Die Betriebswirtschaftlichen Daten und Kennzahlen (BDKS) sind ein zentraler Bestandteil der AZAV-Zertifizierung und der Maßnahmenkalkulation für Bildungsträger. Sie dienen der Bundesagentur für Arbeit als Grundlage zur Bewertung der Wirtschaftlichkeit und Angemessenheit Ihrer Bildungsangebote. Eine korrekte und transparente BDKS-Berechnung ist daher unerlässlich, um die Zulassung Ihrer Maßnahmen zu sichern und eine reibungslose Abrechnung zu gewährleisten.
Dieser umfassende Leitfaden erklärt Ihnen Schritt für Schritt, was die BDKS sind, wie sie berechnet werden und worauf Sie achten müssen, um Ihre Maßnahmen erfolgreich zu kalkulieren.
Was sind die BDKS und warum sind sie so wichtig?
Die BDKS sind ein standardisiertes Instrument, das von den Fachkundigen Stellen und der Bundesagentur für Arbeit (BA) verwendet wird, um die Kostenstruktur von Bildungsmaßnahmen zu analysieren und zu bewerten. Sie stellen sicher, dass die von Bildungsträgern angebotenen Preise angemessen sind und dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit entsprechen.
Die Bedeutung der BDKS liegt in mehreren Aspekten:
- Zulassungsvoraussetzung: Ohne eine plausible und nachvollziehbare BDKS-Berechnung wird Ihre Maßnahme in der Regel nicht zugelassen.
- Transparenz: Sie schaffen Transparenz über die Kostenstruktur Ihrer Angebote.
- Wirtschaftlichkeit: Sie helfen der BA zu beurteilen, ob die Maßnahme wirtschaftlich durchgeführt wird und die eingesetzten öffentlichen Mittel effizient verwendet werden.
- Vergleichbarkeit: Sie ermöglichen einen Vergleich zwischen ähnlichen Maßnahmen verschiedener Anbieter.
Die BDKS umfassen verschiedene Kostenarten, die in direkte und indirekte Kosten unterteilt werden. Das Ziel ist es, einen realistischen und nachvollziehbaren Teilnehmertageskostensatz (TDKS) zu ermitteln.
Die Bestandteile der BDKS-Berechnung
Die BDKS-Berechnung gliedert sich im Wesentlichen in folgende Hauptkategorien:
- Direkte Kosten (Einzelkosten der Maßnahme): Dies sind Kosten, die direkt einer bestimmten Bildungsmaßnahme zugeordnet werden können.
- Dozentenkosten: Honorare oder Gehälter für Lehrpersonal, das direkt in der Maßnahme eingesetzt wird. Hierzu gehören auch Kosten für die Vor- und Nachbereitung des Unterrichts.
- Sachkosten: Materialkosten (Lehrmittel, Verbrauchsmaterialien), Raummieten (falls nicht im Overhead enthalten), Kosten für externe Referenten oder Prüfungsgebühren.
- Fahrtkosten: Reisekosten für Dozenten oder Teilnehmer, falls diese direkt der Maßnahme zugeordnet werden können.
- Indirekte Kosten (Gemeinkosten / Overhead): Dies sind Kosten, die nicht direkt einer einzelnen Maßnahme zugeordnet werden können, aber für den Betrieb des Bildungsträgers insgesamt anfallen und auf die Maßnahmen umgelegt werden müssen.
- Verwaltungskosten: Gehälter für Verwaltungspersonal (Sekretariat, Buchhaltung, Marketing, Geschäftsführung), Büromaterial, Telefon, Internet, Softwarelizenzen.
- Raumkosten: Miete, Nebenkosten, Instandhaltung für allgemeine Büroräume und Unterrichtsräume, die nicht direkt einer Maßnahme zugeordnet sind.
- Marketing- und Vertriebskosten: Kosten für Werbung, PR, Messen, die nicht direkt einer spezifischen Maßnahme zugeordnet werden können.
- Abschreibungen: Abschreibungen auf Gebäude, Ausstattung, Fahrzeuge.
- Sonstige Gemeinkosten: Versicherungen, Rechts- und Beratungskosten, Reinigung, etc.
- Kalkulatorischer Gewinn: Ein angemessener Gewinnaufschlag, der die unternehmerische Tätigkeit und das Risiko des Bildungsträgers berücksichtigt.
Berechnung des Teilnehmertageskostensatzes (TDKS)
Der TDKS ist der zentrale Wert, der aus der BDKS-Berechnung hervorgeht. Er gibt an, wie viel ein Bildungstag pro Teilnehmer kostet.
Die grundlegende Formel lautet:
TDKS = (Gesamtkosten der Maßnahme + Anteil der Gemeinkosten + Kalkulatorischer Gewinn) / (Anzahl der Teilnehmer * Anzahl der Bildungstage)
Schritt-für-Schritt-Anleitung zur BDKS-Berechnung:
Schritt 1: Erfassung der direkten Kosten pro Maßnahme
Listen Sie alle direkten Kosten auf, die spezifisch für die zu kalkulierende Maßnahme anfallen. Seien Sie hier so präzise wie möglich.
| Kostenart | Beschreibung | Beispiel (pro Maßnahme) |
|---|---|---|
| Dozentenhonorar | Stundenhonorar x Unterrichtsstunden | 50 €/Std. x 200 Std. = 10.000 € |
| Lehrmaterial | Kosten für Skripte, Bücher, Softwarelizenzen pro Teilnehmer | 50 €/Teilnehmer x 10 TN = 500 € |
| Prüfungsgebühren | Externe Prüfungsgebühren pro Teilnehmer | 100 €/Teilnehmer x 10 TN = 1.000 € |
| Externe Referenten | Honorare für Gastdozenten | 500 € |
| Summe Direkte Kosten | 12.000 € |
Schritt 2: Ermittlung der Gemeinkosten (Overhead)
Die Gemeinkosten müssen auf alle Maßnahmen umgelegt werden. Dies geschieht in der Regel über einen Umlageschlüssel, der sich an der Anzahl der Unterrichtsstunden oder der Teilnehmer orientiert. Zuerst müssen Sie Ihre gesamten jährlichen Gemeinkosten ermitteln.
| Kostenart | Beschreibung | Beispiel (jährlich) |
|---|---|---|
| Verwaltungspersonal | Gehälter inkl. Sozialabgaben | 80.000 € |
| Miete & Nebenkosten | Büro- und Schulungsräume | 30.000 € |
| Marketing | Allgemeine Werbung, Website-Pflege | 10.000 € |
| Sonstiges | Versicherungen, Reinigung, Büromaterial | 5.000 € |
| Summe Gemeinkosten | 125.000 € |
Umlageschlüssel:
Umlagesatz pro Unterrichtsstunde = Gesamte jährliche Gemeinkosten / Gesamte jährliche Unterrichtsstunden
Umlagesatz = 125.000 € / 5.000 Std. = 25 €/Std.
Wenn Ihre Maßnahme 200 Unterrichtsstunden umfasst, beträgt der Anteil der Gemeinkosten für diese Maßnahme:
Anteil Gemeinkosten Maßnahme = Umlagesatz pro Unterrichtsstunde x Unterrichtsstunden der Maßnahme
Anteil Gemeinkosten = 25 €/Std. x 200 Std. = 5.000 €
Schritt 3: Kalkulation des kalkulatorischen Gewinns
Der kalkulatorische Gewinn ist ein angemessener Aufschlag auf die Gesamtkosten. Die Höhe sollte marktüblich und begründbar sein. Oft wird ein Prozentsatz der Gesamtkosten angesetzt (z.B. 5-10%).
Kalkulatorischer Gewinn = (Summe Direkte Kosten + Anteil Gemeinkosten) x Gewinnzuschlag
Kalkulatorischer Gewinn = (12.000 € + 5.000 €) x 0,08 (8%) = 17.000 € x 0,08 = 1.360 €
Schritt 4: Berechnung der Gesamtkosten der Maßnahme
Gesamtkosten Maßnahme = Summe Direkte Kosten + Anteil Gemeinkosten + Kalkulatorischer Gewinn
Gesamtkosten Maßnahme = 12.000 € + 5.000 € + 1.360 € = 18.360 €
Schritt 5: Ermittlung des Teilnehmertageskostensatzes (TDKS)
Nehmen wir an, die Maßnahme hat eine Dauer von 20 Bildungstagen und ist für 10 Teilnehmer ausgelegt.
Anzahl Bildungstage pro Teilnehmer = 20 Tage
Anzahl Teilnehmer = 10
TDKS = Gesamtkosten Maßnahme / (Anzahl Teilnehmer x Anzahl Bildungstage pro Teilnehmer)
TDKS = 18.360 € / (10 Teilnehmer x 20 Tage) = 18.360 € / 200 = 91,80 €
Der kalkulierte Teilnehmertageskostensatz (TDKS) für diese Beispielmaßnahme beträgt 91,80 €.
Wichtige Hinweise und Tipps für die BDKS-Berechnung
- Dokumentation ist alles: Jede Position in Ihrer BDKS-Berechnung muss nachvollziehbar und belegbar sein. Führen Sie eine detaillierte Dokumentation aller Kosten und deren Zuordnung.
- Realistische Annahmen: Seien Sie realistisch bei der Annahme von Teilnehmerzahlen und Auslastung. Eine zu optimistische Planung kann zu Problemen bei der Abrechnung führen.
- Regelmäßige Überprüfung: Überprüfen und aktualisieren Sie Ihre BDKS-Berechnung regelmäßig, insbesondere wenn sich Ihre Kostenstruktur ändert oder neue Maßnahmen hinzukommen.
- Transparenz gegenüber der Fachkundigen Stelle: Arbeiten Sie eng mit Ihrer Fachkundigen Stelle zusammen und seien Sie offen für Rückfragen und Anpassungen.
- Berücksichtigung von Besonderheiten: Spezielle Maßnahmen (z.B. mit hohem Coaching-Anteil, besonderen Materialien oder geringer Teilnehmerzahl) können höhere TDKS rechtfertigen. Begründen Sie dies entsprechend.
- Vergleichswerte: Informieren Sie sich über marktübliche TDKS in Ihrer Region und für ähnliche Maßnahmen, um die Wettbewerbsfähigkeit Ihrer Angebote zu gewährleisten.
Fazit
Die BDKS-Berechnung ist zwar komplex, aber mit einem systematischen Ansatz und genauer Dokumentation gut zu bewältigen. Sie ist nicht nur eine formale Anforderung der AZAV, sondern auch ein wertvolles Instrument für Ihr internes Controlling. Eine präzise Kalkulation sichert nicht nur die Zulassung Ihrer Maßnahmen, sondern trägt auch maßgeblich zum Erfolg Ihres Bildungsträgers bei. Nehmen Sie sich die Zeit, diese Berechnung sorgfältig durchzuführen, und scheuen Sie sich nicht, bei Unsicherheiten professionelle Beratung in Anspruch zu nehmen.