Maßnahmenummer beantragen: Der ultimative Leitfaden für Bildungsträger – So funktioniert es wirklich!

Die Maßnahmenummer ist das Herzstück jeder öffentlich geförderten Bildungs- oder Eingliederungsmaßnahme in Deutschland. Ohne sie können Bildungsträger ihre Angebote nicht über Bildungsgutscheine, Aktivierungs- und Vermittlungsgutscheine (AVGS) oder andere Förderinstrumente der Bundesagentur für Arbeit (BA) und der Jobcenter abrechnen. Doch der Prozess der Beantragung kann komplex und undurchsichtig wirken. Viele Bildungsträger stehen vor der Herausforderung, alle Anforderungen korrekt zu erfüllen und Verzögerungen zu vermeiden.

Dieser ultimative Leitfaden nimmt Sie Schritt für Schritt an die Hand und erklärt Ihnen detailliert, wie Sie eine Maßnahmenummer erhalten. Wir beleuchten die Voraussetzungen, den genauen Ablauf, häufige Fallstricke und geben Ihnen wertvolle Praxistipps, um Ihre Maßnahme erfolgreich zulassen zu lassen und eine reibungslose Abrechnung zu gewährleisten. Egal, ob Sie ein erfahrener Träger sind oder gerade erst in die Welt der AZAV-Maßnahmen einsteigen – hier finden Sie alle Antworten, die Sie für eine erfolgreiche Beantragung benötigen.

Was ist eine Maßnahmenummer und warum ist sie so wichtig?

Eine Maßnahmenummer ist eine eindeutige Identifikationsnummer, die von der Bundesagentur für Arbeit (BA) für jede einzelne, nach AZAV (Akkreditierungs- und Zulassungsverordnung Arbeitsförderung) zugelassene Bildungs- oder Eingliederungsmaßnahme vergeben wird. Sie ist vergleichbar mit einer Projekt-ID, die es der BA und den Jobcentern ermöglicht, die Maßnahme eindeutig zu identifizieren, zu verwalten und abzurechnen.

Ihre Bedeutung ist vielfältig:

• Abrechnungsgrundlage: Ohne eine gültige Maßnahmenummer kann ein Bildungsträger keine Leistungen für Teilnehmer abrechnen, die über einen Bildungsgutschein oder AVGS gefördert werden.
• Qualitätssicherung: Die Vergabe einer Maßnahmenummer bestätigt, dass die Maßnahme von einer Fachkundigen Stelle (FKST) nach AZAV geprüft und zugelassen wurde, was für Qualität und Seriosität bürgt.
• Transparenz und Kontrolle: Sie ermöglicht der BA eine transparente Übersicht über alle geförderten Maßnahmen und dient als Instrument zur Kontrolle der Mittelverwendung.
• Teilnehmerinformation: Arbeitsuchende können anhand der Maßnahmenummer die Details einer Maßnahme (Inhalte, Dauer, Anbieter) bei der BA oder den Jobcentern abfragen.

Wichtige Voraussetzung: Bevor Sie eine Maßnahmenummer erhalten können, muss Ihr Bildungsträger selbst nach AZAV zertifiziert sein (Trägerzulassung) und Ihre Maßnahme durch eine Fachkundige Stelle (FKST) zugelassen worden sein (Maßnahmezulassung).

Voraussetzungen für die Erlangung einer Maßnahmenummer

Bevor Sie die Maßnahmenummer erhalten können, stellen Sie sicher, dass folgende grundlegende Voraussetzungen erfüllt sind:

1. AZAV-Trägerzulassung: Ihr Bildungsträger muss über eine gültige AZAV-Trägerzulassung verfügen. Ohne diese ist eine Maßnahmezulassung nicht möglich.
2. Maßnahmezulassung durch FKST: Ihre konkrete Maßnahme muss von einer Fachkundigen Stelle (FKST) nach AZAV geprüft und zugelassen worden sein. Dies beinhaltet ein detailliertes Konzept für die Maßnahme, das alle relevanten Aspekte wie Inhalte, Lernziele, Zielgruppe, Dauer, Lehrpersonal, Räumlichkeiten, Methodik und eine detaillierte Kostenkalkulation (BDKS) umfasst.
3. Erster Bildungsgutschein oder AVGS: Die Maßnahmenummer erhalten Sie erst, wenn Sie den ersten Bildungsgutschein oder Aktivierungs- und Vermittlungsgutschein (AVGS) von einem Teilnehmer erhalten haben. Dieser Gutschein ist der Auslöser für die Vergabe der Maßnahmenummer durch die Bundesagentur für Arbeit.

Der Schritt-für-Schritt-Prozess zur Erlangung der Maßnahmenummer

Der Prozess zur Erlangung der Maßnahmenummer ist ein Zusammenspiel aus der Maßnahmezulassung durch die FKST und der anschließenden Vergabe durch die BA, ausgelöst durch den ersten Gutschein. Hier der detaillierte Ablauf:

Schritt 1: Maßnahmekonzept detailliert ausarbeiten und durch FKST zulassen lassen

Dieser erste, umfassende Schritt ist die Grundlage für alles Weitere. Er beinhaltet die detaillierte Ausarbeitung Ihrer Maßnahme und deren Zulassung durch eine Fachkundige Stelle (FKST).

• Inhaltliche Ausgestaltung: Entwickeln Sie ein präzises Curriculum, das die Lernziele, Inhalte, Methoden und den zeitlichen Umfang klar definiert. Berücksichtigen Sie dabei die Bedarfe des Arbeitsmarktes und die Zielgruppe.
• Personalplanung: Legen Sie fest, welches Lehr- und Betreuungspersonal eingesetzt wird und weisen Sie deren Qualifikationen nach.
• Ressourcenplanung: Beschreiben Sie die benötigten Räumlichkeiten, Materialien und technischen Ressourcen.
• BDKS-Kalkulation: Erstellen Sie eine detaillierte und nachvollziehbare BDKS-Kalkulation. Seien Sie hier besonders sorgfältig, da dies ein häufiger Prüfpunkt ist. Berücksichtigen Sie direkte und indirekte Kosten sowie einen kalkulatorischen Gewinn.
  * **Antragstellung bei der FKST:** Reichen Sie den vollständigen Antrag für die Maßnahmezulassung bei Ihrer Fachkundigen Stelle ein. Dazu gehören das detaillierte Maßnahmekonzept, Nachweise über die Qualifikation des Lehrpersonals, die BDKS-Kalkulation und der Nachweis Ihrer gültigen Trägerzulassung.
  * **Prüfung und Zulassung durch die FKST:** Die FKST prüft Ihren Antrag auf Vollständigkeit, Plausibilität und Konformität mit den AZAV-Anforderungen. Nach erfolgreicher Prüfung und Behebung aller Mängel erteilt die Fachkundige Stelle die Maßnahmezulassung. Sie erhalten ein entsprechendes Zertifikat oder eine Bestätigung der Zulassung.

Schritt 2: Der erste Bildungsgutschein oder AVGS

Nachdem Ihre Maßnahme von der FKST zugelassen wurde, ist der nächste entscheidende Schritt der Erhalt des ersten Bildungsgutscheins oder Aktivierungs- und Vermittlungsgutscheins (AVGS) von einem Teilnehmer.

• Erhalt des Gutscheins: Der Gutschein kann Ihnen entweder per E-Mail vom zuständigen Sachbearbeiter beim Kostenträger (Bundesagentur für Arbeit oder Jobcenter) zugesandt werden, oder der Bewerber bringt ihn persönlich vorbei.
• Gutscheinprüfung: Prüfen Sie unbedingt, dass das Ziel des Gutscheins (z.B. Weiterbildung, Aktivierung) sowie der Zeitraum mit Ihrer zugelassenen Maßnahme übereinstimmen. Achten Sie auch auf die Gültigkeitsdauer des Gutscheins. Nur vollständig und korrekt ausgefüllte Gutscheine können schnell bearbeitet werden.

Schritt 3: Einreichung der Unterlagen beim Operativen Service der Bundesagentur für Arbeit

Mit dem ersten erhaltenen Gutschein und Ihrer Maßnahmezulassung durch die FKST können Sie nun die Maßnahmenummer beantragen. Dies geschieht nicht direkt bei der FKST, sondern beim Operativen Service der Bundesagentur für Arbeit, der für Ihren Standort zuständig ist.

• Kurzfragebogen ausfüllen: Sie müssen den entsprechenden Kurzfragebogen ausfüllen. Es gibt in der Regel zwei Varianten:
  • Kurzfragebogen für eine Weiterbildungsmaßnahme
  • Kurzfragebogen für eine Maßnahme zur Aktivierung und beruflichen Eingliederung
    Beachten Sie unbedingt die Ausfüllhinweise und relevanten Anlagen, welche Sie hier finden (Link zur AZAV-Pilot-Seite, die Ausfüllhinweise bereitstellt ). Nur vollständig und korrekt ausgefüllte Maßnahmen können schnell bearbeitet werden.
• Unterlagen zusammenstellen: Die gesammelten Unterlagen, bestehend aus:
  • Dem ausgefüllten Kurzfragebogen
  • Dem erhaltenen Bildungsgutschein/AVGS
  • Der Bestätigung Ihrer Maßnahmezulassung durch die Fachkundige Stelle (Zertifikat/Bescheid)
  • Ggf. weiteren, von der BA geforderten Anlagen
• Einreichung: Schicken Sie diese gesammelten Unterlagen in der Regel per E-Mail an den Operativen Service, der für Ihren Standort zuständig ist. Die genaue E-Mail-Adresse finden Sie meist auf dem Gutschein oder auf der Website der Bundesagentur für Arbeit.

Schritt 4: Erhalt der Maßnahmenummer und des Maßnahmebogens

Vom Operativen Service erhalten Sie in der Regel innerhalb von 2-3 Tagen (dies kann variieren) Ihre Maßnahmenummer sowie eine Zusammenfassung aller hinterlegten Informationen im Maßnahmebogen. Dies bedeutet, dass Ihr Träger sowie die Maßnahme erfolgreich in der internen Datenbank der Agentur für Arbeit aufgenommen wurden.

• Maßnahmenummer: Die Ihnen mitgeteilte Nummer ist die offizielle Maßnahmenummer, unter der Ihre Maßnahme nun bei der BA geführt wird.
• Maßnahmebogen: Sie sollten den Maßnahmebogen unbedingt genau prüfen, da immer wieder Fehler bei der Erstellung von Maßnahmen in der Datenbank vorkommen können. Fehler hier können später zu Problemen führen, sodass Sie beispielsweise Ihre Vergütung nicht erhalten oder Ihre Maßnahmen nicht im Kursnet hinterlegen können.

Schritt 5: Start des ersten Kurses oder Coachings

Mit der erhaltenen Maßnahmenummer können Sie nun offiziell mit der Durchführung Ihrer Maßnahme beginnen und die Abrechnung über die Bundesagentur für Arbeit vornehmen. Stellen Sie unbedingt sicher, dass Sie bei der Dokumentation Ihres ersten Kurses oder Coachings keine Fehler machen, um spätere Probleme bei der Abrechnung zu vermeiden.

Häufige Fallstricke und wie Sie sie vermeiden

Der Beantragungsprozess birgt einige typische Hürden. Wenn Sie diese kennen, können Sie sie gezielt umgehen:

1. Unzureichende BDKS-Kalkulation: Dies ist der häufigste Grund für Rückfragen und Verzögerungen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Kosten transparent, nachvollziehbar und realistisch sind. Orientieren Sie sich an marktüblichen Preisen und können Sie jede Position belegen.
2. Fehlende oder unvollständige Unterlagen: Ein unvollständiger Antrag führt unweigerlich zu Verzögerungen. Nutzen Sie Checklisten der FKST und prüfen Sie alles doppelt.
3. Mangelnde Qualifikation des Personals: Weisen Sie die fachliche und pädagogische Eignung Ihres Lehrpersonals lückenlos nach. Achten Sie auf aktuelle Lebensläufe und relevante Zeugnisse.
4. Unklare Maßnahmekonzepte: Das Konzept muss präzise und verständlich sein. Vage Formulierungen oder fehlende Details erschweren die Prüfung.
5. Fehlende Abstimmung mit dem Arbeitsmarkt: Die Maßnahme muss einen konkreten Bedarf auf dem Arbeitsmarkt decken. Begründen Sie die Relevanz Ihrer Maßnahme.
6. Nicht gelebtes QM-System: Wenn bei einer Vor-Ort-Prüfung festgestellt wird, dass Ihr QM-System nur auf dem Papier existiert, kann dies zu Problemen führen. Das QM-System muss im Alltag gelebt werden.
7. Fehlerhafter oder abgelaufener Gutschein: Prüfen Sie den Bildungsgutschein oder AVGS sorgfältig auf Korrektheit und Gültigkeit, bevor Sie die Unterlagen einreichen.
8. Falsche Ansprechstelle: Stellen Sie sicher, dass Sie die Unterlagen an den korrekten Operativen Service der BA senden, der für Ihren Standort zuständig ist.

Praxistipps für eine reibungslose Beantragung

• Frühzeitig beginnen: Planen Sie ausreichend Zeit für die Vorbereitung und den gesamten Prozess ein. Es ist besser, einen Puffer zu haben.
• Kommunikation mit der FKST und BA: Pflegen Sie eine offene und proaktive Kommunikation mit Ihrer Fachkundigen Stelle und dem Operativen Service der BA. Bei Unklarheiten fragen Sie lieber einmal zu viel nach.
• Interne Checklisten: Erstellen Sie eigene interne Checklisten für jeden Schritt des Prozesses, um nichts zu vergessen.
• Muster und Vorlagen nutzen: Viele FKST, Berater oder auch die BA selbst bieten Muster für Maßnahmekonzepte, BDKS-Kalkulationen oder Kurzfragebögen an. Nutzen Sie diese als Orientierung.
  * Externe Beratung: Bei Unsicherheiten oder komplexen Maßnahmen kann die Unterstützung durch einen auf AZAV spezialisierten Berater sehr hilfreich sein.
  * Digitalisierung: Nutzen Sie digitale Tools zur Dokumentenverwaltung und Kommunikation, um den Prozess effizienter zu gestalten.

Fazit: Die Maßnahmenummer als Schlüssel zum Erfolg

Die Erlangung einer Maßnahmenummer ist ein anspruchsvoller, aber absolut notwendiger Schritt für jeden Bildungsträger, der im Bereich der öffentlich geförderten Arbeitsförderung tätig sein möchte. Sie ist nicht nur eine formale Anforderung, sondern auch ein Qualitätsmerkmal, das Vertrauen schafft und den Zugang zu einem wichtigen Marktsegment ermöglicht. Mit einer gründlichen Vorbereitung, einem detaillierten Konzept, der korrekten Abwicklung über die Fachkundige Stelle und die Bundesagentur für Arbeit sowie der Beachtung der genannten Tipps können Sie den Prozess erfolgreich meistern und Ihre Maßnahmen für Arbeitsuchende zugänglich machen. Die Investition in diesen Prozess zahlt sich durch die Möglichkeit aus, einen wichtigen Beitrag zur beruflichen Integration zu leisten und gleichzeitig Ihren Bildungsträger wirtschaftlich erfolgreich zu führen.