Was ist die AZAV-Zertifizierung? Eine einfache Schritt-für-Schritt-Erklärung

Die Akkreditierungs- und Zulassungsverordnung Arbeitsförderung (AZAV) ist ein zentrales Regelwerk in Deutschland für alle Bildungsträger und Unternehmen, die Maßnahmen zur beruflichen Weiterbildung und Eingliederung anbieten möchten, welche durch die Bundesagentur für Arbeit oder die Jobcenter gefördert werden. Sie ist das Fundament, um Qualität und Transparenz in der Arbeitsförderung zu gewährleisten.

Dieser Artikel erklärt Ihnen auf einfache und verständliche Weise, was die AZAV-Zertifizierung ist, warum sie so wichtig ist und wie der Prozess der Zulassung abläuft.

AZAV: Das Gütesiegel für Qualität in der Arbeitsförderung

Die AZAV ist eine Verordnung, die sicherstellt, dass öffentlich geförderte Maßnahmen zur Aktivierung und beruflichen Eingliederung von Arbeitsuchenden sowie zur beruflichen Weiterbildung von qualifizierten und zuverlässigen Anbietern durchgeführt werden. Ihr Hauptziel ist es, die Qualität der Bildungs- und Eingliederungsmaßnahmen zu sichern und sicherzustellen, dass die eingesetzten Steuergelder effizient und zielgerichtet verwendet werden.

Warum ist die AZAV-Zertifizierung so wichtig?

• Zugang zu Fördermitteln: Nur AZAV-zertifizierte Bildungsträger dürfen Maßnahmen anbieten, die über Bildungsgutscheine, Aktivierungs- und Vermittlungsgutscheine (AVGS) oder andere Förderinstrumente der Bundesagentur für Arbeit finanziert werden. Ohne diese Zertifizierung ist der Zugang zu diesem Marktsegment verschlossen.
• Qualitätssicherung: Die Zertifizierung bestätigt, dass der Bildungsträger ein etabliertes Qualitätsmanagementsystem (QM-System) besitzt und die gesetzlichen Anforderungen an die Durchführung von Maßnahmen erfüllt. Dies schützt die Arbeitsuchenden vor unseriösen Anbietern.
• Vertrauen und Glaubwürdigkeit: Eine AZAV-Zulassung signalisiert der Bundesagentur für Arbeit, den Jobcentern, den Arbeitsuchenden und potenziellen Arbeitgebern, dass Ihr Angebot seriös, qualifiziert und zuverlässig ist.
• Wettbewerbsvorteil: In einem zunehmend regulierten und wettbewerbsintensiven Markt hebt sich ein zertifizierter Träger von nicht-zertifizierten Anbietern ab.
• Interne Prozessoptimierung: Die Implementierung eines QM-Systems nach AZAV zwingt Bildungsträger dazu, ihre internen Prozesse zu analysieren, zu standardisieren und kontinuierlich zu verbessern, was zu einer effizienteren Organisation führt.

Die zwei Säulen der AZAV-Zertifizierung: Träger- und Maßnahmezulassung

Die AZAV-Zertifizierung besteht aus zwei voneinander unabhängigen, aber eng miteinander verbundenen Teilen, die beide erfüllt sein müssen, um öffentlich geförderte Maßnahmen anbieten zu können:

1. Trägerzulassung (§ 2 AZAV):
   • Hier wird der Bildungsträger als Ganzes zertifiziert. Es wird geprüft, ob der Träger über die notwendige Leistungsfähigkeit, Zuverlässigkeit und ein geeignetes Qualitätsmanagementsystem verfügt, um Maßnahmen der Arbeitsförderung durchzuführen.
   • Dies beinhaltet die Überprüfung der Organisation, des Personals, der Räumlichkeiten und der finanziellen Leistungsfähigkeit.
2. Maßnahmezulassung (§ 3 AZAV):
   • Hier werden die einzelnen Bildungs- oder Eingliederungsmaßnahmen zertifiziert. Es wird geprüft, ob die konkreten Angebote den inhaltlichen und didaktischen Anforderungen der AZAV entsprechen und auf die Bedürfnisse des Arbeitsmarktes zugeschnitten sind.
   • Dies umfasst die Bewertung des Lehrplans, der Lehrmethoden, der Qualifikation des Lehrpersonals und der Angemessenheit der Kosten (BDKS).

Beide Zulassungen sind notwendig, um öffentlich geförderte Maßnahmen anbieten zu können. Die Trägerzulassung ist die Grundvoraussetzung für die Maßnahmezulassung.

Der Weg zur AZAV-Zertifizierung: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung

Der Zertifizierungsprozess wird von sogenannten Fachkundigen Stellen (FKST) durchgeführt, die von der Deutschen Akkreditierungsstelle (DAkkS) akkreditiert sind. Hier ist ein vereinfachter Ablauf:

Schritt 1: Vorbereitung und Qualitätsmanagement

• Informieren: Machen Sie sich mit den genauen Anforderungen der AZAV vertraut. Die Bundesagentur für Arbeit bietet hierzu Informationen.
• QM-System implementieren: Sie müssen ein Qualitätsmanagementsystem (QM-System) in Ihrem Unternehmen einführen. Dies kann ein bestehendes System (z.B. ISO 9001) sein, das an die AZAV-Anforderungen angepasst wird, oder ein speziell für die AZAV entwickeltes System.
• Dokumentieren: Alle Prozesse, Verantwortlichkeiten und Nachweise, die die Einhaltung der AZAV-Vorgaben belegen, müssen schriftlich dokumentiert werden.
• Interne Audits: Führen Sie interne Überprüfungen durch, um sicherzustellen, dass Ihr QM-System funktioniert und alle Anforderungen erfüllt sind.

Schritt 2: Antragstellung und Trägeraudit

• Fachkundige Stelle wählen: Suchen Sie sich eine geeignete Fachkundige Stelle (FKST) aus, die die Zertifizierung durchführt.
• Antrag einreichen: Stellen Sie den Antrag auf Trägerzulassung bei der gewählten FKST und reichen Sie alle erforderlichen Unterlagen ein (z.B. QM-Handbuch, Nachweise zur Leistungsfähigkeit).
• Audit: Ein Auditor der FKST prüft Ihre Dokumente und führt ein Vor-Ort-Audit in Ihrem Unternehmen durch. Dabei wird überprüft, ob das QM-System in der Praxis gelebt wird und alle AZAV-Anforderungen erfüllt sind.

Schritt 3: Erteilung der Trägerzulassung

• Bei erfolgreichem Abschluss des Audits und Behebung eventueller Mängel erteilt die Fachkundige Stelle die Trägerzulassung. Diese ist in der Regel für fünf Jahre gültig und muss durch jährliche Überwachungsaudits bestätigt werden.

Schritt 4: Maßnahmezulassung

• Nachdem Sie die Trägerzulassung erhalten haben, können Sie Ihre einzelnen Bildungs- oder Eingliederungsmaßnahmen zur Zulassung einreichen. Jede Maßnahme wird einzeln auf ihre Konformität mit der AZAV geprüft (Inhalte, Didaktik, Personal, Kosten).
• Nach erfolgreicher Prüfung erhalten Sie für jede Maßnahme eine individuelle Zulassung.

Wichtige Hinweise für Bildungsträger

• Planung ist alles: Beginnen Sie frühzeitig mit der Vorbereitung. Der gesamte Prozess kann mehrere Monate in Anspruch nehmen.
• Transparenz bei Kosten (BDKS): Die Betriebswirtschaftlichen Daten und Kennzahlen (BDKS) sind ein wichtiger Bestandteil der Maßnahmezulassung. Ihre Kalkulationen müssen nachvollziehbar und realistisch sein.
• Kontinuierliche Verbesserung: Die AZAV-Zertifizierung ist kein einmaliges Ereignis, sondern ein fortlaufender Prozess. Ihr QM-System muss regelmäßig überprüft und angepasst werden.
• Beratung nutzen: Scheuen Sie sich nicht, externe Berater oder die Fachkundigen Stellen selbst bei Fragen zu kontaktieren.

Fazit

Die AZAV-Zertifizierung ist der Schlüssel für Bildungsträger, um am Markt der öffentlich geförderten Arbeitsförderung teilzunehmen. Sie ist ein klares Bekenntnis zu Qualität und Transparenz und sichert, dass Arbeitsuchende hochwertige und wirksame Unterstützung auf ihrem Weg in den Arbeitsmarkt erhalten. Mit einer gründlichen Vorbereitung und einem gelebten Qualitätsmanagement ist die AZAV-Zulassung eine erreichbare und lohnende Investition in die Zukunft Ihres Bildungsträgers.