind.

Was passiert wenn ich durchfalle?

Wenn Sie das AZAV-Audit nicht bestehen, bedeutet das nicht das Ende Ihrer Zertifizierungsbemühungen. Es gibt verschiedene Szenarien und Möglichkeiten, wie es weitergeht.

Kleinere Abweichungen:

Wenn die Auditoren kleinere Abweichungen feststellen, die nicht kritisch sind, erhalten Sie in der Regel die Zulassung unter der Auflage, diese Abweichungen innerhalb einer Frist zu beheben. Sie müssen Korrekturmaßnahmen umsetzen und der fachkundigen Stelle Nachweise vorlegen (Fotos, Dokumente, Beschreibungen). Nach Prüfung der Nachweise wird die Zulassung erteilt.

Größere Abweichungen:

Bei größeren oder mehreren Abweichungen, die die Qualität Ihrer Bildungsarbeit beeinträchtigen könnten, wird die Zulassung zunächst nicht erteilt. Sie müssen die Abweichungen beheben und ein Nachaudit beantragen, bei dem die Auditoren vor Ort prüfen, ob die Probleme gelöst wurden. Das Nachaudit ist in der Regel kürzer und fokussiert auf die zuvor festgestellten Abweichungen.

Kritische Abweichungen:

Bei kritischen Abweichungen, etwa systematischen Qualitätsmängeln, fehlenden Grundvoraussetzungen oder Täuschungsversuchen, kann die Zulassung verweigert werden. In diesem Fall müssen Sie grundlegende Probleme beheben und können nach einer Wartezeit einen neuen Zertifizierungsantrag stellen.

Kosten:

Nachaudits oder neue Zertifizierungsversuche verursachen zusätzliche Kosten. Manche fachkundigen Stellen berechnen reduzierte Gebühren für Nachaudits, andere die vollen Kosten. Klären Sie dies vorab.

Häufige Gründe für Nichtbestehen:

• QM-System nur auf dem Papier, nicht gelebt
• Fehlende oder unvollständige Dokumentation
• Unqualifiziertes Personal
• Unzureichende Ausstattung
• Kein funktionierendes Beschwerdemanagement
• Keine Teilnehmerbefragungen durchgeführt

Prävention: Eine gute Vorbereitung, ein Voraudit und ehrliche Selbsteinschätzung helfen, Durchfallen zu vermeiden. Wenn Sie unsicher sind, holen Sie sich externe Beratung.

Tipp: Sehen Sie Abweichungen als Lernchance. Die Auditoren zeigen Ihnen, wo Verbesserungsbedarf besteht – nutzen Sie diese Hinweise, um Ihr QM-System zu stärken.

Kann ich das Audit wiederholen?

Ja, Sie können das AZAV-Audit wiederholen, wenn Sie beim ersten Versuch nicht bestanden haben oder wenn Sie die Zertifizierung aus anderen Gründen nicht erhalten haben. Es gibt keine Begrenzung, wie oft Sie es versuchen dürfen.

Nachaudit:

Wenn Sie kleinere bis mittlere Abweichungen hatten, können Sie nach Behebung der Probleme ein Nachaudit beantragen. Dieses ist fokussiert auf die zuvor festgestellten Abweichungen und prüft, ob Sie die Korrekturmaßnahmen wirksam umgesetzt haben. Nachaudits sind kürzer und günstiger als vollständige Audits.

Neuer Zertifizierungsantrag:

Wenn Sie größere Probleme hatten oder die Zulassung verweigert wurde, müssen Sie die grundlegenden Mängel beheben und können dann einen neuen Zertifizierungsantrag stellen. Dieser Prozess läuft wie eine Erstzertifizierung ab: Antragstellung, Prüfung der Unterlagen, vollständiges Audit.

Wechsel der fachkundigen Stelle:

Sie können auch zu einer anderen fachkundigen Stelle wechseln, wenn Sie mit der ersten unzufrieden waren oder einen Neustart wünschen. Allerdings müssen Sie auch der neuen FKS gegenüber transparent sein und ggf. frühere Zertifizierungsversuche offenlegen.

Wartezeit:

Es gibt keine gesetzlich vorgeschriebene Wartezeit zwischen Zertifizierungsversuchen. Allerdings sollten Sie sich ausreichend Zeit nehmen, um die festgestellten Probleme gründlich zu beheben. Ein zu schneller neuer Versuch ohne echte Verbesserungen wird wahrscheinlich wieder scheitern.

Kosten:

Jeder neue Zertifizierungsversuch verursacht Kosten. Nachaudits sind günstiger als vollständige Audits, aber auch sie kosten Geld. Planen Sie diese Kosten ein und versuchen Sie, beim ersten Mal zu bestehen, um Zusatzkosten zu vermeiden.

Tipp: Wenn Sie durchgefallen sind, analysieren Sie gründlich, was schiefgelaufen ist. Holen Sie sich ggf. externe Beratung, um die Probleme systematisch zu beheben, bevor Sie einen neuen Versuch starten.

Wann bekomme ich das Zertifikat?

Nach erfolgreichem Audit erhalten Sie das AZAV-Zertifikat in der Regel innerhalb von ein bis zwei Wochen. Der genaue Zeitpunkt hängt davon ab, ob Abweichungen festgestellt wurden und wie schnell die fachkundige Stelle den Bericht erstellt.

Szenario 1: Keine Abweichungen

Wenn die Auditoren keine Abweichungen feststellen, wird die Zulassung direkt nach dem Audit empfohlen. Die fachkundige Stelle erstellt den Audit-Bericht, prüft ihn intern und stellt das Zertifikat aus. Dieser Prozess dauert meist 1-2 Wochen. Sie erhalten das Zertifikat per Post oder E-Mail.

Szenario 2: Kleinere Abweichungen

Wenn kleinere Abweichungen festgestellt wurden, müssen Sie zunächst Korrekturmaßnahmen umsetzen und Nachweise vorlegen. Nach Prüfung und Akzeptanz der Nachweise wird das Zertifikat ausgestellt. Dies kann 2-4 Wochen dauern, abhängig davon, wie schnell Sie die Nachweise erbringen.

Szenario 3: Größere Abweichungen

Bei größeren Abweichungen müssen Sie ein Nachaudit absolvieren. Erst nach erfolgreichem Nachaudit wird das Zertifikat ausgestellt. Der Zeitraum kann 4-8 Wochen oder länger sein, abhängig von der Verfügbarkeit von Audit-Terminen und der Komplexität der Nachbesserungen.

Inhalt des Zertifikats:

Das AZAV-Zertifikat enthält Ihren Trägernamen, die Zulassungsnummer, die Fachbereiche, für die Sie zugelassen sind, das Ausstellungsdatum und die Gültigkeitsdauer (fünf Jahre ab Ausstellung) sowie den Namen der fachkundigen Stelle.

Verwendung:

Mit dem Zertifikat können Sie sich bei der Bundesagentur für Arbeit und Jobcentern als zugelassener Träger registrieren, Maßnahmen in KURSNET eintragen und Teilnehmende mit Bildungsgutscheinen aufnehmen. Das Zertifikat sollten Sie gut aufbewahren und ggf. auf Ihrer Website oder in Marketingmaterialien präsentieren.

Tipp: Sobald Sie das Zertifikat haben, registrieren Sie sich umgehend bei der Bundesagentur für Arbeit und tragen Sie Ihre Maßnahmen in KURSNET ein, um sichtbar zu werden.

Was ist ein Voraudit?

Ein Voraudit (auch Pre-Audit oder Readiness Assessment genannt) ist eine freiwillige Vorab-Prüfung, die Sie vor dem eigentlichen Zertifizierungsaudit durchführen lassen können. Es dient dazu, Ihr QM-System zu testen und Schwachstellen frühzeitig zu identifizieren.

Zweck eines Voraudits:

Das Voraudit gibt Ihnen eine Einschätzung, ob Sie bereit für das Zertifizierungsaudit sind. Die Auditoren prüfen Ihr QM-System, Ihre Prozesse und Ihre Dokumentation und geben Ihnen Feedback, wo Verbesserungsbedarf besteht. Sie können dann die identifizierten Schwachstellen beheben, bevor das offizielle Audit stattfindet. Das Voraudit ist nicht bindend – die Ergebnisse fließen nicht in die Zertifizierungsentscheidung ein.

Ablauf:

Ein Voraudit läuft ähnlich ab wie ein Zertifizierungsaudit, ist aber meist kürzer (ein halber bis ein Tag). Die Auditoren prüfen Dokumente, führen Gespräche und besichtigen Räumlichkeiten. Am Ende erhalten Sie einen Bericht mit Feststellungen und Empfehlungen.

Kosten:

Voraudits kosten zusätzlich, in der Regel 500-2.000 Euro, abhängig vom Umfang. Manche fachkundigen Stellen bieten Voraudits als Teil eines Pakets an, andere berechnen sie separat.

Vorteile:

Ein Voraudit reduziert das Risiko, beim Zertifizierungsaudit durchzufallen. Es gibt Ihnen Sicherheit und Orientierung. Sie lernen die Auditoren und deren Arbeitsweise kennen, was beim echten Audit hilft.

Nachteile:

Voraudits verursachen zusätzliche Kosten und Zeitaufwand. Wenn Sie gut vorbereitet sind, ist ein Voraudit möglicherweise nicht notwendig.

Wann ist ein Voraudit sinnvoll?

Wenn Sie unsicher sind, ob Ihr QM-System den Anforderungen entspricht, wenn Sie zum ersten Mal zertifiziert werden und keine Erfahrung mit AZAV-Audits haben, wenn Sie ein komplexes QM-System haben oder mehrere Standorte und Fachbereiche abdecken oder wenn Sie Risiken minimieren möchten.

Tipp: Fragen Sie Ihre fachkundige Stelle, ob sie

Voraudits anbietet und was diese kosten. Wenn der Preis angemessen ist und Sie Unsicherheit verspüren, ist es eine gute Investition.

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7. Spezielle Zielgruppen

Brauchen Coaches eine AZAV-Zertifizierung?

Ja, Coaches benötigen eine AZAV-Zertifizierung, wenn sie Coachings anbieten möchten, die über Aktivierungs- und Vermittlungsgutscheine (AVGS) oder andere Förderinstrumente der Bundesagentur für Arbeit oder Jobcenter finanziert werden.

AVGS-Coachings sind ein wichtiger Markt für Coaches, da sie Menschen in beruflichen Übergangssituationen unterstützen – etwa bei der Bewerbung, Neuorientierung oder Existenzgründung. Ohne AZAV-Zertifizierung können Sie keine Teilnehmenden mit AVGS aufnehmen, selbst wenn Sie ein hervorragender Coach sind.

Für die AZAV-Zertifizierung als Coach benötigen Sie sowohl eine Trägerzulassung (die Sie als Coach-Organisation zertifiziert) als auch eine Maßnahmenzulassung für Ihre spezifischen Coaching-Angebote (z.B. "Bewerbungscoaching", "Gründungscoaching", "Neuorientierungscoaching").

Die Anforderungen sind ähnlich wie für andere Bildungsträger: Sie brauchen ein Qualitätsmanagementsystem, qualifizierte Coaches (Coaching-Ausbildung, Berufserfahrung), geeignete Räumlichkeiten oder Online-Infrastruktur, ein Beschwerdemanagement und regelmäßige Teilnehmerbefragungen.

Besonderheiten für Coaches: Coaching-Maßnahmen sind oft Einzelcoachings oder kleine Gruppen, was die Prozesse anders gestaltet als bei klassischen Seminaren. Sie müssen nachweisen, dass Ihre Coaching-Methoden wirksam sind und zur Arbeitsmarktintegration beitragen. Die Kosten für Coaching-Zertifizierungen sind oft niedriger als für große Bildungsträger, da der Umfang kleiner ist.

Wichtig: Nicht alle Coachings brauchen AZAV. Wenn Sie privat zahlende Klienten haben oder mit Unternehmen arbeiten, ist keine AZAV-Zertifizierung notwendig. Sie brauchen sie nur für öffentlich geförderte Coachings.

→ Mehr erfahren: AZAV für Coaches und Berater

Brauchen Berater eine AZAV-Zertifizierung?

Berater benötigen eine AZAV-Zertifizierung, wenn sie Beratungsleistungen anbieten, die über Förderinstrumente der Arbeitsförderung finanziert werden. Dies betrifft insbesondere Gründungsberatungen, Unternehmensberatungen für Arbeitslose oder Beratungen im Rahmen von Qualifizierungsmaßnahmen.

Ähnlich wie bei Coaches gilt: Wenn Sie privat zahlende Kunden oder Unternehmenskunden haben, die selbst zahlen, benötigen Sie keine AZAV-Zertifizierung. Wenn Sie aber mit der Bundesagentur für Arbeit, Jobcentern oder anderen Kostenträgern der Arbeitsförderung zusammenarbeiten wollen, ist die Zertifizierung Pflicht.

Typische Beratungsangebote, die AZAV-zertifiziert werden:

• Gründungsberatung für Arbeitslose, die sich selbstständig machen wollen
• Bewerbungsberatung für Jobsuchende
• Karriereberatung und berufliche Neuorientierung
• Unternehmensberatung für Existenzgründer aus der Arbeitslosigkeit

Die Anforderungen sind ähnlich wie für Coaches: Trägerzulassung, Maßnahmenzulassung, QM-System, qualifizierte Berater, geeignete Infrastruktur, Beschwerdemanagement und Teilnehmerbefragungen.

Besonderheit: Beratungen sind oft individuell und weniger standardisiert als Seminare. Sie müssen dennoch nachweisen, dass Sie einen strukturierten Beratungsprozess haben, der qualitativ hochwertig und nachvollziehbar ist.

Tipp: Wenn Sie als Berater sowohl im privaten Markt als auch im geförderten Markt tätig sein wollen, lohnt sich die AZAV-Zertifizierung. Sie öffnet Ihnen einen zusätzlichen Markt und signalisiert Qualität auch gegenüber privaten Kunden.

→ Mehr erfahren: AZAV für Coaches und Berater

Können Online-Kurse AZAV-zertifiziert werden?

Ja, Online-Kurse können AZAV-zertifiziert werden. Die Digitalisierung von Bildungsangeboten ist ein wichtiges Thema, und die AZAV-Regelungen wurden in den letzten Jahren angepasst, um digitale und hybride Formate zu ermöglichen.

Voraussetzungen für Online-Kurse:

Online-Kurse müssen dieselben Qualitätsstandards erfüllen wie Präsenzkurse. Das bedeutet: qualifizierte Lehrkräfte, didaktisch durchdachte Konzepte, geeignete technische Infrastruktur (Lernplattform, Videokonferenz-Tools), Betreuung und Unterstützung der Teilnehmenden sowie Erfolgskontrolle und Feedback.

Die AZAV unterscheidet verschiedene Formate:

• Virtueller Unterricht: Live-Unterricht per Videokonferenz, bei dem Lehrkraft und Teilnehmende gleichzeitig online sind (synchron)
• E-Learning: Selbstgesteuertes Lernen mit digitalen Materialien, bei dem Teilnehmende zeitlich flexibel lernen (asynchron)
• Blended Learning: Mischung aus Präsenzund Online-Phasen (hybrid)

Für Online-Kurse gelten zusätzliche Anforderungen:

• Technische Ausstattung: Sie müssen nachweisen, dass Ihre Plattform und Tools stabil, sicher und benutzerfreundlich sind
• Didaktisches Konzept: Online-Didaktik unterscheidet sich von Präsenz-Didaktik. Sie müssen zeigen, dass Ihr Konzept für Online-Lernen geeignet ist
• Betreuung: Teilnehmende müssen auch online betreut werden (Ansprechpartner, technischer Support, pädagogische Begleitung)
• Teilnahmekontrollen: Bei geförderten Maßnahmen müssen Anwesenheit bzw. Lernaktivität nachgewiesen werden

Der AZAV-Beirat hat Empfehlungen für digitale Formate veröffentlicht, die fachkundige Stellen bei der Prüfung heranziehen. Diese Empfehlungen betonen die Bedeutung von Interaktion, Feedback und individueller Betreuung auch in Online-Formaten.

Vorteile von Online-Kursen:

• Größere Reichweite (bundesweit oder international)
• Flexibilität für Teilnehmende
• Geringere Raumkosten

Herausforderungen:

• Höhere technische Anforderungen
• Didaktische Anpassungen notwendig
• Teilnehmende brauchen digitale Kompetenzen und Ausstattung

Tipp: Wenn Sie Online-Kurse zertifizieren lassen wollen, bereiten Sie ein detailliertes didaktisches Konzept vor und zeigen Sie, wie Sie Interaktion und Betreuung online sicherstellen.

→ Mehr erfahren: AZAV-Beirats-Empfehlungen 2025

Brauchen Fernlehrgänge AZAV und ZFU?

Ja, Fernlehrgänge, die öffentlich gefördert werden sollen, benötigen sowohl eine ZFU-Zulassung (Staatliche Zentralstelle für Fernunterricht) als auch eine AZAV-Zertifizierung. Beide Zulassungen haben unterschiedliche Zwecke und ergänzen sich.

ZFU-Zulassung:

Die ZFU prüft Fernlehrgänge auf didaktische Eignung, Verbraucherschutz und Vertragsbedingungen. Sie stellt sicher, dass Fernlehrgänge fachlich und didaktisch geeignet sind, dass Teilnehmende angemessen betreut werden und dass Verträge fair und transparent sind. Die ZFU-Zulassung ist gesetzlich vorgeschrieben für alle Fernlehrgänge, die gegen Entgelt angeboten werden und auf einen Bildungsabschluss oder eine berufliche Qualifikation vorbereiten.

AZAV-Zertifizierung:

Die AZAV prüft, ob ein Fernlehrgang für die Arbeitsförderung geeignet ist und ob der Träger über ein funktionierendes Qualitätsmanagementsystem verfügt. Sie ist notwendig, wenn der Fernlehrgang mit Bildungsgutscheinen oder anderen Förderinstrumenten finanziert werden soll.

Unterschiede:

• ZFU: Fokus auf didaktische Qualität und Verbraucherschutz
• AZAV: Fokus auf Arbeitsmarktrelevanz und QM-System des Trägers

Reihenfolge:

In der Regel lassen Sie zunächst den Fernlehrgang bei der ZFU zulassen und beantragen dann die AZAV-Maßnahmenzulassung. Die ZFU-Zulassung ist oft eine Voraussetzung oder zumindest ein positives Signal für die AZAV-Zertifizierung.

Kosten:

Beide Zulassungen verursachen Kosten. Die ZFU-Zulassung kostet je nach Umfang des Lehrgangs 1.000-3.000 Euro, die AZAV-Maßnahmenzulassung zusätzlich 800-3.000 Euro. Hinzu kommen die Kosten für die AZAV-Trägerzulassung (3.000-15.000 Euro).

Wichtig: Wenn Sie einen Fernlehrgang nur privat anbieten (ohne öffentliche Förderung), brauchen Sie nur die ZFU-Zulassung, nicht die AZAV. Wenn Sie ihn aber mit Bildungsgutscheinen anbieten wollen, brauchen Sie beide.

→ Mehr erfahren: ZFU und FernUSG: Der ultimative Leitfaden

Was ist der Unterschied zwischen AZAV und ZFU?

AZAV und ZFU sind zwei verschiedene Zulassungssysteme mit unterschiedlichen Zwecken, die sich teilweise überschneiden, aber nicht identisch sind.

AZAV (Akkreditierungs- und Zulassungsverordnung Arbeitsförderung):

• Zweck: Qualitätssicherung für Bildungsmaßnahmen, die öffentlich gefördert werden (Bundesagentur für Arbeit, Jobcenter)
• Rechtsgrundlage: § 176 und § 179 SGB III
• Prüfung: Qualitätsmanagementsystem des Trägers, Eignung der Maßnahme für Arbeitsförderung
• Zuständig: Fachkundige Stellen (akkreditiert durch DAkkS)
• Notwendig für: Alle Bildungsmaßnahmen, die mit Bildungsgutscheinen oder anderen Förderinstrumenten finanziert werden
• Gültigkeit: Trägerzulassung 5 Jahre, Maßnahmenzulassung 3 Jahre

ZFU (Staatliche Zentralstelle für Fernunterricht):

• Zweck: Verbraucherschutz und Qualitätssicherung für Fernlehrgänge
• Rechtsgrundlage: Fernunterrichtsschutzgesetz (FernUSG)
• Prüfung: Didaktische Eignung des Fernlehrgangs, Vertragsbedingungen, Betreuung
• Zuständig: ZFU (staatliche Behörde in Köln)
• Notwendig für: Alle Fernlehrgänge, die gegen Entgelt angeboten werden und auf Bildungsabschlüsse vorbereiten
• Gültigkeit: Unbegrenzt (solange der Lehrgang unverändert bleibt)

Überschneidungen:

Wenn Sie einen Fernlehrgang anbieten, der öffentlich gefördert werden soll, brauchen Sie beide Zulassungen. Die ZFU prüft die didaktische Qualität des Fernlehrgangs, die AZAV prüft die Eignung für die Arbeitsförderung und Ihr QM-System.

Unterschiede:

• Anwendungsbereich: AZAV gilt für alle Bildungsmaßnahmen (Präsenz, Online, Fern), ZFU nur für Fernlehrgänge
• Fokus: AZAV fokussiert auf Arbeitsmarktrelevanz und QM, ZFU auf didaktische Qualität und Verbraucherschutz
• Träger vs. Maßnahme: AZAV zertifiziert Träger UND Maßnahmen, ZFU nur Maßnahmen (Lehrgänge)

Tipp: Wenn Sie Fernlehrgänge anbieten, informieren Sie sich über beide Systeme und planen Sie beide Zulassungen ein.

→ Mehr erfahren: ZFU und FernUSG: Der ultimative Leitfaden

Können Einzelcoachings zertifiziert werden?

Ja, Einzelcoachings können AZAV-zertifiziert werden und sind ein wichtiger Bestandteil des Marktes für Aktivierungs- und Vermittlungsgutscheine (AVGS). Einzelcoachings unterscheiden sich in der Zertifizierung von Gruppenseminaren, folgen aber denselben Grundprinzipien.

Besonderheiten von Einzelcoachings:

Einzelcoachings sind individuell auf die Bedürfnisse des Teilnehmenden zugeschnitten. Das bedeutet, dass Ihr Maßnahmenkonzept flexibel sein muss, aber dennoch einen strukturierten Prozess beschreiben sollte. Sie müssen zeigen, wie Sie eine Bedarfsanalyse durchführen, individuelle Ziele mit dem Teilnehmenden vereinbaren, einen Coaching-Plan erstellen, das Coaching durchführen und den Erfolg evaluieren.

Qualifikation der Coaches:

Für Einzelcoachings müssen Sie nachweisen, dass Ihre Coaches qualifiziert sind. Das bedeutet in der Regel eine anerkannte Coaching-Ausbildung (z.B. zertifiziert durch Coaching-Verbände wie DBVC, DGfC, ICF) und Berufserfahrung im Coaching. Auch fachliche Expertise im relevanten Bereich (z.B. Bewerbung, Gründung, Karriere) ist wichtig.

Dokumentation:

Bei Einzelcoachings ist die Dokumentation besonders wichtig, da es keine Gruppendynamik gibt und jeder Prozess individuell ist. Sie müssen dokumentieren, welche Themen behandelt wurden, welche Fortschritte erzielt wurden und wie der Teilnehmende das Coaching bewertet hat.

Teilnehmerbefragungen:

Auch bei Einzelcoachings müssen Sie Teilnehmerbefragungen durchführen. Diese können am Ende des Coachings oder in regelmäßigen Abständen stattfinden und sollten Zufriedenheit, Nutzen und Zielerreichung erfassen.

AVGS-Maßnahmen:

Die meisten Einzelcoachings werden über AVGS (Aktivierungs- und Vermittlungsgutscheine) gefördert. AVGS-Maßnahmen haben spezifische Anforderungen, etwa eine maximale Dauer (oft 8-12 Wochen) und definierte Ziele (Heranführung an den Arbeitsmarkt, Vermittlung in Arbeit).

Tipp: Wenn Sie Einzelcoachings zertifizieren lassen, beschreiben Sie Ihren Coaching-Prozess detailliert, aber lassen Sie Raum für Individualität. Zeigen Sie, wie Sie Qualität auch bei individuellen Prozessen sicherstellen.

→ Mehr erfahren: AZAV für Coaches und Berater

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8. Rechtliches & Compliance

Was passiert bei Verstößen gegen die AZAV?

Verstöße gegen die AZAV-Anforderungen können verschiedene Konsequenzen haben, abhängig von der Schwere und Häufigkeit der Verstöße. Die Bandbreite reicht von Warnungen bis zum Entzug der Zulassung.

Leichte Verstöße:

Bei kleineren Abweichungen, die in Surveillance-Audits festgestellt werden, erhalten Sie in der Regel eine Frist zur Behebung. Sie müssen Korrekturmaßnahmen umsetzen und der fachkundigen Stelle nachweisen, dass die Probleme gelöst wurden. Wenn Sie dies tun, hat der Verstoß keine weiteren Konsequenzen.

Mittelschwere Verstöße:

Bei wiederholten oder mehreren Abweichungen kann die fachkundige Stelle verschärfte Überwachung anordnen, etwa häufigere Surveillance-Audits oder fokussierte Nachprüfungen. In schwerwiegenderen Fällen kann eine Aussetzung der Zulassung erfolgen, bei der Sie vorübergehend keine neuen Teilnehmenden aufnehmen dürfen, bis die Probleme behoben sind.

Schwere Verstöße:

Bei systematischen Qualitätsmängeln, Täuschungsversuchen oder groben Verstößen gegen AZAV-Anforderungen kann die Zulassung entzogen werden. Dies hat gravierende Folgen: Sie dürfen keine geförderten Maßnahmen mehr durchführen, laufende Maßnahmen müssen abgebrochen werden (mit Übergangsfristen), und Sie verlieren Einnahmen aus geförderten Teilnehmenden.

Rückforderungen:

In schweren Fällen können Kostenträger (Bundesagentur für Arbeit, Jobcenter) bereits gezahlte Maßnahmenkosten zurückfordern, wenn nachgewiesen wird, dass Sie die Qualitätsstandards nicht erfüllt haben. Dies kann zu erheblichen finanziellen Belastungen führen.

Rechtliche Konsequenzen:

Bei Betrug oder vorsätzlichen Täuschungen (z.B. gefälschte Teilnehmerlisten, nicht durchgeführte Maßnahmen) können auch strafrechtliche Konsequenzen drohen (Subventionsbetrug).

Prävention:

Die beste Strategie ist Prävention: Nehmen Sie Ihre QM-Pflichten ernst, reagieren Sie proaktiv auf Abweichungen, pflegen Sie Ihr QM-System kontinuierlich und seien Sie ehrlich bei Audits.

Tipp: Wenn Sie Probleme haben, die Anforderungen zu erfüllen, suchen Sie frühzeitig das Gespräch mit Ihrer fachkundigen Stelle oder holen Sie sich externe Unterstützung. Proaktives Handeln wird positiver bewertet als Vertuschung.

Kann mir die Zulassung entzogen werden?

Ja, die AZAV-Zulassung kann entzogen werden, wenn Sie die Anforderungen nicht mehr erfüllen oder gegen Auflagen verstoßen. Ein Entzug ist allerdings die Ultima Ratio und erfolgt nur bei schwerwiegenden oder wiederholten Verstößen.

Gründe für einen Entzug:

• Schwerwiegende Qualitätsmängel, die die Bildungsqualität gefährden
• Systematische Verstöße gegen AZAV-Anforderungen (z.B. kein funktionierendes Beschwerdemanagement, keine Teilnehmerbefragungen)
• Täuschungsversuche bei Audits oder in der Dokumentation
• Wirtschaftliche Insolvenz oder Zahlungsunfähigkeit
• Schwerwiegende Beschwerden von Teilnehmenden oder Kostenträgern, die auf systematische Probleme hinweisen
• Nichterfüllung von Auflagen aus früheren Audits trotz Fristen

Prozess:

Bevor es zu einem Entzug kommt, gibt es in der Regel Warnungen und Fristen. Die fachkundige Stelle wird Sie auffordern, Mängel zu beheben und Nachweise zu erbringen. Nur wenn Sie diesen Aufforderungen nicht nachkommen oder die Mängel so schwerwiegend sind, dass eine Behebung unrealistisch erscheint, wird die Zulassung entzogen.

Sie haben das Recht auf Anhörung und können Widerspruch einlegen. Wenn Sie mit der Entscheidung nicht einverstanden sind, können Sie rechtliche Schritte prüfen.

Folgen eines Entzugs:

• Sie dürfen keine geförderten Maßnahmen mehr durchführen
• Laufende Maßnahmen müssen in der Regel abgebrochen werden (mit Übergangsfristen für Teilnehmende)
• Sie verlieren Einnahmen aus geförderten Teilnehmenden
• Ihr Ruf kann Schaden nehmen
• Sie müssen sich neu zertifizieren lassen, wenn Sie wieder am Markt teilnehmen wollen

Prävention:

Ein Entzug lässt sich vermeiden durch kontinuierliche Pflege des QM-Systems, zeitnahe Behebung festgestellter Abweichungen, proaktive Kommunikation mit der fachkundigen Stelle und ehrliches, transparentes Verhalten bei Audits.

Tipp: Wenn Sie Schwierigkeiten haben, Anforderungen zu erfüllen, suchen Sie frühzeitig Unterstützung. Ein Entzug ist fast immer vermeidbar, wenn Sie rechtzeitig handeln.

Welche Pflichten habe ich als zertifizierter Träger?

Als AZAV-zertifizierter Träger haben Sie verschiedene laufende Pflichten, die Sie während der gesamten Gültigkeitsdauer Ihrer Zulassung erfüllen müssen.

QM-System pflegen:

Sie müssen Ihr Qualitätsmanagementsystem kontinuierlich aufrechterhalten und weiterentwickeln. Das bedeutet: Prozesse einhalten und bei Bedarf anpassen, QM-Handbuch aktuell halten, regelmäßige interne Audits durchführen (mindestens jährlich), Managementbewertungen durchführen (mindestens jährlich) sowie Verbesserungsmaßnahmen umsetzen und dokumentieren.

Teilnehmerbefragungen:

Sie müssen regelmäßig Teilnehmerbefragungen durchführen, in der Regel am Ende jeder Maßnahme oder in regelmäßigen Abständen bei längeren Maßnahmen. Die Ergebnisse müssen ausgewertet und zur Verbesserung genutzt werden.

Beschwerdemanagement:

Sie müssen ein funktionierendes Beschwerdemanagement betreiben: Feedback-Kanäle bereitstellen, Beschwerden systematisch erfassen und dokumentieren, Beschwerden bearbeiten und Rückmeldung geben sowie Beschwerden zur Verbesserung nutzen.

Surveillance-Audits:

Sie müssen sich Surveillance-Audits unterziehen, die während der Gültigkeitsdauer der Trägerzulassung stattfinden (in der Regel jährlich oder alle 18 Monate). Sie müssen der fachkundigen Stelle Zugang zu Dokumenten, Räumlichkeiten und Mitarbeitenden gewähren.

Meldepflichten:

Sie müssen wesentliche Änderungen der fachkundigen Stelle melden: Änderungen der Rechtsform oder Geschäftsführung, neue Standorte oder Fachbereiche, wesentliche Änderungen an zugelassenen Maßnahmen sowie wirtschaftliche Krisen oder Insolvenz.

Dokumentation:

Sie müssen Aufzeichnungen führen und aufbewahren: Teilnehmerlisten, Anwesenheitsnachweise, Prüfungsergebnisse, Teilnehmerbefragungen, Beschwerden und deren Bearbeitung sowie interne Audits und Managementbewertungen. Diese Aufzeichnungen müssen für Audits und ggf. für Kostenträger verfügbar sein.

Qualitätsstandards einhalten:

Sie müssen die Qualitätsstandards kontinuierlich erfüllen: qualifiziertes Personal einsetzen, angemessene Ausstattung bereitstellen, Prozesse einhalten und Bildungsqualität sicherstellen.

Tipp: Erstellen Sie einen Jahresplan für Ihre QM-Aufgaben (interne Audits, Managementbewertung, Teilnehmerbefragungen), damit Sie nichts vergessen und die Pflichten strukturiert erfüllen.

→ Mehr erfahren: Beschwerdemanagement im AZAV-QM-System

Muss ich Teilnehmerbefragungen machen?

Ja, Teilnehmerbefragungen sind Pflicht für AZAV-zertifizierte Träger. Sie sind in § 2 Absatz 4 Nr. 9 AZAV explizit gefordert und ein zentrales Element der Qualitätssicherung.

Zweck von Teilnehmerbefragungen:

Teilnehmerbefragungen dienen dazu, Feedback von den wichtigsten Stakeholdern – den Teilnehmenden – zu erhalten. Sie helfen Ihnen zu verstehen, ob Ihre Maßnahmen die Erwartungen erfüllen, wo Verbesserungsbedarf besteht und wie zufrieden Teilnehmende mit Ihren Angeboten sind. Die Ergebnisse müssen zur kontinuierlichen Verbesserung genutzt werden.

Häufigkeit:

Teilnehmerbefragungen sollten regelmäßig durchgeführt werden. Bei kürzeren Maßnahmen (bis zu einigen Wochen) reicht eine Befragung am Ende. Bei längeren Maßnahmen (mehrere Monate) sind Zwischenbefragungen sinnvoll, um frühzeitig auf Probleme reagieren zu können. Mindestens sollten Sie alle Teilnehmenden am Ende ihrer Maßnahme befragen.

Inhalte:

Teilnehmerbefragungen sollten verschiedene Aspekte abdecken: Zufriedenheit mit Inhalten, Methoden, Lehrkräften, Organisation, Zielerreichung (wurden die Lernziele erreicht?), Praxisrelevanz (sind die Inhalte für den Arbeitsmarkt relevant?), Betreuung (wurden Sie gut unterstützt?) sowie Verbesserungsvorschläge (was könnte besser gemacht werden?).

Methoden:

Sie können verschiedene Methoden nutzen: Fragebögen (Papier oder online), Interviews (persönlich oder telefonisch), Gruppengespräche oder digitale Feedback-Tools. Wichtig ist, dass die Methode zur Zielgruppe passt und eine ehrliche Rückmeldung ermöglicht.

Auswertung:

Die Ergebnisse müssen systematisch ausgewertet werden. Erstellen Sie Auswertungen (z.B. Durchschnittswerte, Häufigkeiten), identifizieren Sie Trends und Probleme und leiten Sie Verbesserungsmaßnahmen ab. Dokumentieren Sie, welche Maßnahmen Sie aufgrund von Feedback umgesetzt haben.

Anonymität:

Teilnehmende sollten die Möglichkeit haben, anonym Feedback zu geben, um ehrliche Rückmeldungen zu fördern. Allerdings kann es auch sinnvoll sein, bei Bedarf Rückfragen zu ermöglichen.

Tipp: Nutzen Sie Teilnehmerbefragungen nicht nur als Pflichtübung, sondern als echte Quelle für Verbesserungen. Kommunizieren Sie auch an Teilnehmende, dass ihr Feedback ernst genommen wird und zu Veränderungen führt.

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Was ist das Beschwerdemanagement?

Das Beschwerdemanagement ist ein systematischer Prozess, mit dem Sie Feedback, Beschwerden und Verbesserungsvorschläge von Teilnehmenden, Kostenträgern und anderen Stakeholdern erfassen, bearbeiten und zur Verbesserung nutzen. Es ist eine explizite Anforderung der AZAV (§ 2 Absatz 4 Nr. 9) und ein zentrales Element Ihres Qualitätsmanagementsystems.

Zweck:

Beschwerdemanagement dient nicht nur dazu, Probleme zu lösen, sondern auch dazu, systematisch aus Fehlern zu lernen und Ihre Bildungsarbeit kontinuierlich zu verbessern. Beschwerden sind wertvolle Hinweise auf Schwachstellen, die Sie sonst vielleicht nicht erkennen würden.

Elemente eines funktionierenden Beschwerdemanagements:

1. Feedback-Kanäle etablieren: Sie müssen verschiedene Wege anbieten, über die Teilnehmende und andere Feedback geben können: persönliche Gespräche, Telefon, E-Mail, Feedback-Formulare (Papier oder online), Beschwerdebriefkasten oder anonyme Feedback-Möglichkeiten.

2. Beschwerden entgegennehmen: Mitarbeitende müssen geschult sein, Beschwerden professionell entgegenzunehmen: zuhören, ernst nehmen, nicht defensiv reagieren und Dank für das Feedback aussprechen.

3. Systematisch erfassen: Alle Beschwerden müssen dokumentiert werden, in der Regel in einem Beschwerderegister. Erfasst werden sollten: Datum, Beschwerdeführer (wenn nicht anonym), Inhalt der Beschwerde, betroffener Bereich/Maßnahme und Dringlichkeit.

4. Bearbeiten: Beschwerden müssen zeitnah bearbeitet werden. Das bedeutet: Ursachen analysieren, Maßnahmen entwickeln, Maßnahmen umsetzen und Rückmeldung an den Beschwerdeführer geben.

5. Auswerten: Regelmäßig sollten Sie Beschwerden auswerten: Gibt es Muster? Welche Bereiche sind besonders betroffen? Welche Verbesserungen wurden umgesetzt? Die Auswertung fließt in Managementbewertungen und den kontinuierlichen Verbesserungsprozess ein.

Häufige Fehler:

• Beschwerden werden nicht ernst genommen oder abgewiegelt
• Keine systematische Erfassung (Beschwerden gehen verloren)
• Keine Rückmeldung an Beschwerdeführer
• Beschwerden werden nicht zur Verbesserung genutzt

Tipp: Schaffen Sie eine Kultur, in der Beschwerden willkommen sind. Kommunizieren Sie, dass Sie Feedback schätzen und nutzen. Zeigen Sie, dass Beschwerden zu Verbesserungen führen – das motiviert auch andere, Feedback zu geben.

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Sie haben jetzt einen umfassenden Überblick über die AZAV-Zertifizierung, ihre Anforderungen, Kosten und Prozesse. Die AZAV mag auf den ersten Blick komplex erscheinen, aber mit der richtigen Vorbereitung und einem strukturierten Vorgehen ist die Zertifizierung gut zu bewältigen.

Die wichtigsten Erkenntnisse:

Die AZAV-Zertifizierung ist die Eintrittskarte zum Markt der öffentlich geförderten Weiterbildung. Ohne sie können Sie keine Teilnehmenden mit Bildungsgutscheinen oder anderen Förderinstrumenten aufnehmen. Sie besteht aus zwei Komponenten: der Trägerzulassung (zertifiziert Ihre Organisation) und der Maßnahmenzulassung (zertifiziert einzelne Bildungsangebote). Beide sind notwendig.

Ein Qualitätsmanagementsystem ist die Grundlage der Zertifizierung. Es muss dokumentiert, gelebt und kontinuierlich verbessert werden. Die Kosten für die Zertifizierung variieren je nach Größe Ihres Trägers, liegen aber für kleine Träger bei etwa 5.000-12.000 Euro für die Erstzertifizierung. Die Zertifizierung dauert von der Entscheidung bis zur Erteilung etwa 3-6 Monate.

Ihre nächsten Schritte:

1. Entscheiden Sie, ob die AZAV-Zertifizierung für Ihr Geschäftsmodell sinnvoll ist. Machen Sie eine Kosten-Nutzen-Rechnung.

2. Bauen Sie Ihr QM-System auf oder passen Sie es an die AZAV-Anforderungen an. Nutzen Sie Vorlagen, Schulungen oder externe Beratung.

3. Wählen Sie eine fachkundige Stelle aus. Holen Sie Angebote ein und vergleichen Sie.

4. Bereiten Sie sich gründlich vor. Dokumentieren Sie Ihre Prozesse, schulen Sie Mitarbeitende und führen Sie ggf. ein Voraudit durch.

5. Beantragen Sie die Zertifizierung und durchlaufen Sie das Audit.

6. Pflegen Sie Ihr QM-System nach der Zertifizierung kontinuierlich. Die AZAV ist kein einmaliges Projekt, sondern ein fortlaufender Prozess.

Unterstützung nutzen:

Sie müssen den Weg zur AZAV-Zertifizierung nicht alleine gehen. Nutzen Sie Ressourcen wie Schulungen für QM-Beauftragte, externe Beratung für den QM-Aufbau, Vorlagen und Leitfäden, Austausch mit anderen Bildungsträgern sowie Förderprogramme für Zertifizierungskosten.

Bleiben Sie informiert:

Die AZAV und ihre Auslegung entwickeln sich weiter. Verfolgen Sie Empfehlungen des AZAV-Beirats, Änderungen der Verordnung und Best Practices in der Branche. Nutzen Sie Ressourcen wie diese FAQ-Seite, Fachartikel und das AZAV-Wiki, um auf dem Laufenden zu bleiben.

Die AZAV-Zertifizierung ist eine Investition in Qualität, Professionalität und Zukunftsfähigkeit. Sie öffnet Ihnen Märkte, verbessert Ihre Prozesse und signalisiert Ihren Teilnehmenden und Partnern, dass Sie hohe Standards erfüllen. Mit der richtigen Vorbereitung und Einstellung wird die AZAV nicht zur Hürde, sondern zum Sprungbrett für Ihren Erfolg als Bildungsträger.

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📚 Ultimativer AZAV-Guide – Umfassender Leitfaden zur AZAV-Zertifizierung mit allen wichtigen Informationen

📊 Controlling & KPIs für Bildungsträger – Wie Sie Ihr QM-System mit Kennzahlen steuern

🎯 AZAV für Coaches und Berater – Spezielle Anforderungen für Coaching- und Beratungsangebote

📋 Managementbewertung für AZAV-Bildungsträger – So nutzen Sie die Managementbewertung richtig

💬 Beschwerdemanagement im AZAV-QM-System – Systematisches Beschwerdemanagement aufbauen

📖 AZAV-Wiki – Nachschlagewerk für alle AZAV-Begriffe von A-Z

💰 AZAV-Kostenrechner – Kalkulieren Sie die Kosten Ihrer Zertifizierung